Zarządzenie Nr 58/22

z dnia: 28 lutego

w sprawie: ogłoszenia otwartego konkursu ofert na powierzenie realizacji zadania publicznego w sferze turystyki i rekreacji w 2022 roku

Na podstawie art. 11 ust. 2 i art. 13 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1057, z 2021 r. poz. 1038, 1243,1535, 2490), art. 221 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 305, 1236, 1535, 1773, 1927, 1981, 2054,2270), Uchwały nr 435/XLVI/21 Rady Miejskiej Łomży z dnia 15 listopada 2021 r. w sprawie uchwalenia Rocznego Programu Współpracy Miasta Łomży z Organizacjami Pozarządowymi oraz podmiotami, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie na 2022 rok (Dz. Urz. Woj. Podlaskiego z 17 listopada 2021 r., poz. 4411) uchwały nr 451/XLIX/22 Rady Miejskiej Łomży z dnia 19 stycznia 2022 r. w sprawie uchwalenia budżetu Miasta Łomża na rok 2022, zarządzam, zarządzam, co następuje:

§ 1. Ogłaszam otwarty konkurs ofert na powierzenie realizacji zadania publicznego Miasta Łomża organizacjom pozarządowym i innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, p.n. „Prowadzenie Punktu Informacji Turystycznej w Łomży”.

§ 2. Szczegółowe zasady konkursu określa Regulamin, stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego Zarządzenia.

§ 3. Wykonanie Zarządzenia powierza się Naczelnikowi Wydziału Kultury, Sportu i Inicjatyw Społecznych.

§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Załącznik nr 1

do Zarządzenia Nr 58/22/2022

Prezydenta Miasta Łomża

z dnia 28 lutego 2022 r.

Regulamin otwartego konkursu ofert na powierzenie realizacji zadania publicznego w 2022 r.

NAZWA ZADANIA

Prowadzenie Punktu Informacji Turystycznej (PIT) w Łomży

Maksymalna wysokość środków publicznych przeznaczonych na realizację wyżej wymienionego zadania wynosi 70 000,00 zł (słownie: siedemdziesiąt tysięcy złotych)

Zadanie będzie realizowane w budynku Hali Kultury, Stary Rynek 6. Pomieszczenie to zostanie udostępnione oferentowi na podstawie umowy użyczenia wraz z niezbędnym wyposażeniem: meble i sprzęt komputerowy.

Zainteresowani oferenci mogą dokonać bezpośredniej wizji lokalu po wcześniejszym ustaleniu terminu pod numerem telefonu 86 215 68 87.

Miasto Łomża pokryje koszty eksploatacyjne związane z realizacją zadania: centralnego ogrzewania, wody, ścieków, energii elektrycznej, telefonu, usług internetowych, ubezpieczenia budynku, konserwacji budynku, remontów wewnątrz budynku, sprzątania oraz zapłaci należne podatki od nieruchomości.

ZAKRES ZADAŃ OFERENTA W ZAKRESIE REALIZACJI ZADANIA:

Prowadzenie PIT w Łomży w terminie od daty zawarcia umowy do 31 grudnia 2022 r., z czasem pracy dostosowanym do wskazań: 6 dni w tygodniu minimum przez 8 godzin na dobę, w tym co najmniej 2 dni w tygodniu w godzinach popołudniowych (tj. do 19.00). Czas pracy należy uzgodnić z Wydziałem Kultury i Sportu i Inicjatyw Społecznych.
Zapewnienie kompleksowej obsługi ruchu turystycznego w zakresie udzielania informacji o Łomży i okolicach, poprzez zatrudnienie kadry posiadającej:

1) wiedzę z zakresu historii, przyrody i geografii Łomży oraz regionu,

2) znajomość języka angielskiego na poziomie średnio zaawansowanym, mile widziana znajomość drugiego języka obcego na poziomie komunikatywnym,

3) umiejętność organizacji pracy własnej, a także dobrej znajomości pakietu MS Office i sprawność obsługi sprzętu biurowego.

