Inicjatywa lokalna - krok po kroku

KROK I – POMYSŁ

Inicjatywa lokalna obejmuje zadania w zakresie:

1) działalności wspomagającej rozwój wspólnot i społeczności lokalnych, w szczególności budowy, rozbudowy lub remontów dróg, kanalizacji, sieci wodociągowej, stanowiących własność Miasta Łomża, a także budynków oraz obiektów małej architektury,

2) działalności charytatywnej,

3) podtrzymywania i upowszechniania tradycji narodowej, pielęgnowania polskości oraz rozwoju świadomości narodowej, obywatelskiej i kulturowej,

4) działalności na rzecz mniejszości narodowych i etnicznych oraz języka regionalnego,

5) kultury, sztuki, ochrony dóbr kultury i dziedzictwa narodowego,

6) promocji i organizacji wolontariatu,

7) edukacji, oświaty i wychowania, w tym nauki i szkolnictwa wyższego,

8) działalności w sferze kultury fizycznej i turystyki, w tym wspierania i upowszechniania kultury fizycznej oraz turystyki i krajoznawstwa,

9) ochrony przyrody, w tym zieleni w miastach i wsiach,a także ekologii i ochrony zwierząt oraz ochrony dziedzictwa przyrodniczego,

10) porządku i bezpieczeństwa publicznego.

Jeśli zadanie wpisuje się w wyżej wymienione obszary i odpowiada na potrzeby lokalne – można przystąpić do opracowania szczegółów przedsięwzięcia.

Wkład mieszkańców w realizację inicjatywy lokalnej może polegać na:

a) pracy społecznej – należy dokładnie określić ile osób będzie zaangażowanych w prace społeczne, ile godzin na to poświęcą i jaki będzie charakter tej pracy. Po obliczeniu sumy godzin, które przepracują wszystkie zaangażowane osoby w ramach inicjatywy, należy szacunkowo określić wartość tej pracy. Należy to zrobić w odniesieniu do ceny rynkowej za pracę o podobnym charakterze (np. szacowana wartość godziny pracy społecznej będzie inna w przypadku prostych prac fizycznych, a inna w przypadku zadań wymagających umiejętności eksperckich).

b) wkładzie rzeczowym – trzeba tu dokładnie określić jakie rzeczy mieszkańcy są gotowi przekazać na realizację inicjatywy oraz oszacować ich wartość (np. dokumentacja budowlana, materiały budowlane, sadzonki roślin, sprzęt, nagrody w konkursie itp.).

c) wkładzie finansowym.

Pomoc Miasta

Miasto realizuje inicjatywę lokalną wspólnie z mieszkańcami. W ramach swojego wkładu może na przykład kupić materiały lub usługi, zapewnić wsparcie organizacyjnie czy wypożyczyć sprzęt niezbędny do realizacji inicjatywy lokalnej.

Jeśli rolą samorządu w ramach inicjatywy lokalnej jest zabezpieczenie wkładu finansowego, to nie trafi on do wnioskodawców, a będzie wydatkowany przez Miasto zgodnie z Prawem zamówień publicznych. Znaczy to, że samorząd musi przewidzieć w swoim budżecie środki finansowe na realizację takich zadań. W praktyce oznaczać to może, że zgłaszane zadania mogą być realizowane dopiero w następnym roku budżetowym.

Koszt realizacji inicjatywy

Należy oszacować całkowity koszt realizacji inicjatywy, który obejmuje sumę wartości całego wkładu wszystkich partnerów (zarówno mieszkańców, jak i Miasta) w realizację tego konkretnego działania.

Przygotowania do realizacji inicjatywy, działania wstępne, termin realizacji

Te informacje będą ważne na etapie oceny wniosku. Warto opisać jakich przygotowań wymaga zrealizowanie inicjatywy oraz czy przygotowane zostały jakieś projekty lub dokumenty, czy powstał jakiś plan, czy zrobiono rozeznanie rynkowe, czy dokonano wstępnych uzgodnień, czy podjęte zostały jakieś prace przygotowawcze itp.

Uzasadnienie potrzeby działań w ramach inicjatywy lokalnej

Właściwe uzasadnienie potrzeby działań w ramach inicjatywy lokalnej będzie szczególnie ważne na etapie oceny wniosku. Należy wskazać, kto może skorzystać na realizacji inicjatywy, ile jest takich osób, dlaczego działanie jest ważne z punktu widzenia lokalnej społeczności itp. Wskazane jest zebranie podpisów popierających inicjatywę.

Reprezentacja w kontaktach z Miastem

Należy wybrać osobę lub osoby, które będą reprezentowały grupę w kontaktach z Miastem np. podpisując wniosek o realizację zadania w ramach inicjatywy lokalnej. Można również skorzystać z pomocy organizacji pozarządowej lub innego podmiotu określonego w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (z wyłączeniem spółdzielni socjalnych).

KROK II – WNIOSEK

Kto może złożyć wniosek?

Z wnioskiem o realizację zadania publicznego w ramach inicjatywy lokalnej mogą wystąpić mieszkańcy Łomży bezpośrednio, bądź za pośrednictwem organizacji pozarządowych lub podmiotów wymienionych w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, mających swoją siedzibę na terenie Łomży.

Co powinien zawierać wniosek?

Wniosek o inicjatywę lokalną  stanowi wniosek w rozumieniu Kodeksu Postępowania Administracyjnego. Aby jednak dokonać rzetelnej oceny wniosku wskazane jest aby zawierał on elementy umożliwiające jej dokonanie. Warto też dołączyć do niego załączniki, które mogą być istotne przy ocenie wniosku (wzory dokumentu do pobrania w załączniku poniżej).

Termin i miejsce złożenia wniosku

Wniosek o inicjatywę lokalną może być złożony w dowolnym czasie. Jednak biorąc pod uwagę fakt, że samorząd musi przewidzieć w swoim budżecie środki finansowe na realizację inicjatywy lokalnej, należy go złożyć z odpowiednim wyprzedzeniem. Wniosek na zadanie zgłaszane w ramach inicjatywy złożony do dnia 30 czerwca danego roku, po rozpatrzeniu                 i uwzględnieniu zadania będzie miał szansę realizacji dopiero w następnym roku budżetowym.

Wniosek o realizację inicjatywy lokalnej należy złożyć w Urzędzie Miejskim w Łomży, Stary Rynek 14.

KROK III – OCENA WNIOSKU

Wnioski o realizację inicjatywy lokalnej rozpatruje Prezydent Miasta Łomża.

Do oceny wniosków Prezydent powołuje zespół oceniający składający się z:

1) przedstawicieli wskazanych przez Prezydenta Miasta Łomża,

2) przedstawiciela organizacji pozarządowych wskazanego przez Łomżyńską Radę Działalności Pożytku Publicznego,

3) przedstawiciela wskazanego przez Rady Osiedli.

Oceny wniosków dokonuje się na podstawie kryteriów, które obejmują:

1) celowość realizacji zadania publicznego z punktu widzenia potrzeb społeczności lokalnej,

2) udział mieszkańców w realizacji zadania,

3) procentowe zaangażowanie środków z budżetu miasta w realizację zadania,

4) liczbę osób zaangażowanych w realizację inicjatywy lokalnej,

5) liczbę mieszkańców, którym inicjatywa lokalna będzie służyła,

6) opis miejsca zadania i wstępny harmonogram jego realizacji,

7) stopień przygotowania realizacji zadania,

8) sposób i koszt utrzymania efektów inicjatywy lokalnej,

9) trwałość rezultatów zadania zrealizowanego w ramach inicjatywy lokalnej,

10) spójność inicjatywy lokalnej z dokumentami strategicznymi miasta Łomży.

Szczegółowe kryteria oceny wniosków o realizację zadań publicznych w trybie inicjatywy lokalnej zawarte są w Uchwale Nr 331/XXXVIII/17 Rady Miejskiej Łomży z dnia 22 marca 2017 r. w sprawie określenia trybu i szczegółowych kryteriów oceny wniosków o realizację zadania publicznego w ramach inicjatywy lokalnej (http://www.lomza.pl/bip/prawo.php?wiad=6034).

Wnioski ocenia się w zakresie:

1)      celowości realizacji zadania publicznego z punktu widzenia potrzeb społeczności lokalnej od 0 do 5 punktów, gdzie:

a)    0 punktów oznacza zadanie nieodpowiadające na potrzeby lokalne,

b)   5 punktów oznacza zadanie odpowiadające na wiele potrzeb i bardzo ważne dla społeczności lokalnej,

2)      udziału mieszkańców w realizacji zadania:

a) wkład finansowy:

-     do 10% wartości zadania – 1 punkt,

-     powyżej 10% do 15% wartości zadania – 2 punkty,

-     powyżej 15% wartości zadania – 3 punkty,

b) praca społeczna na rzecz wnioskowanego zadania:

-     do 10% wartości zadania – 2 punkty,

-     powyżej 10% do 25% wartości zadania – 6 punktów,

-     powyżej 25% do 50% wartości zadania – 10 punktów,

-     powyżej 50% wartości zadania – 20 punktów,

c) świadczenia rzeczowe:

-     do 10% wartości zadania – 1 punkt,

-     powyżej 10% do 15% wartości zadania – 2 punkty,

-     powyżej 15% wartości zadania – 3 punkty,

Punkty z poszczególnych form udziału mieszkańców w realizacji zadania są sumowane

3)      procentowego zaangażowania środków z budżetu miasta w realizację zadania:

a)    do 20% wartości zadania – 5 punktów,

b)   powyżej 20% do 40% wartości zadania – 4 punkty,

c)    powyżej 40% do 60% wartości zadania – 3 punkty,

d)   powyżej 60% wartości zadania – 2 punkty.

