Zarządzenie Nr 4/22
Na podstawie art. 30 ust. 1, art. 33 ust. 1, 3 i 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2021 r. poz. 1372, 1834)w związku z art. 83 ust. 1 ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2021 r. poz. 1132, 1163 i 1535) zarządzam, co następuje:
§ 1. 1. Wprowadzam „Instrukcję postępowania na wypadek sytuacji podejrzenia popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu”, stanowiącą załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia, zwaną dalej „Instrukcją”.
2. Zobowiązuję pracowników Urzędu Miejskiego w Łomży oraz kierowników miejskich jednostek organizacyjnych do zapoznania się i bezwzględnego stosowania przepisów ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu oraz Instrukcji.
3. Pracownicy Urzędu Miejskiego w Łomży oraz kierownicy miejskich jednostek organizacyjnych zobowiązani są do podpisania oświadczenia o zapoznaniu się z treścią dokumentów wymienionych
w ust. 2. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia. Oświadczenie to załącza się do akt osobowych pracownika.
§ 2. 1. Osobą odpowiedzialną za współpracę z Generalnym Inspektorem Informacji Finansowej w zakresie wszystkich spraw związanych z realizacją zadań dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu jest główny specjalista ds. kontroli w Biurze Audytu i Kontroli Urzędu Miejskiego w Łomży zwany dalej Koordynatorem.
2. Podczas nieobecności Koordynatora zastępstwo pełni, zgodnie z zakresem obowiązków, wyznaczony pracownik ds. kontroli w Biurze Audytu i Kontroli Urzędu Miejskiego w Łomży.
§ 3. Zobowiązuję kierowników komórek organizacyjnych Urzędu Miejskiego w Łomży oraz kierowników miejskich jednostek organizacyjnych do współpracy z Koordynatorem w zakresie:
1) przygotowywania Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej informacji i dokumentów mogących mieć wpływ na krajową ocenę ryzyka oraz niezbędnych do realizacji zadań w zakresie zapobiegania przestępstwom prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu;
2) przygotowywania informacji o sposobie wykorzystania zaleceń zawartych w Strategii przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, o której mowa w art. 31 ustawy z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
§ 4. 1. Wykonanie zarządzenia powierzam kierownikom komórek organizacyjnych Urzędu Miejskiego w Łomży, kierownikom miejskich jednostek organizacyjnych oraz Koordynatorowi.
2. Nadzór nad realizacją Zarządzenia powierzam Audytorowi Urzędu Miejskiego w Łomży.
§ 5. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
PREZYDENT MIASTA
dr Mariusz Chrzanowski
Załącznik Nr 1
do Zarządzenia Nr 4/ 22
Prezydenta Miasta Łomża
z dnia 10 stycznia 2022 r.
Instrukcja postępowania na wypadek sytuacji podejrzenia popełnienia przestępstwa
prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu
§ 1. Przez użyte w niniejszej Instrukcji określenia rozumie się:
1) ustawa – ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
2) Kodeks karny – ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny;
3) GIIF – Generalny Inspektor Informacji Finansowej;
4) jednostka – miejskie jednostki organizacyjne Miasta Łomży, w tym Urząd Miejski w Łomży;
5) jednostka współpracująca – organy, o których mowa w art. 2 ust. 2 pkt 8 ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
6) transakcja – czynność prawna lub faktyczna, której definicja określona jest w art. 2 ust. 2 pkt 21 ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
7) pranie pieniędzy – czyn określony w art. 299 Kodeksu karnego;
8) finansowanie terroryzmu – czyn określony w art. 165a Kodeksu karnego.
§ 2. Pracownicy jednostki w trakcie wykonywania obowiązków służbowych obowiązani są do zwracania szczególnej uwagi na:
1) nietypowe transakcje związane z nabyciem majątku komunalnego;
2) umowy i transakcje związane z wykonywaniem przez inne podmioty zadań publicznych, realizowane na warunkach odbiegających od istniejących standardów;
3) nietypowe zachowania i czynności podejmowane przez uczestników postępowania
o udzielenie zamówienia publicznego, polegające między innymi na oferowaniu przez nich warunków wykonania zamówienia w sposób rażąco odbiegający od oferowanych przez innych wykonawców;
4) przypadki dokonywania nadpłat (np. podatków i innych opłat) lub wpłat nienależnych jednostce i ewentualnego ich wycofania;
5) dokonywanie wpłat należności gotówką w ratach (kilkakrotnie), w tym samym dniu;
6) dokonywanie wpłat znacznych kwot gotówkowych (np. z tytułu nabycia mienia komunalnego);
7) udział nadzorowanych jednostek organizacyjnych miasta w nietypowych przedsięwzięciach, szczególnie finansowanych z udziałem kapitału zagranicznego;
8) transakcje, w których występują symptomy wskazujące na możliwość wprowadzania do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzącychz nielegalnych lub nieujawnionych źródeł.
