Na podstawie art. 33 ust. 1 i ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o Samorządzie gminnym (Dz. U. z 2021 poz. 1372, 1834) w zw. z § 30 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Łomży nadanego zarządzeniem nr 101/19 Prezydenta Miasta Łomży z dnia 1 kwietnia 2019 r. w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Łomży ze zmianami wprowadzonymi Zarządzeniem nr 275/19 Prezydenta Miasta Łomży z dnia 5 września 2019 r., Zarządzeniem nr 378/19 Prezydenta Miasta Łomży z dnia 23 grudnia 2019 r., Zarządzeniem nr 22/20 Prezydenta Miasta Łomży z dnia 24 stycznia 2020 r., Zarządzeniem nr 63/20 Prezydenta Miasta Łomży z dnia 11 marca 2020 r., Zarządzeniem nr 2/21 Prezydenta Miasta Łomży z dnia 4 stycznia 2021 r. zarządzam, co następuje:

§ 1. Powołuję Zespół ds. realizacji projektu „Rozwój usług elektronicznych w Mieście Łomża” w następującym składzie:

1. Karol Łupiński - Koordynator Projektu (Wydział Informatyki)
2. Sławomir Dymko – Obsługa techniczna Projektu, Obsługa w zakresie zamówień publicznych (Wydział Informatyki)
3. Wioleta Chojnowska – Obsługa merytoryczna Projektu (Wydział Inwestycji, Rozwoju i Funduszy Zewnętrznych )
4. Joanna Fiedorowicz – Obsługa księgowa Projektu (Wydział Skarbu i Budżetu)
5. Katarzyna Mścichowska – Nadzór w zakresie zamówień publicznych (Biuro Zamówień Publicznych)

§ 2. Zadaniem zespołu jest współpraca w realizacji projektu „Rozwój usług elektronicznych w Mieście Łomża” oraz podejmowanie wszelkich działań zgodnie z Regulaminem konkursu w ramach naboru wniosków o dofinansowanie projektów ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020 Oś Priorytetowa XI Wspieranie odbudowy gospodarki regionu w związku z pandemią COVID-19, Działanie 11.1 Wspieranie odbudowy gospodarki regionu w związku z pandemią COVID-19, Typ projektu 2; Rozwój usług elektronicznych w administracji, umową o dofinansowanie oraz Wytycznymi Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Podlaskiego (IZ RPOWP), powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności zamówień publicznych, wiedzą i doświadczeniem.  

§ 3. Szczegółowy zakres zadań określa Załącznik do Zarządzenia.

§ 4. Nadzór nad wykonaniem Zarządzenia powierzam Andrzejowi Zdzisławowi Garlickiemu – Zastępcy Prezydenta Miasta.

§ 5. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Prezydent Miasta

Mariusz Chrzanowski

Załącznik
do Zarządzenia Nr 137/22
Prezydenta Miasta Łomża

Szczegółowy zakres zadań zespołu ds. realizacji projektu
„Rozwój usług elektronicznych w Mieście Łomża”

