Na podstawie art. 33 ust. 1 i 3, w zw. z art. 11a ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2021 r., poz. 1372) w zw. z § 30 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Łomży nadanego Zarządzeniem nr 101/19 Prezydenta Miasta Łomży z dnia 1 kwietnia 2019 r., zarządzam co następuje: 

§ 1. Powołuję Zespół ds. realizacji projektu pn. „Budowa bulwarów nad Narwią w Łomży (Etap II: Port Łomża - kąpielisko przy Moście Hubala, Etap III: most przy ul. Zjazd - istniejące bulwary)” w następującym składzie:

1. Lech Dobrowolski - Koordynator Projektu (Wydział Inwestycji, Rozwoju i Funduszy Zewnętrznych)
2. Paulina Gałązka – Nadzór w zakresie nabycia gruntów i wywłaszczenia nieruchomości (Wydział Gospodarowania Nieruchomościami)
3. Krzysztof Jarzyło - Obsługa w zakresie nabycia gruntów i wywłaszczenia nieruchomości (Wydział Gospodarowania Nieruchomościami)
4. Tomasz Brokowski - Obsługa w zakresie nabycia gruntów (Wydział Gospodarowania Nieruchomościami)
5. Anna Walczyk – Obsługa merytoryczna Projektu (Wydział Inwestycji, Rozwoju i Funduszy Zewnętrznych)
6. Edyta Duchnowska – Obsługa merytoryczna Projektu (Wydział Inwestycji, Rozwoju i Funduszy Zewnętrznych)
7. Joanna Fiedorowicz – Obsługa księgowa Projektu (Wydział Skarbu i Budżetu)
8. Katarzyna Mścichowska – Nadzór w zakresie zamówień publicznych (Biuro Zamówień Publicznych)
9. Anna Biała – Obsługa w zakresie zamówień publicznych (Biuro Zamówień Publicznych)
10. Elżbieta Stankiewicz - Obsługa w zakresie zamówień publicznych (Biuro Zamówień Publicznych)
11. Krzysztof Stalewski – Obsługa w zakresie zamówień publicznych (Wydział Inwestycji, Rozwoju i Funduszy Zewnętrznych)
12. Jarosław Sulkowski – Obsługa w zakresie zamówień publicznych (Wydział Inwestycji, Rozwoju i Funduszy Zewnętrznych)
13. Rafał Wróblewski – Nadzór inwestorski (Wydział Inwestycji, Rozwoju i Funduszy Zewnętrznych)
14. Grzegorz Perkowski – Nadzór inwestorski (Wydział Inwestycji, Rozwoju i Funduszy Zewnętrznych)
15. Marcin Bączek - Nadzór inwestorski (Wydział Inwestycji, Rozwoju i Funduszy Zewnętrznych)
16. Marek Sobieszuk - Nadzór inwestorski (Wydział Inwestycji, Rozwoju i Funduszy Zewnętrznych) 

§ 2. Zadaniem zespołu jest współpraca w realizacji projektu pn. „Budowa bulwarów nad Narwią      w Łomży (Etap II: Port Łomża - kąpielisko przy Moście Hubala, Etap III: most przy ul. Zjazd - istniejące bulwary)” realizowanego w ramach Rządowego Funduszu Polski Ład: Programu Inwestycji Strategicznych oraz podejmowanie wszelkich działań zgodnie z Uchwałą nr 84/2021 Rady Ministrów z dnia 1 lipca 2021 r. w sprawie ustanowienia Rządowego Funduszu Polski Ład: Programu Inwestycji Strategicznych,Regulaminem Rządowego Funduszu Polski Ład Program Inwestycji Strategicznych, Wstępną promesą inwestycyjną BGK oraz Promesą inwestycyjną BGK dotyczącymi dofinansowania inwestycji z Programu Rządowy Fundusz Polski Ład: Program Inwestycji Strategicznych udzielonymi przez Bank Gospodarstwa Krajowego dla przedmiotowego projektu oraz powszechnie obowiązującymi przepisami prawa w szczególności zamówień publicznych oraz prawa budowlanego, dokumentacją projektową, wiedzą i doświadczeniem technicznym.   

§ 3. Szczegółowy zakres zadań określa Załącznik do Zarządzenia. 

§ 4. Nadzór nad wykonaniem Zarządzenia powierzam Andrzejowi Zdzisławowi Garlickiemu – Zastępcy Prezydenta Miasta.

