Na podstawie art. 33 ust. 1 i ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2023 r., poz. 40, zm. Dz. U. z 2023 r., poz. 572) w zw. z § 30 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Łomży nadanego zarządzeniem nr 163/22 Prezydenta Miasta Łomży z dnia 5 maja 2022 r. w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Łomży,zarządzam, co następuje:

§ 1. Powołuję Zespół ds. realizacji projektu „Poprawa efektywności energetycznej oświetlenia ulicznego w mieście Łomża” w następującym składzie:

1. Lech Dobrowolski – Koordynator Projektu (Wydział Inwestycji, Rozwoju i Funduszy Zewnętrznych)
2. Przemysław Chełstowski - Obsługa techniczna Projektu w zakresie oświetlenia ulicznego, Obsługa w zakresie zamówień publicznych (Wydział Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska)
3. Grzegorz Bączek – Nadzór inwestorski (Wydział Inwestycji, Rozwoju i Funduszy Zewnętrznych, Wydział Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska)
4. Edyta Duchnowska – Obsługa merytoryczna Projektu (Wydział Inwestycji, Rozwoju i Funduszy Zewnętrznych)
5. Paulina Kilmaszewska - Obsługa merytoryczna Projektu (Wydział Inwestycji, Rozwoju i Funduszy Zewnętrznych)
6. Joanna Fiedorowicz – Obsługa księgowa Projektu (Wydział Skarbu i Budżetu)
7. Katarzyna Mścichowska – Nadzór w zakresie zamówień publicznych (Biuro Zamówień Publicznych)

§ 2. Zadaniem zespołu jest współpraca w realizacji projektu „Poprawa efektywności energetycznej oświetlenia ulicznego w mieście Łomża” oraz podejmowanie wszelkich działań zgodnie z Regulaminem konkursu w ramach naboru wniosków o dofinansowanie projektów ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020 Oś priorytetowa V. Gospodarka niskoemisyjna, Działanie 5.4 Strategie niskoemisyjne, Poddziałanie 5.4.1 Strategie niskoemisyjne z wyłączeniem BOF, Typ projektu: Montaż/instalacja efektywnego energetycznie oświetlenia w gminach lub obiektach użyteczności publicznej oraz systemy sterowania oświetleniem (ulicznym) oraz podejmowanie wszelkich działań zgodnie z umową o dofinansowanie oraz Wytycznymi Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Podlaskiego (IZ RPOWP), powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności zamówień publicznych, wiedzą i doświadczeniem.   

§ 3. Szczegółowy zakres zadań określa Załącznik do Zarządzenia. 

§ 4. Nadzór nad wykonaniem Zarządzenia powierzam Andrzejowi Zdzisławowi Garlickiemu – Zastępcy Prezydenta Miasta.

§ 5. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

PREZYDENT MIASTA

dr Mariusz Chrzanowski

Załącznik

do Zarządzenia Nr 105/23

Prezydenta Miasta Łomża 

Szczegółowy zakres zadań zespołu ds. realizacji projektu

„Poprawa efektywności energetycznej oświetlenia ulicznego w mieście Łomża” 

1. Zadania szczegółowe Zespołu:
2. Koordynator Projektu – L. Dobrowolski

1.1.  Kierowanie, koordynacja i monitoring działań w zakresie realizacji Projektu.

1.2.  Sprawowanie szczegółowego nadzoru i kontroli nad terminowym przebiegiem realizacji Projektu zgodnie z zawartą umową z wykonawcą oraz zgodnie z umową o dofinansowanie. W przypadku opóźnień w realizacji projektu informuje niezwłocznie o tym fakcie Obsługę merytoryczną Projektu.

1.3.  Sprawowanie bezpośredniego nadzoru i kontroli w zakresie przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówienia publicznego.

1.4.  Nadzorowanie uzgadniania harmonogramu rzeczowo-finansowego przedstawionego przez wykonawcę pod kątem przypisania zawartych tam wydatków do kategorii wydatków wynikających z postanowień umowy o dofinansowanie Projektu.