I. Zadania szczegółowe Zespołu:
1. Koordynator Projektu – K. Łupiński
1.1. Kierowanie, koordynacja i monitoring działań w zakresie realizacji Projektu.
1.2. Sprawowanie szczegółowego nadzoru i kontroli nad terminowym przebiegiem realizacji Projektu zgodnie z zawartą umową z wykonawcą oraz zgodnie z umową o dofinansowanie. W przypadku opóźnień w realizacji projektu informuje niezwłocznie o tym fakcie Obsługę merytoryczną Projektu.
1.3. Sprawowanie bezpośredniego nadzoru i kontroli w zakresie przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówienia publicznego.
1.4. Nadzorowanie uzgadniania harmonogramu rzeczowo-finansowego przedstawionego przez wykonawcę pod kątem przypisania zawartych tam wydatków do kategorii wydatków wynikających z postanowień umowy o dofinansowanie Projektu.
1.5. Stwierdzanie czy wydatek został wykonany zgodnie z zatwierdzonym harmonogramem rzeczowo-finansowym przedstawionym przez wykonawcę i podpisaną umową z wykonawcą, sprawowanie bieżącej kontroli dokumentów księgowych pod względem merytorycznym.
1.6. Występowanie z uzasadnieniem do Obsługi merytorycznej Projektu w zakresie dotyczącym wszelkich zmian w realizacji Projektu; w przypadku wystąpienia zmian mogą być one wykonane po uzyskaniu pozytywnej opinii IZ RPOWP oraz dokonanych zmianach w umowie o dofinansowanie (jeżeli zajdzie taka konieczność).
2. Obsługa techniczna Projektu – S.Dymko
2.1. Monitorowanie, kontrola i nadzór techniczny nad przebiegiem realizacji Projektu.
2.2. Obsługa techniczna Projektu w zakresie sprzętu i oprogramowania w okresie realizacji projektu jak i po jego zakończeniu.
2.3. Utrzymanie stabilności systemu i dostępności e-usług.
2.4. Eliminowanie błędów i awarii.
2.5. Rozwijanie systemu e-usług.
2.6. Dalsza integracja systemu z węzłem krajowym.
2.7. Aktualizacja Harmonogramu rzeczowo-finansowego Projektu.
2.8. Opisywanie merytoryczne dokumentów księgowych w zakresie dostaw i usług dotyczących wdrożenia elementów teleinformatycznych i zabezpieczających warunki środowiskowe i energetyczne do serwerowni w Projekcie.
2.9. Oznakowanie ww. dokumentacji zgodnie z Wytycznymi IZ.
2.10. Przygotowania i prowadzenie dokumentów, informacji i wyjaśnień dotyczących Projektu w całym okresie trwania Projektu.
2.11. Współpraca z Obsługą w zakresie zamówień publicznych głównie w zakresie przygotowania specyfikacji warunków zamówienia.
3. Obsługa merytoryczna Projektu – W. Chojnowska
3.1. Sprawowanie nadzoru nad przebiegiem realizacji Projektu zgodnie z umową o dofinansowanie i Wytycznymi IZ RPOWP.
3.2. Obsługa merytoryczna Projektu i rozliczanie.
3.3. Aktualizacja Harmonogramu rzeczowo-finansowego Projektu.
3.4. Opisywanie dokumentów księgowych zgodnie z kwalifikowalnością wydatków.
3.5. Oznakowanie ww. dokumentacji zgodnie z Wytycznymi IZ RPOWP.
3.6. Sporządzanie wniosków o płatność.
3.7. Przygotowywanie dokumentów do aneksów do umowy o dofinansowanie.
3.8. Monitorowanie przebiegu realizacji projektu zgodnie z ww. Harmonogramem.
3.9. Monitorowanie właściwego poziomu wskaźników: produktu, rezultatu wskazanych we wniosku o dofinansowanie.
3.10. Protokołowanie spotkań Zespołu.
3.11. Promocja projektu, archiwizowanie dokumentacji dotyczącej promowania przedsięwzięcia.
3.12. Prowadzenie dokumentacji związanej z realizacją projektu.
3.13. Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów zgonie z umową o dofinansowanie.
3.14. Przygotowywanie projektów Zarządzeń Prezydenta Miasta, koniecznych do realizacji projektu związanych z zakresem wykonywanych zadań.
3.15. Sporządzanie Projektów Uchwał Rady Miasta na potrzeby realizacji projektu.
3.16. Prowadzenie bieżącej korespondencji z IZ RPOWP w zakresie dokumentowania przebiegu realizacji projektu.
3.17. Występowanie na wniosek Koordynatora Projektu z uzasadnieniem do IZ RPOWP o wyrażenie zgody na wszelkie zmiany w trakcie realizacji Projektu.
3.18. Prowadzenie monitoringu i sprawozdawczości w ramach projektu w całym okresie trwałości.
4. Obsługa księgowa Projektu – J Fiedorowicz
4.1. Opracowanie procedur.
4.2. Prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej dla Projektu w jednostce.