Udzielanie aktualnych i kompleksowych informacji na temat: atrakcji, produktów i szlaków turystycznych przebiegających przez miasto i region, oferty kulturalnej proponowanej przez Halę Kultury, jak również inne instytucje kultury z terenu miasta, regionu, jak i ponadregionalne a także miejskiej bazy sportowo-rekreacyjnej, informacji o połączeniach autobusowych oraz komunikacji miejskiej.
Prowadzenie i aktualizacja bazy: noclegowej, gastronomicznej, z zakresu turystyki aktywnej obejmującej szlaki piesze, rowerowe, kajakowe, adresów organizatorów spływów kajakowych, wycieczek rowerowych, adresów wypożyczalni rowerów, kajaków, wycieczek i rajdów rowerowych, pieszych, spływów kajakowych.
Bezpłatna dystrybucja wśród turystów wydawnictw, materiałów turystycznych, ulotek informujących o imprezach organizowanych przez miasto Łomża, miejskie instytucje kultury i sportu oraz pozyskanych od innych podmiotów z branży okołoturystycznej.
Opracowywanie i druk materiałów wydawniczych prezentujących potencjał Łomży, (także w językach obcych), m.in. oferta jednodniowych i weekendowych wycieczek, oferta zwiedzania dla grup zorganizowanych, plan miasta, etc. Oferent jest zobowiązany do konsultacji treści, szaty graficznej, nakładów oraz parametrów technicznych wydawnictw z Wydziałem Kultury, Sportu i Inicjatyw Społecznych. Kwota przeznaczona na materiały wydawnicze w zestawieniu kosztów realizacji zadania nie może być niższa niż 10.000,00 zł.
Aktualizowanie zakładki poświęconej turystyce na stronie internetowej www.lomza.pl, we współpracy z administratorem strony.
Oferent jest zobowiązany do utrzymania PIT w sieci Polskiego Systemu Informacji Turystycznej.
Współpraca z Punktami i Centrami Informacji Turystycznej działającymi na terenie województwa podlaskiego w celu wymiany informacji oraz pozyskiwania i wymiany wydawnictw turystycznych.
W porozumieniu z Wydziałem Kultury i Sportu i Inicjatyw Społecznych, zorganizowanie stoisk informacyjno-promocyjnych Łomży podczas imprez plenerowych odbywających się w Łomży.
Zorganizowanie w Hali Kultury min. 2 spotkań o tematyce związanej z turystyką oraz wykorzystywanie hali na inne działania związane z działalnością turystyczną.
Ankietowanie turystów krajowych i zagranicznych korzystających z usług PIT w Łomży (treść ankiet w języku polskim i językach obcych należy uzgodnić z Wydziałem Kultury i Sportu i Inicjatyw Społecznych).
Sporządzanie miesięcznych raportów z działalności PIT w Łomży.
Określa się następujący cel realizacji zadania publicznego:

Głównym celem realizowanego zadania jest obsługa ruchu turystycznego w zakresie udzielania informacji turystycznej o Łomży i regionie. Udzielana informacja turystyczna powinna być kompleksowa, aktualna rzetelna i obiektywna.

Oczekiwane rezultaty zadania publicznego:

- liczba turystów indywidualnych obsłużonych stacjonarnie przez pracowników PIT - min. 1000 osób w terminie do dnia 31.12.2022 r.

- liczba turystów indywidualnych obsłużonych za pomocą narzędzi teleinformatycznych przez pracowników PIT - min. 50 osób w terminie do dnia 31.12.2022 r.

- liczba grup zorganizowanych obsłużonych przez pracowników PIT - min. 10 grup w terminie do dnia 31.12.2022 r.

- sporządzenie miesięcznych raportów działalności PIT - wykonanie 8 raportów w terminie do dnia 31.12.2022 r.

- pozyskanie ankiet od turystów - pozyskanie min. 10 ankiet od turystów krajowych i min. 5 ankiet od turystów zagranicznych w terminie do dnia 31.12.2022 r.

- wydanie – min. 3 nakłady wydawnicze w terminie do dnia 31.12.2022 r.

