Na podstawie art. 33 ust. 1 i ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2023 r., poz. 40, zm. Dz. U. z 2023 r., poz. 572) w zw. z § 30 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Łomży nadanego zarządzeniem nr 163/22 Prezydenta Miasta Łomży z dnia 5 maja 2022r. w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Łomży, zarządzam, co następuje: 

§ 1. 1. Powołuję Zespół ds. przygotowania i realizacji projektu pn. „Rozwój zielonego transportu publicznego w Łomży – etap II”, zwany dalej Zespołem, w następującym składzie: 

1. Lech Dobrowolski – Koordynator projektu (Wydział Inwestycji, Rozwoju i Funduszy Zewnętrznych);
2. Janusz Franciszek Nowakowski – Obsługa w zakresie transportu miejskiego (Miejskie Przedsiębiorstwo Komunikacji Sp. z o.o.);
3. Andrzej Kobyliński – Obsługa w zakresie transportu miejskiego (Miejskie Przedsiębiorstwo Komunikacji Sp. z o.o.);
4. Przemysław Chełstowski – Obsługa w zakresie transportu miejskiego, Obsługa w zakresie zamówień publicznych (Wydział Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska);
5. Wioleta Chojnowska – Obsługa merytoryczna projektu (Wydział Inwestycji, Rozwoju i Funduszy Zewnętrznych);
6. Joanna Fiedorowicz – Obsługa księgowa projektu (Wydział Skarbu i Budżetu);
7. Katarzyna Mścichowska – Nadzór w zakresie zamówień publicznych (Biuro Zamówień Publicznych).

§ 2. Zadaniem zespołu jest współpraca w realizacji projektu pn. „Rozwój zielonego transportu publicznego w Łomży – etap II” oraz podejmowanie wszelkich działań zgodnie z Regulaminem naboru wniosków o dofinansowanie przedsięwzięć ze środków Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska       i Gospodarki Wodnej w ramach programu priorytetowego „Zielony transport publiczny” oraz podejmowanie wszelkich działań zgodnie z umową o dofinansowanie, powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności o elektromobilności i paliwach alternatywnych, zamówień publicznych, wiedzą i doświadczeniem.

§ 3. Szczegółowy zakres zadań określa Załącznik do Zarządzenia. 

§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. 

Załącznik do Zarządzenia Nr 121/23 Prezydenta Miasta Łomża

Szczegółowy zakres zadań zespołu ds. realizacji projektu „Rozwój zielonego transportu publicznego w Łomży – etap II” 

1. Zadania szczegółowe Zespołu: 

1. Koordynator Projektu – Lech Dobrowolski:

1.1. Kierowanie, koordynacja i monitoring działań w zakresie przygotowania i realizacji Projektu.

1.2. Sprawowanie szczegółowego nadzoru i kontroli nad terminowym przebiegiem przygotowania i realizacji Projektu zgodnie z zawartą umową z wykonawcą oraz zgodnie z umową o dofinansowanie.  W przypadku opóźnień w realizacji projektu informuje niezwłocznie o tym fakcie Obsługę merytoryczną Projektu.

1.3. Stwierdzanie czy wydatek został wykonany zgodnie z zatwierdzonym harmonogramem rzeczowo-finansowym przedstawionym przez wykonawcę i podpisaną umową z wykonawcą.

1.4. Występowanie z uzasadnieniem do Obsługi merytorycznej Projektu w zakresie dotyczącym wszelkich zmian w realizacji Projektu, w przypadku wystąpienia zmian mogą być one wykonane po uzyskaniu pozytywnej opinii NFOŚiGW oraz dokonanych zmianach w umowie o dofinansowanie (jeżeli zajdzie taka konieczność). 

2. Obsługa w zakresie transportu miejskiego – J. Nowakowski, A. Kobyliński, P. Chełstowski:

2.1. Sprawowanie nadzoru nad przebiegiem przygotowania i realizacji Projektu w zakresie transportu miejskiego zgodnie z umową o dofinansowanie i Wytycznymi NFOŚiGW.

2.2. Występowanie z wnioskiem do Obsługi merytorycznej Projektu w zakresie dotyczącym wszelkich zmian w przygotowaniu i realizacji projektu w zakresie transportu miejskiego – w przypadku konieczności dokonania zmian mogą być one wykonane po uzyskaniu pozytywnej opinii NFOŚiGW oraz dokonanych zmianach w umowie o dofinansowanie (jeżeli zajdzie taka konieczność).

2.3. Współpraca przy przygotowaniu i przeprowadzeniu postępowań o udzielenie zamówień publicznych związanych z realizacją projektu w zakresie transportu miejskiego zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych, Zarządzeniem Nr 181/2022 Prezydenta Miasta Łomża z dnia 24.05.2022 r. w sprawie procedury udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Miejskim w Łomży o wartości zamówienia równej lub przekraczającej kwotę 130 000 złotych oraz obowiązującymi wytycznymi.

2.4. Monitoring działań w projekcie w zakresie transportu miejskiego. 

3. Obsługa merytoryczna Projektu – Wioleta Chojnowska:

3.1. Sprawowanie nadzoru nad przebiegiem przygotowania i realizacji Projektu zgodnie z umową o dofinansowanie i Wytycznymi NFOŚiGW w ramach programu priorytetowego „Zielony transport publiczny”.

3.2. Obsługa merytoryczna Projektu i rozliczanie.

3.3. Aktualizacja Harmonogramu rzeczowo-finansowego Projektu.

3.4. Opisywanie dokumentów księgowych zgodnie z kwalifikowalnością wydatków.

3.5. Oznakowanie ww. dokumentacji zgodnie z Wytycznymi NFOŚiGW.

3.6. Sporządzanie wniosków o płatność.

3.7. Przygotowywanie dokumentów do aneksów do umowy o dofinansowanie.

3.8. Monitorowanie przebiegu realizacji projektu zgodnie z ww. Harmonogramem.

3.9. Monitorowanie właściwego poziomu wskaźników: produktu, rezultatu wskazanych we wniosku o dofinansowanie.

3.10. Protokołowanie spotkań Zespołu.

3.11. Promocja projektu, archiwizowanie dokumentacji dotyczącej promowania przedsięwzięcia.

3.12. Prowadzenie dokumentacji związanej z realizacją projektu.

3.13. Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów zgonie z umową o dofinansowanie.

3.14. Przygotowywanie projektów Zarządzeń Prezydenta Miasta, koniecznych do realizacji projektu związanych z zakresem wykonywanych zadań WIR.

3.15. Sporządzanie Projektów Uchwał Rady Miasta na potrzeby realizacji projektu.

3.16. Prowadzenie bieżącej korespondencji z NFOŚiGW w zakresie dokumentowania przebiegu realizacji projektu.

3.17. Występowanie na wniosek Koordynatora Projektu z uzasadnieniem do NFOŚiGW o wyrażenie zgody na wszelkie zmiany w trakcie realizacji Projektu.

3.18. Prowadzenie monitoringu i sprawozdawczości w ramach projektu w całym okresie trwałości. 

4. Obsługa księgowa Projektu – Joanna Fiedorowicz:

4.1. Opracowanie procedur.

4.2. Prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej dla Projektu w jednostce.

4.3. Kontrola pod względem formalno-rachunkowym dokumentów księgowych.

4.4. Przechowywanie oryginałów dokumentów księgowych.

4.5. Monitorowanie terminowości ponoszonych w projekcie wydatków zgodnie z umową o dofinansowanie.

4.6. Rozliczanie finansowe, księgowanie zgodnie z planem kont dla Projektu.

4.7. Prowadzenie sprawozdawczości finansowej Rb 28S – w zakresie Projektu. 

5. Nadzór w zakresie zamówień publicznych – Katarzyna Mścichowska:

5.1. Nadzór prac zespołu w zakresie ustawy Prawo zamówień publicznych

5.2. Weryfikacja poprawności przeprowadzenia postępowań zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych, Zarządzeniem nr 181/2022 Prezydenta Miasta Łomża z dnia 24.05.2022 r. w sprawie procedury udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Miejskim w Łomży o wartości zamówienia równej lub przekraczającej kwotę 130 000 złotych oraz zgodnie z zakresem Projektu. 

