Na podstawie art. 33 ust. 1 i ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o Samorządzie gminnym (Dz. U. z 2021 poz. 1372, 1834) w zw. z § 30 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Łomży nadanego zarządzeniem nr 101/19 Prezydenta Miasta Łomży z dnia 1 kwietnia 2019 r., ze zmianami wprowadzonymi Zarządzeniem nr 275/19 Prezydenta Miasta Łomży z dnia 5 września 2019 r., Zarządzeniem nr 378/19 Prezydenta Miasta Łomży z dnia 23 grudnia2019 r., Zarządzeniem nr 22/20 Prezydenta Miasta Łomży z dnia 24 stycznia 2020 r., Zarządzeniem nr 63/20 Prezydenta Miasta Łomży z dnia 11 marca 2020 r., Zarządzeniem nr 2/21 Prezydenta Miasta Łomży z dnia 4 stycznia 2021 r. zarządzam, co następuje:

§ 1. Powołuję Komitet Sterujący odpowiedzialny za długoterminowe zarządzanie wdrażaniem, monitoringiem i ewaluacją  projektu „ŁOMŻA - MIASTO, w którym ŻYJĘ I PRACUJĘ” w ramach Programu „Rozwój Lokalny” finansowanego z  Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2014-2021, dalej zwanego „Projektem”, w następującym składzie:

1) Andrzej Zdzisław Garlicki – Zastępca Prezydenta Miasta Łomża – Przewodniczący Komitetu Sterującego;

2) Adam Miara – członek Komitetu Sterującego;

3) Robert Grzymała – członek Komitetu Sterującego;

4) Lech Dobrowolski – Koordynator Główny, członek Komitetu Sterującego.

§ 2. Powołuję Zespół ds. realizacji projektu „ŁOMŻA – MIASTO, w którym ŻYJĘ I PRACUJĘ” w ramach Programu „Rozwój Lokalny” finansowanego z  Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2014-2021, dalej zwanego „Projektem”, w następującym składzie:

1)    Lech Dobrowolski – Koordynator Główny (Wydział Inwestycji, Rozwoju i Funduszy Zewnętrznych, dalej zwany „WIR”);

2)    Dariusz Boryszewski – Koordynator Działań (Wydział Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska, dalej zwany „WGK”);

3)    Paweł Piwowarski – Koordynator Działań (Wydział Edukacji, dalej zwany „WED”);

4)    Małgorzata Puchała – Koordynator Działań (Centrum Obsługi Przedsiębiorców, dalej zwane „COP”);

5)    Kornelia Duda – Koordynator Działań (Wydział Kultury, Sportu i Inicjatyw Społecznych, dalej zwany „WKS”);

6)    Karolina Krzykowska – Koordynator Działań (WKS);

7)    Karol Łupiński – Koordynator Działań (Wydział Informatyki, dalej zwany „WIT”);

8)    Katarzyna Mścichowska – Koordynator Działań w zakresie nadzoru nad zamówieniami publicznymi (Biuro Zamówień Publicznych, dalej zwanej „BZP”);

9)    Paulina Gałązka – Koordynator Działań (Wydział Gospodarowania Nieruchomościami, dalej zwany „WGN”);

10)Tamara Małachowska – Koordynator Działań (Wydział Organizacji i Kadr, dalej zwany „WOR”);

11)Anna Walczyk – Obsługa merytoryczna Projektu (WIR);

12)Paulina Klimaszewska – Obsługa merytoryczna Projektu (WIR);

13)Joanna Fiedorowicz – Obsługa księgowa Projektu (Wydział Skarbu i Budżetu, dalej zwany „WSB”);

14)Justyna Kosiorek – Obsługa księgowa Projektu (WSB);

15)Rafał Wróblewski – Obsługa w zakresie zamówień publicznych, Nadzór inwestorski (WIR);

16)Marek Sobieszuk – Nadzór inwestorski (WIR);

17)Grzegorz Perkowski – Nadzór inwestorski (WIR);

18)Marcin Bączek – Nadzór inwestorski (WIR).

§ 3. Zadaniem Komitetu Sterującego, dalej zwanego „Komitetem” oraz  Zespołu ds. realizacji Projektu, dalej zwanego „Zespołem”, jest współpraca w jego realizacji oraz podejmowanie wszelkich działań zgodnie z umową o dofinansowanie, „Wytycznymi dotyczącymi informacji i promocji”, „Wytycznymi w sprawie stosunków dwustronnych”, „Wytycznymi w zakresie udzielania zamówień w ramach Mechanizmu Finansowego EOG na lata 2014-2021 oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2014-2021”, powszechnie obowiązującymi przepisami prawa w szczególności zamówień publicznych oraz prawa budowlanego, dokumentacją projektową, wiedzą i doświadczeniem technicznym.