§ 5. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania

PREZYDENT MIASTA

dr Mariusz Chrzanowski

Załącznik do Zarządzenia Nr 328/21 Prezydenta Miasta Łomża

Szczegółowy zakres zadań zespołu ds. realizacji projektu

„Budowa bulwarów nad Narwią w Łomży (Etap II: Port Łomża - kąpielisko przy Moście Hubala, Etap III: most przy ul. Zjazd - istniejące bulwary)”

1. Zadania szczegółowe Zespołu:
2. Koordynator Projektu – L. Dobrowolski

1.1.  Kierowanie, koordynacja i monitoring działań w zakresie realizacji projektu.

1.2.  Sprawuje szczegółowy nadzór i kontrolę nad terminowym przebiegiem realizacji Projektu zgodnie z zawartą umową z wykonawcą oraz zgodnie z Uchwałą nr 84/2021 Rady Ministrów z dnia 1 lipca 2021 r. w sprawie ustanowienia Rządowego Funduszu Polski Ład: Programu Inwestycji Strategicznych,Regulaminem Rządowego Funduszu Polski Ład Program Inwestycji Strategicznych, Wstępną promesą inwestycyjną BGK oraz Promesą inwestycyjną BGK dotyczącymi dofinansowania inwestycji z Programu Rządowy Fundusz Polski Ład: Program Inwestycji Strategicznych udzielonymi przez Bank Gospodarstwa Krajowego (BGK) dla przedmiotowego projektu. W przypadku opóźnień w realizacji projektu informuje niezwłocznie o tym fakcie Obsługę merytoryczną Projektu.

1.3.  Nadzoruje uzgadnianie harmonogramu rzeczowo-finansowego przedstawionego przez wykonawcę robót pod kątem przypisania zawartych tam wydatków do kategorii wydatków wynikających z postanowień Promesy inwestycyjnej BGK.

1.4.  Stwierdza czy wydatek został wykonany zgodnie z zatwierdzonym harmonogramem rzeczowo-finansowym przedstawionym przez wykonawcę robót i podpisaną umową                z wykonawcą, sprawuje bieżącą kontrolę dokumentów księgowych pod względem merytorycznym.

1.5.  Występuje z uzasadnieniem do Obsługi merytorycznej Projektu w zakresie dotyczącym wszelkich zmian w realizacji Projektu – np. roboty dodatkowe, roboty zamienne, zmiany harmonogramu realizacji robót; w przypadku konieczności zrealizowania robót zamiennych mogą być one wykonane po uzyskaniu pozytywnej opinii BGK oraz dokonanych zmianach w Promesie inwestycyjnej BGK (jeżeli zajdzie taka konieczność).

2. Nadzór w zakresie nabycia gruntów i wywłaszczenia nieruchomości – P. Gałązka

2.1.  Sprawowanie nadzoru nad przebiegiem realizacji Projektu w zakresie nabycia gruntów    i wywłaszczenia nieruchomości niezbędnych do realizacji inwestycji zgodnie z Uchwałą nr 84/2021 Rady Ministrów z dnia 1 lipca 2021 r. w sprawie ustanowienia Rządowego Funduszu Polski Ład: Programu Inwestycji Strategicznych,Regulaminem Rządowego Funduszu Polski Ład Program Inwestycji Strategicznych, Wstępną promesą inwestycyjną BGK oraz Promesą inwestycyjną BGK dotyczącymi dofinansowania inwestycji z Programu Rządowy Fundusz Polski Ład: Program Inwestycji Strategicznych udzielonymi przez Bank Gospodarstwa Krajowego dla przedmiotowego projektu.

2.2.  Występuje z uzasadnieniem do Obsługi merytorycznej Projektu w zakresie dotyczącym wszelkich zmian w realizacji Projektu w zakresie nabycia gruntów i wywłaszczenia nieruchomości – w przypadku konieczności dokonania zmian mogą być one wykonane po uzyskaniu pozytywnej opinii BGK oraz dokonanych zmianach w Promesie inwestycyjnej BGK (jeżeli zajdzie taka konieczność).

2.3.  Monitoring działań w projekcie w nabycia gruntów i wywłaszczenia nieruchomości niezbędnych do realizacji inwestycji.

