Rusza pilotaż Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją w ratuszu

Podlaski Urząd Wojewódzki jest pierwszym urzędem w Polsce, który dwa lata temu, również w pilotażu, rozpoczął dokumentowanie spraw w obiegu elektronicznym. - Na początku oczywiście bolało, ale teraz niemal wszyscy urzędnicy urzędu są zadowoleni, bo system jest jednolity – przekonywał Maciej Żywno. Od roku EZD  jest  podstawowym sposobem  dokumentowania,  załatwiania i rozstrzygania spraw w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim. Teraz szansę na przejrzystość, sprawniejszą pracę i oszczędności ma także Urząd Miejski w Łomży. - Zdecydowaliśmy się, aby ten system przetestować i sprobować wprowadzić do samorządu jako pierwsi w województwie – mówił Prezydent Łomży Mieczysław Czerniawski. Wojewoda Maciej Żywno dodawał: - Program stworzyli urzędnicy dla urzędników, przekazujemy go za darmo, bo zależy nam na rozwoju administracji samorządowej i komunikowaniu się ze sobą w tej samej jakości.

Po podpisaniu porozumienia w sali konferencyjnej UM rozpoczęła się prezentacja EZD, którą przygotowali: dyrektor Biura Informatyki i Rozwoju Systemów Teleinformatycznych w PUW Mariusz Madejczyk oraz kierownik Oddziału Obsługi i Rozwoju Systemów Teleinformatycznych Magdalena Sawicka. Dziennikarzy zaproszono natomiast na konferencję prasową z udziałem Pana Wojewody. Prezydent Łomży poinformował, że powołał specjalny zespół, który zajmie się wdrażaniem EZD w Urzędzie Miejskim w Łomży. Składa się on z naczelników wydziałów, informatyków, na jego czele stroi Sekretarz Miasta. Pilotaż potrwa około 3 miesięcy.

Jak podaje PUW, Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją pozwala na większą przejrzystość prowadzonych spraw - zwierzchnicy mają możliwość wglądu w akta sprawy na każdym jej etapie. Praca w systemie możliwa jest również poza siedzibą urzędu, co przyspiesza i ułatwia pracę kierownictwu, na przykład w trakcie delegacji. Obieg dokumentacji w formie elektronicznej jest szybszy, a dzięki temu rozpatrywanie spraw – sprawniejsze. Oszczędności związane z wdrożeniem EZD w urzędzie z roku na rok są bardziej zauważalne, dotyczą głównie kosztów wysyłek.