Na podstawie art. 33 ust. 1 i ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2023 r., poz. 40, zm. Dz. U. z 2023 r., poz. 572) w zw. z § 30 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Łomży nadanego zarządzeniem nr 163/22 Prezydenta Miasta Łomży z dnia 5 maja 2022 r. w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Łomży,zarządzam, co następuje:

§ 1. Powołuję Zespół ds. realizacji projektu „Zrównoważona mobilność miejska w Łomży – Etap II” w następującym składzie:

1. Lech Dobrowolski – Koordynator Projektu (Wydział Inwestycji, Rozwoju i Funduszy Zewnętrznych)
2. Janusz Franciszek Nowakowski – Obsługa w zakresie transportu miejskiego (Miejskie Przedsiębiorstwo Komunikacji sp. z o.o.)
3. Andrzej Kobyliński – Obsługa w zakresie transportu miejskiego (Miejskie Przedsiębiorstwo Komunikacji sp. z o.o.)
4. Przemysław Chełstowski – Obsługa w zakresie transportu miejskiego,obsługa techniczna Projektu, (Wydział Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska)
5. Paulina Kaczyńska – Obsługa merytoryczna Projektu (Wydział Inwestycji, Rozwoju i Funduszy Zewnętrznych)
6. Edyta Duchnowska - Obsługa merytoryczna Projektu (Wydział Inwestycji, Rozwoju i Funduszy Zewnętrznych)
7. Joanna Fiedorowicz – Obsługa księgowa Projektu (Wydział Skarbu i Budżetu)
8. Katarzyna Mścichowska – Nadzór w zakresie zamówień publicznych (Biuro Zamówień Publicznych)
9. Anna Biała - Obsługa w zakresie zamówień publicznych (Biuro Zamówień Publicznych)
10. Krzysztof Stalewski – Obsługa w zakresie zamówień publicznych, w części dot. infrastruktury

w MPK (Wydział Inwestycji, Rozwoju i Funduszy Zewnętrznych)

1. Jarosław Sulkowski –Obsługa w zakresie zamówień publicznych, w części dot. infrastruktury

w MPK (Wydział Inwestycji, Rozwoju i Funduszy Zewnętrznych)

1. Grzegorz Bączek – Nadzór inwestorski (Wydział Inwestycji, Rozwoju i Funduszy Zewnętrznych)
2. Rafał Wróblewski – Nadzór inwestorski (Wydział Inwestycji, Rozwoju i Funduszy Zewnętrznych)
3. Marek Sobieszuk – Nadzór inwestorski (Wydział Inwestycji, Rozwoju i Funduszy Zewnętrznych)

§ 2. Zadaniem zespołu jest współpraca przy przygotowaniu i realizacji projektu  pn. „Zrównoważona mobilność miejska w Łomży – Etap II” (w tym przy opracowaniu niezbędnego do wniosku Planu Zrównoważonego Rozwoju Publicznego Transportu Zbiorowego w Łomży 2023-2030) współfinansowanego z Funduszy Europejskich dla Polski Wschodniej 2021-2027 realizowanego w ramach Działanie FEPW.03.01 Zrównoważona mobilność miejska zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa w szczególności z ustawą o elektromobilności i paliwach alternatywnych, ustawą o zamówieniach publicznych oraz ustawą prawo budowlane oraz dokumentacją projektową, wiedzą i doświadczeniem technicznym.

§ 3. Szczegółowy zakres zadań określa Załącznik do Zarządzenia.

§ 4. Nadzór nad wykonaniem Zarządzenia powierzam Andrzejowi Zdzisławowi Garlickiemu – Zastępcy Prezydenta Miasta.

§ 5. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. 

Załącznik

do Zarządzenia Nr 231/23

Prezydenta Miasta Łomża 

Szczegółowy zakres zadań zespołu ds. realizacji projektu „Zrównoważona mobilność miejska w Łomży – Etap II” 

1. Zadania szczegółowe Zespołu:
2. Koordynator Projektu – L. Dobrowolski

1.1.  Kierowanie, koordynacja i monitoring działań w zakresie realizacji Projektu.

1.2.  Sprawowanie szczegółowego nadzoru i kontroli nad terminowym przebiegiem realizacji Projektu zgodnie z zawartą umową z wykonawcą oraz zgodnie z umową                                    o dofinansowanie. W przypadku opóźnień w realizacji projektu informuje niezwłocznie o tym fakcie Obsługę merytoryczną Projektu.