Zapewnienie środków ochrony osobistej turystom odwiedzającym PIT na podstawie obowiązujących w Polsce obostrzeń związanych z zagrożeniem epidemicznym, zgodnie z wytycznymi i zaleceniami Ministerstwa Zdrowia, Głównego Inspektora Sanitarnego i innych właściwych służb i organów.
Nie dopuszcza się możliwości prowadzenia działalności komercyjnej w PIT.

ZASADY PRZYZNAWANIA DOTACJI

Przyznanie dotacji na realizację zadania, następuje na zasadzie powierzenia wykonania zadania publicznego, o którym mówi art. 11 ust. 2 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1057, z 2021 r. poz. 1038, 1243,1535, 2490).
Podmiotami uprawnionymi do udziału w konkursie są organizacje w rozumieniu art. 3 ust. 2 i 3 ustawyz dnia 24 kwietnia 2003 r.o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1057, z 2021 r. poz. 1038, 1243,1535, 2490), w szczególności z siedzibą w Łomży i działające na rzecz Miasta Łomża.
Organizacje składające ofertę powinny w szczególności spełniać następujące warunki:

1) prowadzić działalność statutową w dziedzinie objętej konkursem,

2) posiadać doświadczenie, odpowiednią kadrę i inne zasoby pozwalające na samodzielną realizację zadania,

3) zapewnić wysoką jakość wykonania danego zadania.

Dwa podmioty lub więcej mogą złożyć ofertę wspólną; oferta wspólna wskazuje, jakie działania w ramach realizacji zadania publicznego będą wykonywać poszczególne podmioty i sposób reprezentacji podmiotów wobec organu administracji publicznej.
Dotacja na realizację zadania publicznego w zakresie prowadzenie PIT w Łomży może być wykorzystana w szczególności na:

1) koszty osobowe: wynagrodzenia kadry,

2) koszty administracyjne, w tym koszty obsługi technicznej, księgowej, prawnej,

3) koszty wydawnicze,

4) koszty związane z realizacją działań podejmowanych w ramach prowadzenia PIT.

W kalkulacji przewidywanych kosztów realizacji zadania należy uwzględnić koszty, które będą miały potwierdzenie w dokumentach księgowych oferenta (umowy, faktury, rachunki) oraz wycenę pracy wolontariuszy potwierdzoną zawartymi umowami/porozumieniami lub oświadczeniami złożonymi przez te osoby.
Dofinansowanie z dotacji kosztów obsługi zadania publicznego, w tym kosztów administracyjnych obejmujących: usługi księgowe, prawnicze, koordynację projektu, zakup materiałów biurowych dotyczących zadania, nie może przekroczyć 15% kosztów całkowitych jego realizacji.
Dotacja na realizację zadania publicznego w zakresie prowadzenie PIT w Łomży nie może być wykorzystana na:

1) koszty stałe podmiotów, w tym: wynagrodzenia osobowe, ubezpieczenia, utrzymanie i wyposażenie biura, czynsz za wynajem lokalu, podatki, cła, opłaty skarbowe,

2) zobowiązania powstałe przed datą zawarcia umowy o udzielenie dotacji oraz po dacie zakończenia zadania,

3) opłaty leasingowe oraz zobowiązania z tytułu otrzymanych kredytów,

4) nabycie lub dzierżawę gruntów,

5) prace budowlane w tym budowę nowych obiektów budowlanych,

6) zakup obiektów budowlanych,

7) zakup lub wytworzenie we własnym zakresie środków trwałych,

8) działalność gospodarczą i polityczną.

Oferent zobowiązany jest do podania w dziale III, pkt. 5 dodatkowych informacji dotyczących rezultatów realizacji zadania publicznego (tj. zakładanych rezultatów zadania publicznego, planowanego poziomu osiągnięcia rezultatów – wartości docelowej, sposobu monitorowania rezultatów/źródeł informacji o osiągnięciu wskaźnika).
Zadanie zostanie uznane za zrealizowane, jeżeli oferent osiągnie, co najmniej 80% założonych w ofercie rezultatów.
W trakcie realizacji zadania publicznegodopuszcza się dokonywanie przesunięć pomiędzy poszczególnymi pozycjami kosztów określonymi w kalkulacji przewidzianych kosztów zadania publicznego, w wysokości do 20% (zmiany powyżej 20% wymagają zawarcia aneksu do umowy).