4.3. Kontrola pod względem formalno-rachunkowym dokumentów księgowych.
4.4. Przechowywanie oryginałów dokumentów księgowych.
4.5. Monitorowanie terminowości ponoszonych w projekcie wydatków zgodnie z umową o dofinansowanie.
4.6. Rozliczanie finansowe, księgowanie zgodnie z planem kont dla Projektu.
4.7. Prowadzenie sprawozdawczości finansowej Rb 28S – w zakresie Projektu.
5. Nadzór w zakresie zamówień publicznych – K. Mścichowska
5.1. Nadzór prac zespołu w zakresie ustawy Prawo zamówień publicznych.
5.2. Weryfikacja poprawności przeprowadzenia postępowań zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych, Zarządzeniem nr 91/15 Prezydenta Miasta Łomża z dnia 27 Marca 2015 r. w sprawie trybu postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych w Urzędzie Miejskim w Łomży i jednostkach organizacyjnych Miasta Łomża, zmianą dokonaną Zarządzeniem Nr 268/20 z dnia 05 października 2020r.
5.3. Udział w pracach komisji przetargowej.
6. Obsługa w zakresie zamówień publicznych – S. Dymko
6.1. Przygotowanie i przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych związanych z realizacją projektu zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych, Zarządzeniem nr 91/15 Prezydenta Miasta Łomża z dnia 27 marca 2015 r. w sprawie trybu postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych w Urzędzie Miejskim w Łomży i jednostkach organizacyjnych Miasta Łomża, zmianą dokonaną Zarządzeniem Nr 268/20 z dnia 05 października 2020r. oraz z obowiązującymi wytycznymi.
6.2. Przeprowadzenie czynności związanych z podpisaniem umów z Wykonawcami.
II. Pozostałe obowiązki członków Zespołu:
1. Każdy członek Zespołu zobowiązany jest do uczestnictwa w spotkaniach Zespołu, o których został poinformowany. W przypadku braku możliwości uczestnictwa w spotkaniu konieczne jest poinformowanie organizującego spotkanie o tym fakcie i wyznaczenie osoby pełniącej zastępstwo w danym okresie.
2. Członkowie Zespołu mają obowiązek współpracowania z osobami spoza Zespołu, jeżeli zakres ich obowiązków tego wymaga.
3. Naczelnicy Wydziałów/Kierownicy Biur zobowiązani są umożliwić osobom powołanym do prac w Zespole realizację zadań wynikających z niniejszego Zarządzenia w czasie godzin pracy.
4. Każdy członek Zespołu może wnioskować o zorganizowanie spotkania dot. realizacji Projektu. Organizujący spotkanie odpowiada za udokumentowanie ustaleń dokonanych w trakcie spotkania i przekazuje stosowny protokół w terminie 5 dni od dnia spotkania osobom obecnym na spotkaniu oraz Koordynatorowi.
5. Każdy członek Zespołu ma obowiązek śledzić realizację poszczególnych etapów Projektu, a w przypadku wykrycia nieprawidłowości w jego realizacji należy poinformować o tym Koordynatora Projektu i zaproponować działania korygujące.
6. Każdy członek Zespołu odpowiada indywidualnie za zwłokę w realizacji Projektu będącą wynikiem nieterminowego wykonania nałożonych na niego obowiązków.
7. Wszyscy członkowie Zespołu są zobowiązani do przekazywania na potrzeby IZ RPOWP (w formie pisemnej) niezbędnych informacji z przeprowadzonych działań, które niniejszym zarządzeniem zostały im przypisane.
8. Każdy członek Zespołu ma obowiązek przechowywania i archiwizowania dokumentacji związanej z realizacją Projektu.
9. Każdy członek Zespołu, w zakresie czynności mu powierzonych, ma obowiązek przestrzegania właściwych wytycznych IZ RPOWP oraz wytycznych Ministerialnych obowiązujących w chwili podpisania umowy o dofinansowanie oraz ich aktualizacji.
10. Każdy członek Zespołu zobowiązuje się poddać kontroli i audytowi w zakresie prawidłowości realizacji Projektu dokonywanej przez IZ RPOWP oraz inne podmioty uprawnione do ich przeprowadzenia w zakresie czynności mu powierzonych.
III. Osoby wiodące wyznaczone do kontaktów w ramach niniejszego projektu:
1. Wydział Inwestycji, Rozwoju i Funduszy Zewnętrznych - W. Chojnowska
2. Wydział Informatyki – K. Łupiński

W przypadkach nieuregulowanych w niniejszym załączniku stosuje się odpowiednio zapisy Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Łomży oraz właściwe przepisy polskiego prawa.