1.3.  Sprawowanie bezpośredniego nadzoru i kontroli w zakresie przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówienia publicznego.

1.4.  Nadzorowanie uzgadniania harmonogramu rzeczowo-finansowego przedstawionego przez wykonawcę pod kątem przypisania zawartych tam wydatków do kategorii wydatków wynikających z postanowień umowy o dofinansowanie Projektu.

1.5.  Stwierdzanie czy wydatek został wykonany zgodnie z zatwierdzonym harmonogramem rzeczowo-finansowym przedstawionym przez wykonawcę i podpisaną umową                 z wykonawcą, sprawowanie bieżącej kontroli dokumentów księgowych pod względem merytorycznym.

1.6.  Występowanie z uzasadnieniem do Obsługi merytorycznej Projektu w zakresie dotyczącym wszelkich zmian w realizacji Projektu, w przypadku wystąpienia zmian mogą być one wykonane po uzyskaniu pozytywnej opinii IZ/ IP oraz dokonanych zmianach w umowie o dofinansowanie (jeżeli zajdzie taka konieczność).

2. Obsługa w zakresie transportu miejskiego, – J. Nowakowski, A. Kobyliński,

2.1. Sprawowanie nadzoru nad przebiegiem przygotowania i realizacji Projektu (w tym Planem Zrównoważonego Rozwoju Publicznego Transportu Zbiorowego w Łomży 2023-2030) w zakresie m.in. transportu miejskiego i projektowanej infrastruktury, zgodnie z umową o dofinansowanie i Wytycznymi FEPW.

2.2. Występuje z wnioskiem do Obsługi merytorycznej Projektu w zakresie dotyczącym wszelkich zmian w przygotowaniu i realizacji Projektu w zakresie transportu miejskiego i projektowanej infrastruktury – w przypadku konieczności dokonania zmian mogą być one wykonane po uzyskaniu pozytywnej opinii FEPW oraz dokonanych zmianach w umowie o dofinansowanie (jeżeli zajdzie taka konieczność).

2.3. Współpraca przy przygotowaniu i przeprowadzeniu postępowań o udzielenie zamówień publicznych związanych z realizacją projektu w zakresie transportu miejskiego i projektowanej infrastruktury zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych oraz obowiązującymi wytycznymi.

2.4. Monitoring działań w przedmiotowym projekcie. 

3. 4. Obsługa w zakresie transportu miejskiego, obsługa techniczna Projektu, – P. Chełstowski 

3.1.  Obsługa techniczna Projektu m.in. w zakresie transportu miejskiego w okresie realizacji projektu jak i po jego zakończeniu zgodnie z umową o dofinansowanie i Wytycznymi FEPW.

3.2.  Aktualizacja Harmonogramu rzeczowo-finansowego Projektu.

3.3.  Opisywanie merytoryczne dokumentów księgowych w Projekcie.

3.4.  Oznakowanie ww. dokumentacji zgodnie z Wytycznymi IZ/IP.

3.5.  Przygotowania i prowadzenie dokumentów, informacji i wyjaśnień dotyczących Projektu w całym okresie trwania Projektu.

3.6.  Przygotowanie w zakresie merytorycznym dokumentacji (w porozumieniu z MPK –

w szczególności opracowanie opisu przedmiotu zamówienia) niezbędnej do przeprowadzenia postępowań o udzielenie zamówień publicznych związanych z realizacją projektu zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych oraz Zarządzeniem nr 181/22 Prezydenta Miasta Łomża z dnia 24 maja 2022 r. w sprawie procedury udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Miejskim w Łomży o wartości zamówienia równej lub przekraczającej kwotę 130 000 zł.