TERMIN I WARUNKI REALIZACJI ZADANIA

Oferent zobowiązuje się do realizacji zadania na zasadach określonych
w umowie o powierzenie realizacji zadania publicznego.
Realizacja zadania powinna nastąpić w okresie od dnia zawarcia umowy do
31 grudnia 2022 r.
Zadanie, w zależności od jego charakteru, powinno w szczególności spełniać następujące warunki:

1) być przygotowane dla szerokiego grona odbiorców,

2) być nakierowane na podniesienie poziomu wiedzy, świadomości, odbiorców zadania,

3) powinno być zrealizowane z najwyższą starannością, zgodnie z warunkami określonymi w ofercie oraz w umowie.

W przypadku wykorzystania dotacji niezgodnie z umową, środki finansowe podlegają niezwłocznemu zwrotowi.
Oferent zobowiązany jest do:

1) dostarczenia, na wezwanie Zleceniodawcy, oryginałów dokumentów (faktur, rachunków, list płac, umów), celem kontroli prawidłowości wydatkowania dofinansowania oraz kontroli prowadzenia właściwej dokumentacji z nią związanej; kontrola, o której mowa wyżej, nie ogranicza prawa do kontroli całości realizowanego zadania pod względem finansowym i merytorycznym,

2) sporządzania i składania sprawozdań z wykonania zadania publicznego w terminie określonym w umowie wg wzoru określonego w załączniku do Rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r., poz. 2057).

3) złożenia, wraz z ofertą realizacji zadania publicznego, informacji o zapewnieniu w trakcie realizacji zadania dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (wzór informacji stanowi Załącznik nr 1 do regulaminu). Informację należy wypełnić, podpisać przez osoby upoważnione (zgodnie z KRS lub inną ewidencją) i jego skan załączyć do oferty w systemie Witkac.pl

4) informowania opinii publicznej o otrzymanej dotacji ze środków budżetu Miasta Łomża na każdym etapie realizacji zadania. Oferent zobowiązany jest do stosowania na materiałach promocyjnych, informacyjnych i edukacyjnych logotypu, którego wzór stanowi Załącznik nr 2 z informacją, że zadanie publiczne finansowane jest ze środków budżetu Miasta Łomża oraz używania na profilach społecznościowych #zasmakujwłomży.

5) dostosowania oferty do obowiązujących w Polsce obostrzeń związanych z zagrożeniem epidemicznym, w szczególności śledzenia komunikatów, wytycznych i zaleceń Ministerstwa Zdrowia, Głównego Inspektora Sanitarnego oraz innych właściwych służb i organów.

SKŁADANIE OFERT

Ofertę należy złożyć poprzez serwis Witkac.pl.
Formularz oferty jest zgodny z wzorem określonym w załączniku do Rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 2057).
Termin złożenia ofert: elektronicznie w systemie Witkac.pl: do dnia 21.03.2021 r. do godz. 15.30.
Po wypełnieniu elektronicznego formularza oferty należy wydrukować potwierdzenie złożenia oferty, podpisać przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w sprawach majątkowych (zgodnie z dokumentem KRS/ewidencją) i przekazać niezwłocznie (ale nie później niż w terminie 3 dni) w formie papierowej osobiście lub drogą pocztową do Urzędu Miejskiego w Łomży, Stary Rynek 14 (Punkt Obsługi Mieszkańców, parter) lub przesłać na adres: Urząd Miejski w Łomży, Stary Rynek 14, 18-400 Łomża (decyduje data stempla pocztowego). Podpis powinien być czytelny lub towarzyszyć mu powinna pieczęć imienna.