§ 3. Zobowiązuje się wszystkich pracowników jednostki do:
1) dokonywania analizy i oceny realizowanych transakcji w rozumieniu § 2 niniejszej Instrukcji,
w których występują symptomy wskazujące na możliwość wprowadzenia do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł, prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu;
2) sporządzania kopii dokumentów dotyczących transakcji, co do których zachodzi podejrzenie, że mają one związek z popełnieniem przestępstw, o których mowa w art. 165a lub art. 299 Kodeksu karnego;
3) zbierania dostępnych informacji o osobach przeprowadzających te transakcje, zgodnie z art. 36 ustawy;
4) przekazywania bezpośredniemu przełożonemu, a następnie Koordynatorowi informacji w formie notatki służbowej dotyczącej opisu budzących podejrzenia transakcji wraz z uzasadnieniem, podanie okoliczności wskazanych w art. 83 ust. 1 ustawy oraz wskazanie istnienia uzasadnionej potrzeby powiadomienia o tym GIIF. Wzór notatki stanowi załącznik
nr 1 do niniejszej Instrukcji;
5) sporządzenia i dołączenia do notatki o której mowa w pkt 4, projektu powiadomienia wraz z dokumentacją, o której mowa w pkt 2 i 3. Wzór powiadomienia, o którym mowa powyżej oraz sposób przekazania do GIIF informacji o podejrzeniu popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowaniu terroryzmu zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 11 stycznia 2019 r. w sprawie informacji o wwożonych lub wywożonych środkach pieniężnych, krajowych środkach płatniczych i wartościach dewizowych (Dz. U. poz. 64) stanowi załącznik nr 3 do niniejszej Instrukcji.
§ 4. 1. Koordynator, uznając zasadność podjęcia działań z własnej inicjatywy lub wskutek wniosku pracownika jednostki, przedstawia Prezydentowi Miasta do akceptacji projekt powiadomienia GIIF.
2. W przypadku braku przesłanek do powiadomienia GIIF Koordynator sporządza uzasadnienie swojego stanowiska i przedstawia je Prezydentowi Miasta Łomża do akceptacji.
3. Kopia powiadomienia wraz z odpowiednią dokumentacją jest przechowywana w sposób uniemożliwiający nieuprawniony do niej dostęp i udostępniania jest wyłącznie osobom wymienionym w ust. 5 oraz innym osobom upoważnionym przez Prezydenta Miasta Łomża.
4. Podpisane przez Prezydenta Miasta Łomża powiadomienie Koordynator wpisuje do Rejestru powiadomień GIIF. Wzór Rejestru powiadomień GIIF stanowi załącznik nr 2 do niniejszej Instrukcji.
5. Dostęp do Rejestru powiadomień GIIF oraz dokumentów wymienionych w ust. 3 mają Prezydent Miasta Łomża oraz Zastępcy Prezydenta, Sekretarz i Skarbnik Miasta Łomża.
§ 5. Do obowiązków Koordynatora należy w szczególności:
1) nadzór nad przestrzeganiem zasad zawartych w niniejszej Instrukcji oraz przedstawianie propozycji jej aktualizacji;
2) okresowa analiza zapisów rejestru powiadomień GIIF o podejrzeniach prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu w celu ustalenia ich wzajemnych powiązań oraz przedstawianie Prezydentowi Miasta Łomża raportu za rok poprzedni w terminie do 31 stycznia następnego roku;
3) prowadzenie rejestru powiadomień GIIF;
4) gromadzenie i archiwizowanie kopii powiadomień oraz ich projektów wraz z dokumentacją będącą podstawą do sporządzenia powiadomienia GIF;
5) przygotowywanie Prezydentowi Miasta Łomża, jako jednostce współpracującej z GIIF projektów korespondencji, w tym informacji, sprawozdań i dokumentów.
§ 6. Na wniosek Koordynatora kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu Miejskiego w Łomży oraz kierownicy miejskich jednostek organizacyjnych przekazują, w granicach swoich kompetencji:
1) pisemną informację lub dokumenty mogące mieć wpływ na krajową ocenę ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu w terminie wskazanym przez GIIF;
2) pisemną informację o sposobie wykorzystania zaleceń zawartych w Strategii przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, o której mowa w art. 31 ustawy.
Załącznik Nr 2
do Zarządzenia Nr 4/ 22
Prezydenta Miasta Łomża
z dnia 10 stycznia 2022 r.
……………………………………………………..
(imię i nazwisko pracownika)
………………………………………….………….
(stanowisko)
…………………………………………………….
(nazwa jednostki)
OŚWIADCZENIE
Niniejszym oświadczam, że zapoznałam/em się z treścią „Instrukcji postępowania na wypadek sytuacji podejrzenia popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu” i zobowiązuję się do przestrzegania zasad w niej określonych oraz zobowiązuję się postępować zgodnie z jej postanowieniami.