§ 4.Szczegółowy zakres zadań Komitetu oraz Zespołu określa załącznik nr 1 do zarządzenia.

§ 5. Szczegółowy harmonogram realizacji zadań przez Zespół określa załącznik nr 2 do zarządzenia.

§ 6. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierzam Andrzejowi Zdzisławowi Garlickiemu – Zastępcy Prezydenta Miasta.

§ 7. Traci moc Zarządzenie nr 281/21 Prezydenta Miasta Łomża z dnia 01.10.2021r. w sprawie powołania  Zespołu ds. realizacji projektu „ŁOMŻA – MIASTO, w którym ŻYJĘ I PRACUJĘ”w ramach Programu „Rozwój Lokalny” finansowanego ze środków Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego 2014-2021 i Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2014-2021.

§ 8. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

PREZYDENT MIASTA

dr Mariusz Chrzanowski

Załącznik nr 1

do zarządzenia Nr 27/22

Prezydenta Miasta Łomża

z dnia1 lutego 2022 r.

Szczegółowy zakres zadań Komitetu Sterującego oraz  Zespołu ds. realizacji projektu „ŁOMŻA – MIASTO, w którym ŻYJĘ I PRACUJĘ”

1. Zadania szczegółowe Komitetu Sterującego:

1)    Przewodniczący Komitetu Sterującego:

a)    formułuje opinie i rekomendacje dotyczące procesu wdrażania, monitorowania
i ewaluacji projektu;

b)    formułuje opinie i rekomendacje dotyczące procesu modyfikacji projektu;

c)    nadzoruje pracę Koordynatorów działań;

d)    zatwierdza roczne raporty o stanie realizacji projektu;

e)    udostępnia roczne raporty o stanie realizacji projektu Radzie Miejskiej Łomży;

f)     przedstawia do publicznej informacji roczne raporty o stanie realizacji projektu.

2)    Członkowie Komitetu Sterującego:

a)    formułują opinie i rekomendacje dotyczące procesu wdrażania, monitorowania
i ewaluacji projektu;

b)    formułują opinie i rekomendacje dotyczące procesu modyfikacji projektu;

c)    nadzorują pracę Koordynatorów działań;

d)    gromadzą dostarczane przez Koordynatorów Działań kwartalne raporty
o prowadzonych przez nich działaniach;

e)    na podstawie dostarczonych kwartalnych raportów sporządzają roczny raport
o stanie realizacji projektu i przedstawiają go Przewodniczącemu Komitetu Sterującego;

f)     na podstawie rocznych raportów sporządzają raport końcowy z realizacji projektu i przedstawiają go Przewodniczącemu Komitetu Sterującego.

3)    Spotkania Komitetu Sterującego odbywać się będą raz w roku. Informacje  dotyczące terminu spotkania będą wysyłane pocztą elektroniczną.

Udział w pracach Komitetu jest zajęciem społecznym, za które nie przysługuje odrębne wynagrodzenie, ani dieta.

Obsługę kancelaryjno-biurową Komitetu zapewnia Wydział Inwestycji, Rozwoju
i Funduszy Zewnętrznych Urzędu Miejskiego w Łomży. Do kontaktu w sprawach związanych z Komitetem  wyznacza się Panią Annę Walczyk – podinspektora
w Wydziale Inwestycji, Rozwoju i Funduszy Zewnętrznych.

2. Zadania szczegółowe Zespołu ds. realizacji projektu:

1)    Koordynator Główny:

a)    kierowanie, koordynacja i monitoring działań w zakresie realizacji Projektu;

b)    sprawuje szczegółowy nadzór i kontrolę nad terminowym przebiegiem realizacji Projektu zgodnie z zawartymi umowami z wykonawcami oraz zgodnie z umową o dofinansowanie. W przypadku opóźnień w realizacji projektu informuje niezwłocznie o tym fakcie Obsługę merytoryczną Projektu;

c)    nadzoruje uzgadnianie harmonogramów rzeczowo-finansowych przedstawianych przez wykonawców zadań/robót pod kątem przypisania zawartych tam wydatków do kategorii wydatków wynikających z postanowień umowy o dofinansowanie Projektu;