3. Obsługa w zakresie nabycia gruntów i wywłaszczenia nieruchomości – K. Jarzyło

3.1.  Obsługa w zakresie nabycia gruntów i wywłaszczenia nieruchomości niezbędnych do realizacji inwestycji zgodnie z Uchwałą nr 84/2021 Rady Ministrów z dnia 1 lipca 2021 r. w sprawie ustanowienia Rządowego Funduszu Polski Ład: Programu Inwestycji Strategicznych,Regulaminem Rządowego Funduszu Polski Ład Program Inwestycji Strategicznych, Wstępną promesą inwestycyjną BGK oraz Promesą inwestycyjną BGK dotyczącymi dofinansowania inwestycji z Programu Rządowy Fundusz Polski Ład: Program Inwestycji Strategicznych udzielonymi przez Bank Gospodarstwa Krajowego dla przedmiotowego projektu.

3.2.  Występuje z uzasadnieniem do Obsługi merytorycznej Projektu w zakresie dotyczącym wszelkich zmian w realizacji Projektu w zakresie nabycia gruntów i wywłaszczenia nieruchomości – w przypadku konieczności dokonania zmian mogą być one wykonane po uzyskaniu pozytywnej opinii BGK oraz dokonanych zmianach w Promesie inwestycyjnej BGK (jeżeli zajdzie taka konieczność).

3.3.Monitoring działań w projekcie w nabycia gruntów i wywłaszczenia nieruchomości niezbędnych do realizacji inwestycji.

4. Obsługa w zakresie nabycia gruntów – T. Brokowski

4.1.  Obsługa w zakresie nabycia gruntów niezbędnych do realizacji inwestycji zgodnie Uchwałą nr 84/2021 Rady Ministrów z dnia 1 lipca 2021 r. w sprawie ustanowienia Rządowego Funduszu Polski Ład: Programu Inwestycji Strategicznych,Regulaminem Rządowego Funduszu Polski Ład Program Inwestycji Strategicznych, Wstępną promesą inwestycyjną BGK oraz Promesą inwestycyjną BGK dotyczącymi dofinansowania inwestycji z Programu Rządowy Fundusz Polski Ład: Program Inwestycji Strategicznych udzielonymi przez Bank Gospodarstwa Krajowego dla przedmiotowego projektu.

4.2.  Występuje z uzasadnieniem do Obsługi merytorycznej Projektu w zakresie dotyczącym wszelkich zmian w realizacji Projektu w zakresie nabycia gruntów – w przypadku konieczności dokonania zmian mogą być one wykonane po uzyskaniu pozytywnej opinii BGK oraz dokonanych zmianach w Promesie inwestycyjnej BGK (jeżeli zajdzie taka konieczność).

4.3.  Monitoring działań w projekcie w nabycia gruntów niezbędnych do realizacji inwestycji.

5. Obsługa merytoryczna Projektu – A. Walczyk, E. Duchnowska

5.1.  Sprawowanie nadzoru nad przebiegiem realizacji Projektu zgodnie z Uchwałą nr 84/2021 Rady Ministrów z dnia 1 lipca 2021 r. w sprawie ustanowienia Rządowego Funduszu Polski Ład: Programu Inwestycji Strategicznych,Regulaminem Rządowego Funduszu Polski Ład Program Inwestycji Strategicznych, Wstępną promesą inwestycyjną BGK oraz Promesą inwestycyjną BGK dotyczącymi dofinansowania inwestycji z Programu Rządowy Fundusz Polski Ład: Program Inwestycji Strategicznych udzielonymi przez Bank Gospodarstwa Krajowego dla przedmiotowego projektu.

5.2.  Obsługa merytoryczna Projektu i rozliczanie

5.3.  Aktualizacja Harmonogramu rzeczowo-finansowego Projektu

5.4.  Opisywanie dokumentów księgowych zgodnie z kwalifikowalnością wydatków

5.5.  Oznakowanie ww. dokumentacji zgodnie z Wytycznymi BGK.

5.6.  Sporządzanie wniosków o płatność.

5.7.  Przygotowywanie dokumentów do aneksów do Promesy inwestycyjnej BGK.

5.8.  Monitorowanie przebiegu realizacji projektu zgodnie z ww. Harmonogramem

5.9.  Monitorowanie właściwego poziomu wskaźników projektu.

5.10.  Protokołowanie spotkań Zespołu.

5.11.  Promocja projektu, archiwizowanie dokumentacji dotyczącej promowania przedsięwzięcia.

5.12.  Prowadzenie dokumentacji związanej z realizacją projektu.

5.13.  Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów zgonie z udzieloną Promesą inwestycyjną BGK.