Ponadto zobowiązuję się do zapoznania i przestrzegania przepisów ustawy z dnia 1 marca 2018 r.
o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
Łomża, dnia …………………..…….. …………………………………………………
(czytelny podpis pracownika)
Załącznik nr 1
do Instrukcji postępowania na wypadek sytuacji
podejrzenia popełnienia przestępstwa
prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu
Łomża, dnia …………………………
NOTATKA SŁUŻBOWA
o podejrzeniu zaistnienia sytuacji wymagającej powiadomienia
Generalnego Inspektora Informacji Finansowej
1. Posiadane dane osób fizycznych, pozostających w związku z okolicznościami mogącymi wskazywać na podejrzenie popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu:
1) imię i nazwisko ………………………………………………………….….…..……...;
2) obywatelstwo ……………………………………………………….…….…...….……;
3) numer PESEL lub datę urodzenia – w przypadku, gdy nie nadano numeru PESEL oraz państwo urodzenia ………………………………………….….…………………….;
4) serię i nr dokumentu potwierdzającego tożsamość osoby ………….………………….;
5) adres zamieszkania – w przypadku posiadania tej informacji ……………….………;
6) nazwę (firmy), (NIP) oraz adres głównego miejsca wykonywania działalności gospodarczej – w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą ……………………………………… ;
2. Posiadane dane osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej pozostających w związku z okolicznościami mogącymi wskazać na podejrzenie popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu:
1) nazwa (firmy), forma organizacyjna, adres siedziby lub adres prowadzenia działalności ………………………………………………………………………..……;
2) NIP, a w przypadku braku takiego numeru – państwo rejestracji, rejestr handlowy oraz numer i data rejestracji …………………………………………………………………;
3) dane identyfikacyjne osoby reprezentującej osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej ……………………………………………….…..;
3. Opis okoliczności, wskazujących na podejrzenie popełnienia prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu:
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….……………………………………………………………
4. Uzasadnienie przekazania powiadomienia (tj. podanie powodów, dlaczego zawiadamiający uznał, że mogą one mieć związek z procedurą prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu):
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….…………………………………………………………………………………
……………………………………………
(czytelny podpis pracownika)
Załącznik nr 2
do Instrukcji postępowania na wypadek sytuacji
podejrzenia popełnienia przestępstwa
prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu
REJESTR POWIADOMIEŃ GIIF
Lp |
Imię i nazwisko osoby dokonującej zgłoszenia |
Data, miejsce transakcji |
Uczestnicy transakcji |
Opis treści dokumentów dotyczących transakcji |
Data przekazania Koordynatorowi |
Data przekazania Prezydentowi Miasta Łomża |
Decyzja Prezydenta Miasta Łomża |
Data wysłania powiadomienia do GIIF |
1. |
||||||||
2. |
||||||||
3. |
||||||||
4. |
||||||||
5. |
||||||||
6. |
Załącznik nr 3
do Instrukcji postępowania na wypadek sytuacji
podejrzenia popełnienia przestępstwa
prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu
Łomża, dnia …………………………
Generalny Inspektor Informacji Finansowej
Ministerstwo Finansów
ul. Świętokrzyska 12
00-916 Warszawa
POWIADOMIENIE
o zaistnieniu sytuacji podejrzenia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu
W związku z art. 83 ust. 2 ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2021 r. poz. 1132, 1163 i 1535) powiadamiam, że w niżej wymienionej jednostce organizacyjnej Miasta Łomża zaistniała sytuacja, której okoliczności wskazują na podejrzenie popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu:
……………………………………………………………………………………………………………………………………………..……………..
Nazwa komórki organizacyjnej Urzędu miejskiego w Łomży/jednostki organizacyjnej Miasta Łomża
I. Identyfikacja klienta
1. Posiadane dane osób fizycznych, pozostających w związku z okolicznościami mogącymi wskazywać na podejrzenie popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu:
1) imię i nazwisko ………………………………………………………….….…..……...;
2) obywatelstwo ……………………………………………………….…….…...….……;
3) numer PESEL lub datę urodzenia – w przypadku, gdy nie nadano numeru PESEL oraz państwo urodzenia ………………………………………….….…………………….;
4) serię i nr dokumentu potwierdzającego tożsamość osoby ………….………………….;
5) adres zamieszkania – w przypadku posiadania tej informacji ……………….………;
6) nazwę (firmy), (NIP) oraz adres głównego miejsca wykonywania działalności gospodarczej –
w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą ……………………………………… ;
2. Posiadane dane osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej pozostających w związku z okolicznościami mogącymi wskazać na podejrzenie popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu:
1) nazwa (firmy), forma organizacyjna, adres siedziby lub adres prowadzenia działalności ………………………………………………………………………..……;
2) NIP, a w przypadku braku takiego numeru – państwo rejestracji, rejestr handlowy oraz numer i data rejestracji …………………………………………………………………;
3) dane identyfikacyjne osoby reprezentującej osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej ……………………………………………….…..;
II. Opis okoliczności, wskazujących na podejrzenie popełnienia prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu:
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….……………………………………………………………
III. Uzasadnienie przekazania powiadomienia (podanie powodów, dlaczego zawiadamiający uznał, że mogą one mieć związek z procedurą prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu):
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….…………………………………………………………………………………
……………………………………………
(czytelny podpis pracownika)
...…...........................................................
pieczęć i podpis
kierownikakomórki organizacyjnej Urzędu Miejskiego w Łomży
/kierownika jednostki organizacyjnej Miasta Łomża
...…........................................................... .…......…......................................
pieczęć i podpis Koordynatora pieczęć i podpis Prezydenta Miasta