6. Obsługa w zakresie zamówień publicznych – Przemysław Chełstowski:

6.1. Przygotowanie i przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych związanych z realizacją projektu zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych, Zarządzeniem Nr 181/2022 Prezydenta Miasta Łomża z dnia 24.05.2022 r. w sprawie procedury udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Miejskim w Łomży o wartości zamówienia równej lub przekraczającej kwotę 130 000 złotych oraz zgodnie z zakresem Projektu.

6.2. Przeprowadzenie czynności związanych z podpisaniem umowy z Wykonawcą. 

1. Pozostałe obowiązki członków Zespołu:
2. Każdy członek Zespołu zobowiązany jest do uczestnictwa w spotkaniach Zespołu, o których został poinformowany. W przypadku braku możliwości uczestnictwa w spotkaniu konieczne jest poinformowanie organizującego spotkanie o tym fakcie i wyznaczenie osoby pełniącej zastępstwo w danym okresie.
3. Członkowie Zespołu mają obowiązek współpracowania z osobami spoza Zespołu, jeżeli zakres ich obowiązków tego wymaga.
4. Naczelnicy Wydziałów/Kierownicy Biur zobowiązani są umożliwić osobom powołanym do prac w Zespole realizację zadań wynikających z niniejszego Zarządzenia w czasie godzin pracy.
5. Każdy członek Zespołu może wnioskować o zorganizowanie spotkania dot. przygotowania i realizacji Projektu. Organizujący spotkanie odpowiada za udokumentowanie ustaleń dokonanych w trakcie spotkania i przekazuje stosowny protokół w terminie 5 dni od dnia spotkania osobom obecnym na spotkaniu oraz Koordynatorowi.
6. Każdy członek Zespołu ma obowiązek śledzić realizację poszczególnych etapów Projektu,  a w przypadku wykrycia nieprawidłowości w jego realizacji należy poinformować o tym Koordynatora Projektu i zaproponować działania korygujące.
7. Każdy członek Zespołu odpowiada indywidualnie za zwłokę w przygotowaniu i realizacji Projektu będącą wynikiem nieterminowego wykonania nałożonych na niego obowiązków.
8. Wszyscy członkowie Zespołu są zobowiązani do przekazywania na potrzeby NFOŚiGW (w formie pisemnej) niezbędnych informacji z przeprowadzonych działań, które niniejszym zarządzeniem zostały im przypisane.
9. Każdy członek Zespołu ma obowiązek przechowywania i archiwizowania dokumentacji związanej z realizacją Projektu.
10. Każdy członek Zespołu, w zakresie czynności mu powierzonych, ma obowiązek przestrzegania właściwych wytycznych NFOŚiGW oraz wytycznych Ministerialnych obowiązujących w chwili podpisania umowy o dofinansowanie oraz ich aktualizacji.
11. Każdy członek Zespołu zobowiązuje się poddać kontroli i audytowi w zakresie prawidłowości realizacji Projektu dokonywanej przez NFOŚiGW oraz inne podmioty uprawnione do ich przeprowadzenia w zakresie czynności mu powierzonych. 

           III. Osoby wiodące wyznaczone do kontaktów w ramach niniejszego projektu:

1. Wydział Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska – Przemysław Chełstowski

2. Miejskie Przedsiębiorstwo Komunikacji w Łomży Sp. z o.o. – Janusz Franciszek Nowakowski

3. Wydział Inwestycji, Rozwoju i Funduszy Zewnętrznych – Wioleta Chojnowska 

W przypadkach nieuregulowanych w niniejszym załączniku stosuje się odpowiednio zapisy Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Łomży oraz właściwe przepisy polskiego prawa.

z up. PREZYDENTA MIASTA

mgr Andrzej Zdzisław Garlicki

ZASTĘPCA PREZYDENTA MIASTA