5.14.  Przygotowywanie projektów Zarządzeń Prezydenta Miasta, koniecznych do realizacji projektu związanych z zakresem wykonywanych zadań WIR.

5.15.  Sporządzanie Projektów Uchwał Rady Miasta na potrzeby realizacji projektu.

5.16.  Prowadzenie bieżącej korespondencji z BGK w zakresie dokumentowania przebiegu realizacji projektu.

5.17.  Występowanie na wniosek Koordynatora Projektu z uzasadnieniem do BGK                          o wyrażenie zgody na wszelkie zmiany w trakcie realizacji Projektu – roboty dodatkowe, roboty zamienne, zmiany harmonogramu realizacji robót.

5.18.  Prowadzenie monitoringu i sprawozdawczości w ramach projektu w całym okresie trwałości.

6. Obsługa księgowa Projektu – J Fiedorowicz:

6.1. Opracowanie procedur.

6.2. Prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej dla Projektu w jednostce.

6.3. Kontrola pod względem formalno-rachunkowym dokumentów księgowych.

6.4. Przechowywanie oryginałów dokumentów księgowych.

6.5. Monitorowanie terminowości ponoszonych w projekcie wydatków zgodnie z udzieloną Promesą inwestycyjną BGK.

6.6. Rozliczanie finansowe, księgowanie zgodnie z planem kont dla Projektu.

6.7. Prowadzenie sprawozdawczości finansowej Rb 28S – w zakresie Projektu.

7. Nadzór w zakresie zamówień publicznych – K. Mścichowska:

7.1. Nadzór prac zespołu w zakresie ustawy Prawo zamówień publicznych

7.2. Nadzór nad poprawnością przeprowadzenia postępowań zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych oraz z obowiązującymi wytycznymi, Zarządzeniem nr 91/15 Prezydenta Miasta Łomża z dnia 27.03.2015r. w sprawie trybu postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych w Urzędzie Miejskim w Łomży i jednostkach organizacyjnych Miasta Łomża ze zmianą, dokonaną Zarządzeniem Nr 268/20 z dnia 5 października 2020 r.

7.3. Udział w pracach komisji przetargowej.

8. Obsługa w zakresie zamówień publicznych – A. Biała, E. Stankiewicz

8.1.      Weryfikacja dokumentacji postępowania pod kątem zgodności procedury z Prawem zamówień publicznych oraz z obowiązującymi wytycznymi, Zarządzeniem nr 91/15 Prezydenta Miasta Łomża z dnia 27.03.2015r. w sprawie trybu postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych w Urzędzie Miejskim w Łomży i jednostkach organizacyjnych Miasta Łomża ze zmianą, dokonaną Zarządzeniem Nr 268/20 z dnia 5 października 2020 r.

8.2. Pomoc w przeprowadzeniu postępowań w szczególności udział w pracach komisji przetargowej

9. Obsługa w zakresie zamówień publicznych – K. Stalewski, J. Sulkowski:

9.1. Przygotowanie i przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych związanych z realizacją projektu zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych oraz z obowiązującymi wytycznymi, Zarządzeniem nr 91/15 Prezydenta Miasta Łomża z dnia 27.03.2015r. w sprawie trybu postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych w Urzędzie Miejskim w Łomży i jednostkach organizacyjnych Miasta Łomża ze zmianą, dokonaną Zarządzeniem Nr 268/20 z dnia 5 października 2020 r.

9.2. Przeprowadzenie czynności związanych z podpisaniem umów z Wykonawcami.

1. Nadzór inwestorski – R. Wróblewski, G. Perkowski, M. Bączek, M. Sobieszuk:

10.1. Reprezentowanie inwestora na budowie przez sprawowanie kontroli zgodności jej realizacji z projektem budowlanym i pozwoleniem na budowę,

10.2. Sprawdzanie jakości wykonanych robót oraz ich odbiór,

10.3. Potwierdzanie faktycznie wykonanych robót w zakresie rzeczowym i finansowym w protokołach odbioru robót,

10.4. Przygotowanie uzasadnienia zmian realizacji Projektu, w szczególności dotyczące robót dodatkowych, robót zamiennych, wszelkich zmian harmonogramu robót,