1.5.  Stwierdzanie czy wydatek został wykonany zgodnie z zatwierdzonym harmonogramem rzeczowo-finansowym przedstawionym przez wykonawcę i podpisaną umową z wykonawcą, sprawowanie bieżącej kontroli dokumentów księgowych pod względem merytorycznym.

1.6.  Występowanie z uzasadnieniem do Obsługi merytorycznej Projektu w zakresie dotyczącym wszelkich zmian w realizacji Projektu, w przypadku wystąpienia zmian mogą być one wykonane po uzyskaniu pozytywnej opinii IZ RPOWP oraz dokonanych zmianach w umowie o dofinansowanie (jeżeli zajdzie taka konieczność).

2. Obsługa techniczna Projektu, Obsługa w zakresie zamówień publicznych –  P. Chełstowski

2.1.  Monitorowanie, kontrola i nadzór techniczny nad przebiegiem realizacji Projektu.

2.2.  Obsługa techniczna Projektu w zakresie oświetlenia ulicznego w okresie realizacji projektu jak i po jego zakończeniu.

2.3.  Obsługa oświetlenia ulicznego.

2.4.  Usuwanie awarii oświetlenia ulicznego.

2.5.  Aktualizacja Harmonogramu rzeczowo-finansowego Projektu.

2.6.  Opisywanie merytoryczne dokumentów księgowych w Projekcie.

2.7.  Oznakowanie ww. dokumentacji zgodnie z Wytycznymi IZ.

2.8.  Przygotowania i prowadzenie dokumentów, informacji i wyjaśnień dotyczących Projektu w całym okresie trwania Projektu.

2.9.Przygotowanie i przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych związanych z realizacją projektu zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych, Zarządzeniem nr 181/22 Prezydenta Miasta Łomża z dnia 24 maja 2022 r. w sprawie procedury udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Miejskim w Łomży o wartości zamówienia równej lub przekraczającej kwotę 130 000 zł.

2.10.     Przeprowadzenie czynności związanych z podpisaniem umów z Wykonawcami.

3. Nadzór inwestorski – G. Bączek

3.1.  Reprezentowanie inwestora przez sprawowanie kontroli zgodności realizacji Projektu ze specyfikacją warunków zamówienia, zawartą umową z wykonawcą oraz umową o dofinansowanie.

3.2.  Sprawdzanie jakości wykonanych robót oraz ich odbiór.

3.3.  Potwierdzanie faktycznie wykonanych robót w zakresie rzeczowym i finansowym w protokołach odbioru robót.

3.4.  Przygotowanie uzasadnienia zmian realizacji Projektu, w szczególności dotyczące robót dodatkowych, robót zamiennych, wszelkich zmian harmonogramu robót.

3.5.  Przekazywanie zastrzeżeń, poleceń kierownikowi budowy potwierdzonych w formie pisemnej.

3.6.  Żądanie od kierownika robót dokonania poprawek bądź ponownego wykonania wadliwie wykonanych robót, a także wstrzymania dalszych robót w przypadku gdy ich kontynuacja mogłaby wywołać zagrożenie bądź spowodować niezgodność ze specyfikacją warunków zamówienia, zawartą umową z wykonawcą oraz umową o dofinansowanie.

3.7.  Powołanie komisji i przekazanie w imieniu inwestora terenu budowy, powołanie komisji do odbiorów częściowych i odbioru końcowego oraz przekazanie inwestycji do użytkowania.

3.8.  Uzgadnianie harmonogramu rzeczowo-finansowego przedstawionego przez wykonawcę pod kątem przypisania zawartych tam wydatków do kategorii wydatków wynikających       z postanowień umowy o dofinansowanie Projektu.