3.7.Przeprowadzenie czynności związanych z podpisaniem umów z Wykonawcami 

4. Obsługa merytoryczna Projektu – P. Kaczyńska, E. Duchnowska

4.1.  Sprawowanie nadzoru nad przebiegiem realizacji Projektu zgodnie z umową o dofinansowanie i Wytycznymi IZ/IP FEPW.

4.2.  Obsługa merytoryczna Projektu i rozliczanie.

4.3.  Aktualizacja Harmonogramu rzeczowo-finansowego Projektu.

4.4.  Opisywanie dokumentów księgowych zgodnie z kwalifikowalnością wydatków.

4.5.  Oznakowanie ww. dokumentacji zgodnie z Wytycznymi IZ/IP.

4.6.  Sporządzanie wniosków o płatność.

4.7.  Przygotowywanie dokumentów do aneksów do umowy o dofinansowanie.

4.8.  Monitorowanie przebiegu realizacji projektu zgodnie z ww. Harmonogramem.

4.9.  Monitorowanie właściwego poziomu wskaźników: produktu, rezultatu wskazanych we wniosku o dofinansowanie.

4.10.  Protokołowanie spotkań Zespołu.

4.11.  Promocja projektu, archiwizowanie dokumentacji dotyczącej promowania przedsięwzięcia.

4.12.  Prowadzenie dokumentacji związanej z realizacją projektu.

4.13.  Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów zgodnie z umową o dofinansowanie.

4.14.  Przygotowywanie projektów Zarządzeń Prezydenta Miasta, koniecznych do realizacji projektu związanych z zakresem wykonywanych zadań.

4.15.  Sporządzanie Projektów Uchwał Rady Miasta na potrzeby realizacji projektu.

4.16.  Prowadzenie bieżącej korespondencji z IZ/IP w zakresie dokumentowania przebiegu realizacji projektu.

4.17.  Występowanie na wniosek Koordynatora Projektu z uzasadnieniem do IZ/IP FEPW o wyrażenie zgody na wszelkie zmiany w trakcie realizacji Projektu.

4.18.  Prowadzenie monitoringu i sprawozdawczości w ramach projektu w całym okresie trwałości. 

5. Obsługa księgowa Projektu – J. Fiedorowicz

5.1.  Opracowanie procedur.

5.2.  Prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej dla Projektu w jednostce.

5.3.  Kontrola pod względem formalno-rachunkowym dokumentów księgowych.

5.4.  Przechowywanie oryginałów dokumentów księgowych.

5.5.  Monitorowanie terminowości ponoszonych w projekcie wydatków zgodnie z umową o dofinansowanie.

5.6.  Rozliczanie finansowe, księgowanie zgodnie z planem kont dla Projektu.

5.7.  Prowadzenie sprawozdawczości finansowej Rb 28S – w zakresie Projektu. 

6. Nadzór w zakresie zamówień publicznych – K. Mścichowska

6.1.  Nadzór prac zespołu w zakresie ustawy Prawo zamówień publicznych.

6.2.  Weryfikacja poprawności przeprowadzenia postępowań, z wyłączeniem postępowań prowadzonych przez Wydział Inwestycji, Rozwoju i Funduszy Zewnętrznych, zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych oraz Zarządzeniem nr 181/22 Prezydenta Miasta Łomża z dnia 24 maja 2022 r. w sprawie procedury udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Miejskim w Łomży o wartości zamówienia równej lub przekraczającej kwotę 130 000 zł. 

7. Obsługa w zakresie zamówień publicznych – Anna Biała:

7.1.  Przygotowanie i przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych związanych z realizacją projektu, z wyłączeniem postępowań prowadzonych przez Wydział Inwestycji, Rozwoju i Funduszy Zewnętrznych, zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych oraz z uzyskanymi wytycznymi. 

8. Obsługa w zakresie zamówień publicznych – Krzysztof Stalewski, Jarosław Sulkowski: 

8.1.  Przygotowanie i przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych związanych z realizacją projektu zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych oraz z uzyskanymi wytycznymi.

8.2.  Przeprowadzenie czynności związanych z podpisaniem umów z Wykonawcami. 

9. Nadzór inwestorski – G. Bączek, R. Wróblewski, M. Sobieszuk

9.1.  Reprezentowanie inwestora przez sprawowanie kontroli zgodności realizacji Projektu ze specyfikacją warunków zamówienia, zawartą umową z wykonawcą oraz umową   o dofinansowanie.