10.5. Przekazywanie zastrzeżeń, poleceń kierownikowi budowy lub kierownikom robót, potwierdzonych wpisem do dziennika budowy,

10.6. Żądanie od kierownika budowy lub kierownika robót dokonania poprawek bądź ponownego wykonania wadliwie wykonanych robót, a także wstrzymania dalszych robót                  w przypadku gdy ich kontynuacja mogłaby wywołać zagrożenie bądź spowodować niezgodność z projektem lub pozwoleniem na budowę do momentu wyrażenia na nie zgody przez Projektanta, za pośrednictwem Zamawiającego,

10.7. Współpraca z Inspektorem Nadzoru Budowlanego, powołanie komisji i przekazanie w imieniu inwestora terenu budowy, powołanie komisji do odbiorów częściowych i odbioru końcowego oraz przekazanie inwestycji do użytkowania.

10.8. Uzgadnianie harmonogramu rzeczowo-finansowego przedstawionego przez wykonawcę robót pod kątem przypisania zawartych tam wydatków do kategorii wydatków wynikających      z postanowień Promesy inwestycyjnej BGK.

1. Pozostałe obowiązki członków Zespołu:
2. Każdy członek Zespołu zobowiązany jest do uczestnictwa w spotkaniach Zespołu, o których został poinformowany. W przypadku braku możliwości uczestnictwa w spotkaniu konieczne jest poinformowanie organizującego spotkanie o tym fakcie i wyznaczenie osoby pełniącej zastępstwo w danym okresie.
3. Członkowie Zespołu mają obowiązek współpracowania z osobami spoza Zespołu, jeżeli zakres ich obowiązków tego wymaga.
4. Naczelnicy Wydziałów/Kierownicy Biur zobowiązani są umożliwić osobom powołanym do prac w Zespole realizację zadań wynikających z niniejszego Zarządzenia w czasie godzin pracy.
5. Każdy członek Zespołu może wnioskować o zorganizowanie spotkania dot. realizacji Projektu. Organizujący spotkanie odpowiada za udokumentowanie ustaleń dokonanych              w trakcie spotkania i przekazuje stosowny protokół w terminie 5 dni od dnia spotkania osobom obecnym na spotkaniu oraz Koordynatorowi.
6. Każdy członek Zespołu ma obowiązek śledzić realizację poszczególnych etapów Projektu, a w przypadku wykrycia nieprawidłowości w jego realizacji należy poinformować o tym Koordynatora Projektu i zaproponować działania korygujące.
7. Każdy członek Zespołu odpowiada indywidualnie za zwłokę w realizacji Projektu będącą wynikiem nieterminowego wykonania nałożonych na niego obowiązków.
8. Wszyscy członkowie Zespołu są zobowiązani do przekazywania na potrzeby BGK (w formie pisemnej) niezbędnych informacji z przeprowadzonych działań, które niniejszym zarządzeniem zostały im przypisane.
9. Każdy członek Zespołu ma obowiązek przechowywania i archiwizowania dokumentacji związanej z realizacją Projektu.
10. Każdy członek Zespołu, w zakresie czynności mu powierzonych, ma obowiązek przestrzegania zapisów Uchwały nr 84/2021 Rady Ministrów z dnia 1 lipca 2021 r. w sprawie ustanowienia Rządowego Funduszu Polski Ład: Programu Inwestycji Strategicznych obowiązujących w chwili udzielenia Wstępnej promesy BGK oraz Promesy inwestycyjnej BGK oraz ich aktualizacji.
11. Każdy członek Zespołu zobowiązuje się poddać kontroli i audytowi w zakresie prawidłowości realizacji Projektu dokonywanej przez BGK oraz inne podmioty uprawnione do ich przeprowadzenia w zakresie czynności mu powierzonych.

           III. Osoby wiodące wyznaczone do kontaktów w ramach niniejszego projektu:

1. Wydział Inwestycji, Rozwoju i Funduszy Zewnętrznych -  R. Wróblewski, A. Walczyk          

2. Wydział Gospodarowania Nieruchomościami – K. Jarzyło

3. Biuro zamówień publicznych – K. Mścichowska

 W przypadkach nieuregulowanych w niniejszym załączniku stosuje się odpowiednio zapisy Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Łomży oraz właściwe przepisy polskiego prawa.