d)    stwierdza, czy wydatki zostały wykonane zgodnie z zatwierdzonymi harmonogramami rzeczowo-finansowymi przedstawionymi przez wykonawców zadań/robót i podpisanymi umowami z wykonawcami, sprawuje bieżącą kontrolę dokumentów księgowych pod względem merytorycznym;

e)    występuje z uzasadnieniem do Obsługi merytorycznej Projektu w zakresie dotyczącym wszelkich zmian w realizacji Projektu – np. roboty dodatkowe, roboty zamienne, zmiany harmonogramów realizacji zadań/robót; w przypadku konieczności zrealizowania robót zamiennych mogą być one wykonane po uzyskaniu pozytywnej opinii Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej, dalej zwanego „MFiPR”, oraz dokonanych zmianach
w umowie o dofinansowanie (jeżeli zajdzie taka konieczność);

f)     odpowiada za współpracę z partnerami Projektu oraz za realizację zadań w ramach zawartych partnerstw z Gminą Piątnica, Miastem Bydgoszcz i państwami darczyńców;

g)    nadzoruje realizację Projektu przez Koordynatorów Działań;

2)    Koordynatorzy Działań:

a)    kierowanie, koordynacja i monitoring działań w zakresie realizacji projektu zgodnie z harmonogramem realizacji zadań, dalej zwanym „Harmonogramem”, stanowiącym załącznik nr 2 do zarządzenia;

b)    sprawowanie szczegółowego nadzoru i kontroli nad terminowym przebiegiem realizacji Projektu zgodnie z zawartymi umowami z wykonawcami oraz zgodnie z umową o dofinansowanie. W przypadku opóźnień w realizacji Projektu informowanie niezwłocznie o tym fakcie Obsługi merytorycznej Projektu;

c)    nadzorowanie uzgadniania harmonogramów rzeczowo-finansowych przedstawianych przez wykonawców zadań/robót pod kątem przypisania zawartych tam wydatków do kategorii wydatków wynikających z postanowień umowy o dofinansowanie Projektu;

d)    stwierdzanie czy wydatki zostały wykonane zgodnie z zatwierdzonymi harmonogramami rzeczowo-finansowymi przedstawionymi przez wykonawców zadań/robót i podpisanymi umowami z wykonawcami, sprawowanie bieżącej kontroli dokumentów księgowych pod względem merytorycznym;

e)    występowanie z uzasadnieniem do Obsługi merytorycznej Projektu w zakresie dotyczącym wszelkich zmian w realizacji Projektu – np. roboty dodatkowe, roboty zamienne, zmiany harmonogramów realizacji zadań/robót; w przypadku konieczności zrealizowania zadań/robót zamiennych mogą być one wykonane po uzyskaniu pozytywnej opinii Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej oraz dokonanych zmianach w umowie o dofinansowanie (jeżeli zajdzie taka konieczność);

f)     przeprowadzanie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych, Wytycznymi w zakresie udzielania zamówień w ramach Mechanizmu Finansowego EOG na lata 2014-2021 oraz Norweskiego  Mechanizmu Finansowego na lata 2014-2021;

g)    współpraca z partnerami Projektu;

h)    raportowanie w trybie zwykłym (kwartalnie) lub nadzwyczajnym do Komitetu Sterującego o prowadzonych przez nich działaniach. Raportowanie na podstawie kwartalnych raportów. Wprowadza się także raportowanie w trybie nadzwyczajnym. Przesłanką do zastosowania tego trybu jest materializacja ryzyk właściwych dla danego zadania/przedsięwzięcia;

i)      Koordynatorzy Działań odpowiadają przed Komitetem Sterującym;

3)    Obsługa merytoryczna Projektu:

a)    sprawowanie nadzoru nad przebiegiem realizacji Projektu zgodnie
z umową o dofinansowanie i Wytycznymi MFiPR;

b)    obsługa merytoryczna Projektu i rozliczanie:

– aktualizacja Harmonogramu rzeczowo-finansowego Projektu;

– opisywanie dokumentów księgowych zgodnie z kwalifikowalnością wydatków;