4. Obsługa merytoryczna Projektu – E. Duchnowska

4.1.  Sprawowanie nadzoru nad przebiegiem realizacji Projektu zgodnie z umową o dofinansowanie i Wytycznymi IZ RPOWP.

4.2.  Obsługa merytoryczna Projektu i rozliczanie.

4.3. Aktualizacja Harmonogramu rzeczowo-finansowego Projektu.

4.3.        Opisywanie dokumentów księgowych zgodnie z kwalifikowalnością wydatków.

4.4.  Oznakowanie ww. dokumentacji zgodnie z Wytycznymi IZ RPOWP.

4.5.  Sporządzanie wniosków o płatność.

4.6.  Przygotowywanie dokumentów do aneksów do umowy o dofinansowanie.

4.7.  Monitorowanie przebiegu realizacji projektu zgodnie z ww. Harmonogramem.

4.8.  Monitorowanie właściwego poziomu wskaźników: produktu, rezultatu wskazanych we wniosku o dofinansowanie.

4.9.        Protokołowanie spotkań Zespołu.

4.10.     Promocja projektu, archiwizowanie dokumentacji dotyczącej promowania przedsięwzięcia.

4.11.     Prowadzenie dokumentacji związanej z realizacją projektu.

4.12.  Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów zgonie z umową o dofinansowanie.

4.13.     Przygotowywanie projektów Zarządzeń Prezydenta Miasta, koniecznych do realizacji projektu związanych z zakresem wykonywanych zadań.

4.14.  Sporządzanie Projektów Uchwał Rady Miasta na potrzeby realizacji projektu.

4.15.  Prowadzenie bieżącej korespondencji z IZ RPOWP w zakresie dokumentowania przebiegu realizacji projektu.

4.16.  Występowanie na wniosek Koordynatora Projektu z uzasadnieniem do IZ RPOWP o wyrażenie zgody na wszelkie zmiany w trakcie realizacji Projektu.

4.17.  Prowadzenie monitoringu i sprawozdawczości w ramach projektu w całym okresie trwałości.

5. Obsługa merytoryczna Projektu – P. Klimaszewska

5.1.  Sprawowanie nadzoru nad przebiegiem realizacji Projektu zgodnie z umową  o dofinansowanie i Wytycznymi IZ RPOWP.

5.2.  Obsługa merytoryczna Projektu i rozliczanie.

3.3. Aktualizacja Harmonogramu rzeczowo-finansowego Projektu.

5.3.  Opisywanie dokumentów księgowych zgodnie z kwalifikowalnością wydatków.

5.4.  Oznakowanie ww. dokumentacji zgodnie z Wytycznymi IZ RPOWP.

5.5.  Sporządzanie wniosków o płatność.

5.6.  Przygotowywanie dokumentów do aneksów do umowy o dofinansowanie.

5.7.  Monitorowanie przebiegu realizacji projektu zgodnie z ww. Harmonogramem.

5.8.  Monitorowanie właściwego poziomu wskaźników: produktu, rezultatu wskazanych we wniosku o dofinansowanie.

5.9.  Protokołowanie spotkań Zespołu.

5.10.     Promocja projektu, archiwizowanie dokumentacji dotyczącej promowania przedsięwzięcia.

5.11.     Prowadzenie dokumentacji związanej z realizacją projektu.

5.12.  Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów zgonie z umową o dofinansowanie.

5.13.     Przygotowywanie projektów Zarządzeń Prezydenta Miasta, koniecznych do realizacji projektu związanych z zakresem wykonywanych zadań.

5.14.  Sporządzanie Projektów Uchwał Rady Miasta na potrzeby realizacji projektu.

5.15.  Prowadzenie bieżącej korespondencji z IZ RPOWP w zakresie dokumentowania przebiegu realizacji projektu.

5.16.  Występowanie na wniosek Koordynatora Projektu z uzasadnieniem do IZ RPOWP o wyrażenie zgody na wszelkie zmiany w trakcie realizacji Projektu.