4)      liczby osób zaangażowanych w realizację inicjatywy lokalnej od 0 pkt do 5 pkt, gdzie:

a)    do 5 osób zaangażowanych – 1 punkt,

b)   6 – 10 osób zaangażowanych – 3 punkty,

c)    powyżej 10 osób zaangażowanych – 5 punktów,

5)      liczby mieszkańców, którym inicjatywa lokalna będzie służyła od 1 pkt do 5 pkt, gdzie:

a)    lokalnie (blok, kilka domów do 100 osób) – 1 punkt,

b)   zasięg szerszy niż lokalny (powyżej 100 osób) – 2 do 5 punktów,

6)      opisu miejsca zadania i wstępny harmonogram jego realizacji od 0 do 5 punktów, gdzie:

a)    nieprecyzyjnie określone miejsce zadania i brak harmonogramu jego realizacji –               0 punktów,

b)   brak jednego z określonych wymogów – 2 punkty,

c)    opisane miejsce zadania i wstępny harmonogram jego realizacji – 5 punktów, 

7)      stopnia przygotowania realizacji zadania od 0 do 5 punktów, gdzie:

a)    0 punktów oznacza zadanie nieprzygotowane, wymagające wielu działań przygotowawczych,

b)   5 punktów oznacza zadanie zaawansowane w przygotowaniach i/lub częściowo realizowane,

8)      sposobu i kosztu utrzymania efektów inicjatywy lokalnej od 0 do 5 punktów, gdzie:

a)    0 punktów oznacza bardzo wysokie koszty utrzymania produktów i rezultatów inicjatywy lokalnej lub brak możliwości ich utrzymania,

b)   5 punktów oznacza bardzo niskie koszty utrzymania produktów i rezultatów inicjatywy lokalnej lub deklarację Wnioskodawcy o ich utrzymaniu,

9)      trwałości rezultatów zadania zrealizowanego w ramach inicjatywy lokalnej od 0 do 5 punktów, gdzie:

a)    0 punktów oznacza brak trwałości rezultatów inicjatywy,

b)   5 punktów oznacza trwałość rezultatów inicjatywy, powtarzalność działań,

10)  spójności inicjatywy lokalnej z dokumentami strategicznymi Miasta Łomży od 0 do 5 punktów, gdzie:

a)    0 punktów oznacza brak spójności z celami ujętymi w dokumentach strategicznych Miasta Łomża,

b)   5 punktów oznacza odniesienie do zapisów dokumentów strategicznych, spójność             z planami, programami.

Wniosek, który w wyniku oceny otrzyma min. 35 punktów ma szansę na uwzględnienie        i inicjatywa opisana w tym wniosku może być przyjęta do realizacji w następnym roku budżetowym.

KROK IV – USTALENIE SZCZEGÓŁÓW REALIZACJI INCJATYWY

Po przeprowadzeniu oceny wniosku, jeżeli Prezydent Miasta Łomża uwzględni wniosek, zawiadamia wnioskodawcę o przystąpieniu do wspólnego opracowania dokumentów niezbędnych do realizacji inicjatywy, w tym harmonogramu, kosztorysu i podziału zadań między wnioskodawcę i Miasto Łomża lub odrzuca wniosek i informuje wnioskodawcę o przyczynach jego odrzucenia.

Informację o wyborze oraz realizacji inicjatyw lokalnych podaje się do publicznej wiadomości w Biuletynie Informacji Publicznej, na stronie internetowej Urzędu Miejskiego w Łomży oraz na tablicy ogłoszeń Urzędu Miejskiego w Łomży.

Miasto i wnioskodawca zawierają umowę o wykonanie inicjatywy lokalnej, która powinna określać:

-        okres obowiązywania umowy,

-        świadczenia każdej ze stron, wraz z oszacowaniem ich wartości,

-        szczegółowe zadania i zobowiązania każdej ze stron,

-        zasady wzajemnej komunikacji, rozwiązywanie ewentualnych sporów,

-        odpowiedzialność za ewentualne szkody, sytuacje nieprzewidziane (w tym ewentualnie ubezpieczenie),

-        wzajemną kontrolą realizacji zobowiązań,

-        sposób i termin rozliczenia realizacji inicjatywy,

-        tryb rozwiązania umowy,

-        tryb odpowiedzialności i kary umowne.

KROK V – REALIZACJA ZGODNIE Z UMOWĄ

Inicjatywa lokalna powinna być realizowana zgodnie z umową. Wszelkie odstępstwa od zawartych w umowie ustaleń (jakie wynikną w trakcie realizacji inicjatywy), wymagają zgłoszenia   i dokonania korekt.

KROK VI – WSPÓLNE ROZLICZENIE I PODSUMOWANIE INICJATYWY

 Po zrealizowaniu inicjatywy mieszkańcy wspólnie z przedstawicielami Miasta przygotowują sprawozdanie, którego wzór zostanie dołączony do umowy o wykonanie inicjatywy lokalnej.