– oznakowanie ww. dokumentacji zgodnie z Wytycznymi MFiPR;

c)    sporządzanie wniosków o płatność;

d)    przygotowywanie dokumentów do aneksów do umowy o dofinansowanie;

e)    monitorowanie przebiegu realizacji projektu zgodnie z Harmonogramem – monitorowanie właściwego poziomu wskaźników: produktu, rezultatu wskazanych we wniosku o dofinansowanie;

f)     protokołowanie spotkań Zespołu;

g)    promocja Projektu, archiwizowanie dokumentacji dotyczącej promowania przedsięwzięcia;

h)    prowadzenie dokumentacji związanej z realizacją Projektu;

i)      przechowywanie i archiwizowanie dokumentów zgonie z umową o dofinansowanie;

j)      przygotowywanie projektów zarządzeń Prezydenta Miasta, koniecznych do realizacji projektu związanych z zakresem wykonywanych zadań WIR;

k)    sporządzanie projektów uchwał Rady Miejskiej na potrzeby realizacji Projektu;

l)      prowadzenie bieżącej korespondencji z MFiPR w zakresie dokumentowania przebiegu realizacji Projektu;

m)  występowanie na wniosek Koordynatora Projektu  z uzasadnieniem do MFiPR o wyrażenie zgody na wszelkie zmiany w trakcie realizacji Projektu – zadania/roboty dodatkowe, zadania/roboty zamienne, zmiany harmonogramu realizacji zadań/robót;

n)    prowadzenie monitoringu i sprawozdawczości w ramach Projektu w całym okresie trwałości;

4)    Obsługa księgowa Projektu:

a)    opracowanie procedur;

b)    prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej dla Projektu w jednostce;

c)    kontrola pod względem formalno-rachunkowym dokumentów księgowych;

d)    przechowywanie oryginałów dokumentów księgowych;

e)    monitorowanie terminowości ponoszonych w projekcie wydatków zgodnie z umową o dofinansowanie;

f)     rozliczanie finansowe, księgowanie zgodnie z planem kont dla Projektu;

g)    prowadzenie sprawozdawczości finansowej Rb 28S – w zakresie Projektu;

5)    Koordynator działań w zakresie nadzoru nad zamówieniami publicznymi:

a)    nadzór prac zespołu w zakresie ustawy Prawo zamówień publicznych;

b)    nadzór nad przeprowadzeniem postępowań zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych, Wytycznych w zakresie udzielania zamówień w ramach Mechanizmu Finansowego EOG na lata 2014-2021 oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2014-2021;

6)    Obsługa w zakresie zamówień publicznych:

a)    przygotowanie i przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych związanych z realizacją projektu zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych oraz z obowiązującymi wytycznymi;

b)    przeprowadzenie czynności związanych z podpisaniem umów z Wykonawcami wybranymi w trybie Ustawy Prawo Zamówień Publicznych;

7)    Nadzór inwestorski:

a)    reprezentowanie inwestora na budowie przez sprawowanie kontroli zgodności jej realizacji z projektem budowlanym i pozwoleniem na budowę;

b)    sprawdzanie jakości wykonanych robót oraz ich odbiór;

c)    potwierdzanie faktycznie wykonanych robót w zakresie rzeczowym i finansowym w protokołach odbioru robót.

d)    przygotowanie uzasadnienia zmian realizacji Projektu, w szczególności dotyczące robót dodatkowych, robót zamiennych, wszelkich zmian harmonogramu robót;

e)    przekazywanie zastrzeżeń, poleceń kierownikowi budowy lub kierownikom robót, potwierdzonych wpisem do dziennika budowy;

f)     żądanie od kierownika budowy lub kierownika robót wykonania robót
w sposób zgodny ustawą, bądź ponownego wykonania wadliwie wykonanych robót, a także wstrzymania dalszych robót w przypadku, gdy ich kontynuacja mogłaby wywołać zagrożenie bądź spowodować niezgodność z projektem lub pozwoleniem na budowę do momentu wyrażenia na nie zgody przez Projektanta, za pośrednictwem Zamawiającego (Inwestora);

g)    współpraca z Inspektorem Nadzoru Budowlanego, powołanie komisji i przekazanie w imieniu inwestora terenu budowy, powołanie komisji do odbiorów częściowych i odbioru końcowego oraz przekazanie inwestycji do użytkowania;

h)    uzgadnianie harmonogramu rzeczowo-finansowego przedstawionego przez wykonawcę robót pod kątem przypisania zawartych tam wydatków do kategorii wydatków wynikających z postanowień umowy o dofinansowanie Projektu.

2. Pozostałe obowiązki członków Zespołu:

1)    każdy członek Zespołu przed przystąpieniem do realizacji Projektu zobowiązany jest zapoznać się z ramami prawnymi realizacji Projektu i wykonywać swoje obowiązki zgodnie z postanowieniami następujących dokumentów:

a)    Memorandum of Understanding wdrażania Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2014-2021 pomiędzy Królestwem Norwegii a Rzecząpospolitą Polską, podpisanym 20 grudnia 2017 r., zwanym dalej „Memorandum of Understanding”;

b)    Regulacji w sprawie wdrażania Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2014-2021 przyjętymi przez norweskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych zgodnie z art. 10.5 Umowy między Królestwem Norwegii a Unią Europejską ws. Norweskiego Mechanizmu Finansowego w dniu 23 września 2016 r., zwanymi dalej „Regulacjami”;

c)    Wytycznymi przyjętymi przez Komitet Mechanizmu Finansowego, zwany dalej „KMF” /Norweskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych, zwane dalej „NMSZ” w zakresie dotyczącym realizacji Mechanizmu Finansowego EOG 2014-2021 oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2014-2021;

d)    Regulaminem naboru w ramach programu „Rozwój lokalny”, zwanym dalej „Regulaminem”;

e)    Podręcznikiem Beneficjenta Programu „Rozwój Lokalny”, zwanym dalej „Podręcznikiem”;

2)    każdy członek Zespołu zobowiązany jest do uczestnictwa w spotkaniach Zespołu, o których został poinformowany. W przypadku braku możliwości uczestnictwa w spotkaniu konieczne jest poinformowanie organizującego spotkanie o tym fakcie i wyznaczenie osoby pełniącej zastępstwo w danym okresie;

3)    członkowie Zespołu mają obowiązek współpracowania z osobami spoza Zespołu, jeżeli zakres ich obowiązków tego wymaga.

4)    naczelnicy wydziałów/kierownicy biur zobowiązani są umożliwić osobom powołanym do prac w Zespole realizację zadań wynikających z niniejszego zarządzenia w czasie godzin pracy;

5)    każdy członek Zespołu może wnioskować o zorganizowanie spotkania dot. realizacji Projektu. Organizujący spotkanie odpowiada za udokumentowanie ustaleń dokonanych w trakcie spotkania i przekazuje stosowny protokół w terminie 5 dni od dnia spotkania osobom obecnym na spotkaniu oraz Koordynatorowi Głównemu;

6)    każdy członek Zespołu ma obowiązek śledzić realizację poszczególnych etapów Projektu, a w przypadku wykrycia nieprawidłowości w jego realizacji należy poinformować o tym Koordynatora Głównego i zaproponować działania korygujące;

7)    każdy członek Zespołu odpowiada indywidualnie za zwłokę w realizacji Projektu będącą wynikiem nieterminowego wykonania nałożonych na niego obowiązków.

8)    wszyscy członkowie Zespołu są zobowiązani do przekazywania na potrzeby MFiPR (w formie pisemnej) niezbędnych informacji z przeprowadzonych działań, które niniejszym zarządzeniem zostały im przypisane;

9)    każdy członek Zespołu ma obowiązek przechowywania i archiwizowania dokumentacji związanej z realizacją Projektu.

10)każdy członek Zespołu, w zakresie czynności  mu powierzonych, ma obowiązek przestrzegania właściwych wytycznych;

11)każdy członek Zespołu zobowiązuje się poddać kontroli i audytowi w zakresie prawidłowości realizacji Projektu dokonywanej przez MFiPR oraz inne podmioty uprawnione do ich przeprowadzenia w zakresie czynności  mu powierzonych.

3. Osoby wiodące wyznaczone do kontaktów w ramach niniejszego projektu:

1)    WIR – Lech Dobrowolski;

2)    WIR – Anna Walczyk;

3)    WGK – Dariusz Boryszewski;

4)    WKS – Kornelia Duda;

5)    WED – Paweł Piwowarski;

6)    COP – Małgorzata Puchała;

7)    WIT – Karol Łupiński;

8)    BZP – Katarzyna Mścichowska;

9)    WGN – Paulina Gałązka;

10) WOR – Tamara Małachowska.

4. W przypadkach nieuregulowanych w niniejszym załączniku stosuje się odpowiednio zapisy Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Łomży oraz właściwe przepisy polskiego prawa.

Załącznik nr 2

do zarządzenia Nr 27/22

Prezydenta Miasta Łomża

z dnia 1 lutego 2022 r.

Harmonogram realizacji zadań przez zespół ds. realizacji projektu

„ŁOMŻA – MIASTO, w którym ŻYJĘ I PRACUJĘ”