9.2.  Sprawdzanie jakości wykonanych robót oraz ich odbiór.

9.3.  Potwierdzanie faktycznie wykonanych robót w zakresie rzeczowym i finansowym w protokołach odbioru robót.

9.4.  Przygotowanie uzasadnienia zmian realizacji Projektu, w szczególności dotyczące robót dodatkowych, robót zamiennych, wszelkich zmian harmonogramu robót.

9.5.  Przekazywanie zastrzeżeń, poleceń kierownikowi budowy potwierdzonych w formie pisemnej.

9.6.  Żądanie od kierownika robót dokonania poprawek bądź ponownego wykonania wadliwie wykonanych robót, a także wstrzymania dalszych robót w przypadku gdy ich kontynuacja mogłaby wywołać zagrożenie bądź spowodować niezgodność ze specyfikacją warunków zamówienia, zawartą umową z wykonawcą oraz umową o dofinansowanie.

9.7.  Powołanie komisji i przekazanie w imieniu inwestora terenu budowy, powołanie komisji do odbiorów częściowych i odbioru końcowego oraz przekazanie inwestycji do użytkowania.

9.8.  Uzgadnianie harmonogramu rzeczowo-finansowego przedstawionego przez wykonawcę pod kątem przypisania zawartych tam wydatków do kategorii wydatków wynikających z postanowień umowy o dofinansowanie Projektu. 

1. Pozostałe obowiązki członków Zespołu:
2. Każdy członek Zespołu zobowiązany jest do uczestnictwa w spotkaniach Zespołu, o których został poinformowany. W przypadku braku możliwości uczestnictwa w spotkaniu konieczne jest poinformowanie organizującego spotkanie o tym fakcie i wyznaczenie osoby pełniącej zastępstwo w danym okresie.
3. Członkowie Zespołu mają obowiązek współpracowania z osobami spoza Zespołu, jeżeli zakres ich obowiązków tego wymaga.
4. Naczelnicy Wydziałów/Kierownicy Biur zobowiązani są umożliwić osobom powołanym do prac w Zespole realizację zadań wynikających z niniejszego Zarządzenia w czasie godzin pracy.
5. Każdy członek Zespołu może wnioskować o zorganizowanie spotkania dot. realizacji Projektu. Organizujący spotkanie odpowiada za udokumentowanie ustaleń dokonanych w trakcie spotkania i przekazuje stosowny protokół w terminie 5 dni od dnia spotkania osobom obecnym na spotkaniu oraz Koordynatorowi.
6. Każdy członek Zespołu ma obowiązek śledzić realizację poszczególnych etapów Projektu, a w przypadku wykrycia nieprawidłowości w jego realizacji należy poinformować o tym Koordynatora Projektu i zaproponować działania korygujące.
7. Każdy członek Zespołu odpowiada indywidualnie za zwłokę w realizacji Projektu będącą wynikiem nieterminowego wykonania nałożonych na niego obowiązków.
8. Wszyscy członkowie Zespołu są zobowiązani do przekazywania na potrzeby IZ/IP (w formie pisemnej) niezbędnych informacji z przeprowadzonych działań, które niniejszym zarządzeniem zostały im przypisane.
9. Każdy członek Zespołu ma obowiązek przechowywania i archiwizowania dokumentacji związanej z realizacją Projektu.
10. Każdy członek Zespołu, w zakresie czynności mu powierzonych, ma obowiązek przestrzegania właściwych wytycznych IZ/IP FEPW oraz wytycznych Ministerialnych obowiązujących w chwili podpisania umowy o dofinansowanie oraz ich aktualizacji.
11. Każdy członek Zespołu zobowiązuje się poddać kontroli i audytowi w zakresie prawidłowości realizacji Projektu dokonywanej przez IZ/IP oraz inne podmioty uprawnione do ich przeprowadzenia w zakresie czynności mu powierzonych. 

           III. Osoby wiodące wyznaczone do kontaktów w ramach niniejszego projektu:

1. Wydział Inwestycji, Rozwoju i Funduszy Zewnętrznych -  P. Kaczyńska      

2. Wydział Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska – P. Chełstowski 

W przypadkach nieuregulowanych w niniejszym załączniku stosuje się odpowiednio zapisy Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Łomży oraz właściwe przepisy polskiego prawa.

z up. PREZYDENTA MIASTA

mgr Andrzej Zdzisław Garlicki

ZASTĘPCA PREZYDENTA MIASTA