5.17.  Prowadzenie monitoringu i sprawozdawczości w ramach projektu w całym okresie trwałości.

6. Obsługa księgowa Projektu – J Fiedorowicz

6.1. Opracowanie procedur.

6.2. Prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej dla Projektu w jednostce.

6.3. Kontrola pod względem formalno-rachunkowym dokumentów księgowych.

6.4. Przechowywanie oryginałów dokumentów księgowych.

6.5. Monitorowanie terminowości ponoszonych w projekcie wydatków zgodnie z umową o dofinansowanie.

6.6. Rozliczanie finansowe, księgowanie zgodnie z planem kont dla Projektu.

6.7. Prowadzenie sprawozdawczości finansowej Rb 28S – w zakresie Projektu.

7. Nadzór w zakresie zamówień publicznych – K. Mścichowska

7.1. Nadzór prac zespołu w zakresie ustawy Prawo zamówień publicznych.

7.2. Weryfikacja poprawności przeprowadzenia postępowań zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych, Zarządzeniem nr 181/22 Prezydenta Miasta Łomża z dnia 24 maja 2022 r. w sprawie procedury udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Miejskim w Łomży o wartości zamówienia równej lub przekraczającej kwotę 130 000 zł. 

1. Pozostałe obowiązki członków Zespołu:
2. Każdy członek Zespołu zobowiązany jest do uczestnictwa w spotkaniach Zespołu, o których został poinformowany. W przypadku braku możliwości uczestnictwa w spotkaniu konieczne jest poinformowanie organizującego spotkanie o tym fakcie i wyznaczenie osoby pełniącej zastępstwo w danym okresie.
3. Członkowie Zespołu mają obowiązek współpracowania z osobami spoza Zespołu, jeżeli zakres ich obowiązków tego wymaga.
4. Naczelnicy Wydziałów/Kierownicy Biur zobowiązani są umożliwić osobom powołanym do prac w Zespole realizację zadań wynikających z niniejszego Zarządzenia w czasie godzin pracy.
5. Każdy członek Zespołu może wnioskować o zorganizowanie spotkania dot. realizacji Projektu. Organizujący spotkanie odpowiada za udokumentowanie ustaleń dokonanych w trakcie spotkania i przekazuje stosowny protokół w terminie 5 dni od dnia spotkania osobom obecnym na spotkaniu oraz Koordynatorowi.
6. Każdy członek Zespołu ma obowiązek śledzić realizację poszczególnych etapów Projektu, a w przypadku wykrycia nieprawidłowości w jego realizacji należy poinformować o tym Koordynatora Projektu i zaproponować działania korygujące.
7. Każdy członek Zespołu odpowiada indywidualnie za zwłokę w realizacji Projektu będącą wynikiem nieterminowego wykonania nałożonych na niego obowiązków.
8. Wszyscy członkowie Zespołu są zobowiązani do przekazywania na potrzeby IZ RPOWP (w formie pisemnej) niezbędnych informacji z przeprowadzonych działań, które niniejszym zarządzeniem zostały im przypisane.
9. Każdy członek Zespołu ma obowiązek przechowywania i archiwizowania dokumentacji związanej z realizacją Projektu.
10. Każdy członek Zespołu, w zakresie czynności mu powierzonych, ma obowiązek przestrzegania właściwych wytycznych IZ RPOWP oraz wytycznych Ministerialnych obowiązujących w chwili podpisania umowy o dofinansowanie oraz ich aktualizacji.
11. Każdy członek Zespołu zobowiązuje się poddać kontroli i audytowi w zakresie prawidłowości realizacji Projektu dokonywanej przez IZ RPOWP oraz inne podmioty uprawnione do ich przeprowadzenia w zakresie czynności mu powierzonych. 

           III. Osoby wiodące wyznaczone do kontaktów w ramach niniejszego projektu:

1. Wydział Inwestycji, Rozwoju i Funduszy Zewnętrznych -  E. Duchnowska        

2. Wydział Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska – P. Chełstowski 

W przypadkach nieuregulowanych w niniejszym załączniku stosuje się odpowiednio zapisy Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Łomży oraz właściwe przepisy polskiego prawa.