TRYB I TERMIN DOKONYWANIA WYBORU OFERT

Złożone oferty podlegają ocenie formalnej przez pracownika Wydziału Kultury, Sportu i Inicjatyw Społecznych Urzędu Miejskiego w Łomży, zgodnie z kryteriami zawartymi w karcie oceny formalnej stanowiącej Załącznik Nr 3 do niniejszego Regulaminu.
Do oceny merytorycznej złożonych ofert Prezydent Miasta Łomża powoła komisję konkursową.
W skład komisji konkursowej wejdzie trzech przedstawicieli Prezydenta Miasta Łomża oraz minimum trzy osoby wskazane przez organizacje pozarządowe lub podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r.
o działalności pożytku publicznego i wolontariacie (Dz. U. z 2020 r., poz. 1057, z 2021 r., poz. 1038, 1243, 1535), z wyłączeniem osób wskazanych przez organizacje pozarządowe biorące udział w konkursie.
Komisja dokonuje oceny merytorycznej według kryteriów wskazanych w art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego
i wolontariacie (Dz. U. z 2020 r., poz. 1057, z 2021 r., poz. 1038, 1243, 1535), zawartych w karcie oceny merytorycznej stanowiącej Załącznik Nr 4 do niniejszego Regulaminu.
Komisja konkursowa sporządza protokół wraz z listą rekomendacyjną złożonych ofert i proponowaną kwotą dotacji, którą przedstawia Prezydentowi Łomży.
Dopuszcza się możliwość udzielenia dotacji w kwocie niższej niż wnioskowana w ofercie. W takim przypadku konieczne jest dokonanie aktualizacji poszczególnych działań/harmonogramu/kosztorysu w celu doprecyzowania warunków zakresu realizacji zadania.

WYBÓR OFERT

Ostatecznego wyboru najkorzystniejszych ofert wraz z decyzją o wysokości kwoty przyznanej dotacji dokonuje Prezydent Miasta Łomża w formie zarządzenia.
Wysokość dotacji może być niższa niż wnioskowana w ofercie. W takim przypadku oferent otrzymuje informację o konieczności aktualizacji oferty w zakresie wskazanym przez organizatora konkursu.
Zaktualizowaną ofertę należy złożyć do organizatora konkursu poprzez serwis Witkac.pl oraz wydrukować, podpisać i dostarczyć potwierdzenie złożenia poprawionej oferty do Urzędu Miejskiego w Łomży, Stary Rynek 14 (Punkt Obsługi Mieszkańców, parter) lub przesłać na adres Urząd Miejski w Łomży, Stary Rynek 14, 18-400 Łomża (decyduje data stempla pocztowego).
Termin złożenia zaktualizowanej oferty i potwierdzenia złożenia aktualizacji: w ciągu 14 dni od dnia uzyskania informacji o konieczności zaktualizowania ofertyw godzinach pracy Urzędu Miejskiego w Łomży. Niezłożenie aktualizacji w terminie oznacza rezygnację z dotacji.
Oferent może zrezygnować z dotacji, oświadczając o tym pisemnie w ciągu 14 dniod dnia powiadomienia o wysokości przyznanej dotacji; w szczególnie uzasadnionych przypadkach oświadczenie to można złożyć po terminie wymienionym wyżej. Oświadczenie powinno być skierowane do Prezydenta Miasta Łomża i zawierać: nazwę zadania, pieczęć oferenta oraz podpisy osób uprawnionych do składania oświadczenia woli w imieniu oferenta.
Podmioty, których oferty zostały wybrane, celem zawarcia umowy o realizację zadania publicznego przedkładają następujące informacje:

1) dane osób uprawnionych do podpisania umowy, tj. imię i nazwisko osoby/osób, nr PESEL,

2) dane osoby odpowiedzialnej ze strony oferenta za koordynację realizacji umowy, tj. imię i nazwisko osoby oraz numer telefonu kontaktowego,

3) w przypadku oferty wspólnej – umowę zawartą między partnerami określającą zakres ich świadczeń składających się na realizację zadania publicznego,

4) nr rachunku bankowego.

INNE INFORMACJE

Na stronie internetowej www.lomza.pl w zakładce Organizacje pozarządowe opublikowane zostały „Zasady przyznawania i rozliczania dotacji z budżetu Miasta Łomży – poradnik dla organizacji pozarządowych”.

OGŁOSZENIE KONKURSU ZAMIESZCZA SIĘ: