Na podstawie art. 33 ust. 1 i 3, w zw. z art. 11a ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2021 r., poz. 1372) w zw. z § 30 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Łomży nadanego Zarządzeniem nr 101/19 Prezydenta Miasta Łomży z dnia 1 kwietnia 2019 r., zarządzam co następuje: 

§ 1

1. Powołuję Zespół ds. przygotowania i realizacji projektu pn. „Rozwój zielonego transportu publicznego w Łomży”, zwany dalej Zespołem, w następującym składzie:

1. Lech Dobrowolski – Koordynator projektu – (Wydział Inwestycji, Rozwoju i Funduszy Zewnętrznych)
2. Janusz Franciszek Nowakowski – Obsługa w zakresie transportu miejskiego (Miejskie Przedsiębiorstwo Komunikacji sp. z o.o.)
3. Andrzej Kobyliński – Obsługa w zakresie transportu miejskiego (Miejskie Przedsiębiorstwo Komunikacji sp. z o.o.)
4. Dariusz Boryszewski – Obsługa w zakresie transportu miejskiego oraz zamówień publicznych, w części dot. taboru (Wydział Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska)
5. Paulina Kaczyńska – Obsługa merytoryczna projektu (Wydział Inwestycji, Rozwoju i Funduszy Zewnętrznych)
6. Joanna Fiedorowicz – Obsługa księgowa Projektu (Wydział Skarbu i Budżetu)
7. Katarzyna Mścichowska – Nadzór w zakresie zamówień publicznych (Biuro Zamówień Publicznych)
8. Krzysztof Stalewski – Obsługa w zakresie zamówień publicznych, w części dot. infrastruktury w MPK (Wydział Inwestycji, Rozwoju i Funduszy Zewnętrznych)
9. Rafał Wróblewski – Nadzór inwestorski (Wydział Inwestycji, Rozwoju i Funduszy Zewnętrznych)
10. Marcin Bączek – Nadzór inwestorski (Wydział Inwestycji, Rozwoju i Funduszy Zewnętrznych)
11. Marek Sobieszuk – Nadzór inwestorski (Wydział Inwestycji, Rozwoju i Funduszy Zewnętrznych)

§ 2

Zadaniem zespołu jest współpraca przy przygotowaniu i realizacji projektu pn. „Rozwój zielonego transportu publicznego w Łomży” (w tym przy opracowaniu niezbędnej do wniosku Analizy kosztów i korzyści) współfinansowanego ze środków Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej realizowanego w ramach programu priorytetowego „Zielony transport publiczny” zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa w szczególności o elektromobilności i paliwach alternatywnych, zamówień publicznych oraz prawa budowlanego, dokumentacją projektową, wiedzą i doświadczeniem technicznym. 

§ 3

Szczegółowy zakres zadań określa Załącznik do Zarządzenia. 

§ 4 

Nadzór nad wykonaniem Zarządzenia powierzam Andrzejowi Zdzisławowi Garlickiemu – Zastępcy Prezydenta Miasta.

§ 5

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

PREZYDENT MIASTA

dr Mariusz Chrzanowski

Załącznik do Zarządzenia Nr 282/21 Prezydenta Miasta Łomża

Szczegółowy zakres zadań zespołu ds. realizacji projektu „Rozwój zielonego transportu publicznego w Łomży”

1. Zadania szczegółowe Zespołu: 

1. Koordynator Projektu – Lech Dobrowolski:

1.1. Kierowanie, koordynacja i monitoring działań w zakresie przygotowania i realizacji Projektu,

1.2. Sprawuje szczegółowy nadzór i kontrolę nad terminowym przebiegiem przygotowania i realizacji Projektu zgodnie z zawartymi umowami z wykonawcami oraz zgodnie z umową o dofinansowanie. W przypadku opóźnień w przygotowaniu i realizacji Projektu informuje niezwłocznie o tym fakcie Obsługę merytoryczną Projektu.

1.3. Nadzoruje uzgadnianie harmonogramu rzeczowo-finansowego przedstawionego przez wykonawcę robót pod kątem przypisania zawartych tam wydatków do kategorii wydatków wynikających z postanowień umowy o dofinansowanie Projektu.

1.4. Stwierdza czy wydatek został wykonany zgodnie z zatwierdzonym harmonogramem rzeczowo-finansowym przedstawionym przez wykonawcę robót i podpisaną umową z wykonawcą, sprawuje bieżącą kontrolę dokumentów księgowych pod względem merytorycznym.

1.5. Występuje z wnioskiem do Obsługi merytorycznej Projektu w zakresie dotyczącym wszelkich zmian w realizacji Projektu – np. roboty dodatkowe, roboty zamienne, zmiany harmonogramu realizacji robót; w przypadku konieczności zrealizowania robót zamiennych mogą być one wykonane po uzyskaniu pozytywnej opinii NFOŚiGW oraz dokonanych zmianach w umowie o dofinansowanie (jeżeli zajdzie taka konieczność). 

2. Obsługa w zakresie transportu miejskiego – J. Nowakowski, A. Kobyliński, D. Boryszewski

2.1. Sprawowanie nadzoru nad przebiegiem przygotowania i realizacji Projektu (w tym Analizy kosztów i korzyści) w zakresie transportu miejskiego zgodnie z umową o dofinansowanie       i Wytycznymi NFOŚiGW.

2.2. Występuje z wnioskiem do Obsługi merytorycznej Projektu w zakresie dotyczącym wszelkich zmian w przygotowaniu i realizacji Projektu w zakresie transportu miejskiego – w przypadku konieczności dokonania zmian mogą być one wykonane po uzyskaniu pozytywnej opinii NFOŚiGW oraz dokonanych zmianach w umowie o dofinansowanie (jeżeli zajdzie taka konieczność).

2.3. Współpraca przy przygotowaniu i przeprowadzeniu postępowań o udzielenie zamówień publicznych związanych z realizacją projektu w zakresie transportu miejskiego zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych oraz obowiązującymi wytycznymi.

2.4. Monitoring działań w projekcie w zakresie transportu miejskiego. 

3. Obsługa merytoryczna Projektu – Paulina Kaczyńska:

3.1. Sprawowanie nadzoru nad przebiegiem przygotowania i realizacji Projektu zgodnie z umową o dofinansowanie i Wytycznymi NFOŚiGW w ramach programu priorytetowego „Budownictwo energooszczędne. Część 1) Zmniejszenie zużycia energii w budownictwie”

3.2. Obsługa merytoryczna Projektu i rozliczanie.

3.3. Aktualizacja Harmonogramu rzeczowo-finansowego Projektu.

3.4. Opisywanie dokumentów księgowych zgodnie z kwalifikowalnością wydatków.

3.5. Oznakowanie ww. dokumentacji zgodnie z Wytycznymi NFOŚiGW.

3.6. Sporządzanie wniosków o płatność.

3.7. Przygotowywanie dokumentów do aneksów do umowy o dofinansowanie.

3.8. Monitorowanie przebiegu realizacji projektu zgodnie z ww. Harmonogramem

3.9. Monitorowanie właściwego poziomu wskaźników: produktu, rezultatu wskazanych we wniosku o dofinansowanie.

3.10. Protokołowanie spotkań Zespołu.

3.11. Promocja projektu, archiwizowanie dokumentacji dotyczącej promowania przedsięwzięcia.

3.12. Prowadzenie dokumentacji związanej z realizacją projektu.

3.13. Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów zgonie z umową o dofinansowanie

3.14. Przygotowywanie projektów Zarządzeń Prezydenta Miasta, koniecznych do realizacji projektu związanych z zakresem wykonywanych zadań WIR.

3.15. Sporządzanie Projektów Uchwał Rady Miasta na potrzeby realizacji projektu.

3.16. Prowadzenie bieżącej korespondencji z NFOŚiGW w zakresie dokumentowania przebiegu realizacji projektu.

3.17. Występowanie na wniosek Koordynatora Projektu z uzasadnieniem do NFOŚiGW o wyrażenie zgody na wszelkie zmiany w trakcie realizacji Projektu – roboty dodatkowe, roboty zamienne, zmiany harmonogramu realizacji robót.

3.18. Prowadzenie monitoringu i sprawozdawczości w ramach projektu w całym okresie trwałości

4. Obsługa księgowa Projektu – Joanna Fiedorowicz:

4.1. Opracowanie procedur.

4.2. Prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej dla Projektu w jednostce.

4.3. Kontrola pod względem formalno-rachunkowym dokumentów księgowych.

4.4. Przechowywanie oryginałów dokumentów księgowych.

4.5. Monitorowanie terminowości ponoszonych w projekcie wydatków zgodnie z umową  o dofinansowanie.

4.6. Rozliczanie finansowe, księgowanie zgodnie z planem kont dla Projektu.

4.7. Prowadzenie sprawozdawczości finansowej Rb 28S – w zakresie Projektu.

5. Nadzór w zakresie zamówień publicznych – Katarzyna Mścichowska:

5.1. Nadzór prac zespołu w zakresie ustawy Prawo zamówień publicznych

5.2. Weryfikacja poprawności przeprowadzenia postępowań zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych, Zarządzeniem nr 91/15 Prezydenta Miasta Łomża z dnia 27.03.2015r. w sprawie trybu postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych w Urzędzie Miejskim w Łomży i jednostkach organizacyjnych Miasta Łomża oraz zgodnie z zakresem Projektu.

6. Obsługa w zakresie zamówień publicznych – Krzysztof Stalewski, Dariusz Boryszewski:

6.1. Przygotowanie i przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych związanych z realizacją projektu zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych oraz z uzyskanymi wytycznymi.

6.2. Przeprowadzenie czynności związanych z podpisaniem umów z Wykonawcami.

7. Nadzór inwestorski – Rafał Wróblewski, Marcin Bączek, Marek Sobieszuk,

7.1. Reprezentowanie inwestora na budowie przez sprawowanie kontroli zgodności jej realizacji  z projektem budowlanym i pozwoleniem na budowę,

7.2. Sprawdzanie jakości wykonanych robót oraz ich odbiór,

7.3. Potwierdzanie faktycznie wykonanych robót w zakresie rzeczowym i finansowym w protokołach odbioru robót,

7.4. Przygotowanie uzasadnienia zmian realizacji Projektu, w szczególności dotyczące robót dodatkowych, robót zamiennych, wszelkich zmian harmonogramu robót,

7.5. Przekazywanie zastrzeżeń, poleceń kierownikowi budowy lub kierownikom robót, potwierdzonych wpisem do dziennika budowy,

7.6. Żądanie od kierownika budowy lub kierownika robót dokonania poprawek bądź ponownego wykonania wadliwie wykonanych robót, a także wstrzymania dalszych robót w przypadku gdy ich kontynuacja mogłaby wywołać zagrożenie bądź spowodować niezgodność z projektem lub pozwoleniem na budowę do momentu wyrażenia na nie zgody przez Projektanta, za pośrednictwem Zamawiającego,

7.7. Współpraca z Wojewódzkim Inspektorem Nadzoru Budowlanego, powołanie komisji i przekazanie w imieniu inwestora terenu budowy, powołanie komisji do odbiorów częściowych        i odbioru końcowego oraz przekazanie inwestycji do użytkowania.

7.8. Uzgadnianie harmonogramu rzeczowo-finansowego przedstawionego przez wykonawcę robót pod kątem przypisania zawartych tam wydatków do kategorii wydatków wynikających z postanowień umowy o dofinansowanie Projektu.

1. Pozostałe obowiązki członków Zespołu:
2. Każdy członek Zespołu zobowiązany jest do uczestnictwa w spotkaniach Zespołu, o których został poinformowany. W przypadku braku możliwości uczestnictwa w spotkaniu konieczne jest poinformowanie organizującego spotkanie o tym fakcie i wyznaczenie osoby pełniącej zastępstwo w danym okresie.
3. Członkowie Zespołu mają obowiązek współpracowania z osobami spoza Zespołu, jeżeli zakres ich obowiązków tego wymaga.
4. Naczelnicy Wydziałów/Kierownicy Biur zobowiązani są umożliwić osobom powołanym  do prac w Zespole realizację zadań wynikających z niniejszego Zarządzenia w czasie godzin pracy.
5. Każdy członek Zespołu może wnioskować o zorganizowanie spotkania dot. przygotowania i realizacji Projektu. Organizujący spotkanie odpowiada za udokumentowanie ustaleń dokonanych w trakcie spotkania i przekazuje stosowny protokół w terminie 5 dni od dnia spotkania osobom obecnym na spotkaniu oraz Koordynatorowi.
6. Każdy członek Zespołu ma obowiązek śledzić realizację poszczególnych etapów Projektu, a w przypadku wykrycia nieprawidłowości w jego realizacji należy poinformować o tym Koordynatora Projektu i zaproponować działania korygujące.
7. Każdy członek Zespołu odpowiada indywidualnie za zwłokę w przygotowaniu i realizacji Projektu będącą wynikiem nieterminowego wykonania nałożonych na niego obowiązków.
8. Wszyscy członkowie Zespołu są zobowiązani do przekazywania na potrzeby NFOŚiGW (w formie pisemnej) niezbędnych informacji z przeprowadzonych działań, które niniejszym zarządzeniem zostały im przypisane.
9. Każdy członek Zespołu ma obowiązek przechowywania i archiwizowania dokumentacji związanej    z realizacją Projektu.
10. Każdy członek Zespołu, w zakresie czynności mu powierzonych, ma obowiązek przestrzegania właściwych wytycznych NFOŚiGW oraz wytycznych Ministerialnych obowiązujących w chwili podpisania umowy o dofinansowanie oraz ich aktualizacji.
11. Każdy członek Zespołu zobowiązuje się poddać kontroli i audytowi w zakresie prawidłowości realizacji Projektu dokonywanej przez NFOŚiGW oraz inne podmioty uprawnione            do ich przeprowadzenia w zakresie czynności mu powierzonych.

           III. Osoby wiodące wyznaczone do kontaktów w ramach niniejszego projektu:

1. Wydział Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska – Dariusz Boryszewski

2. Miejskie Przedsiębiorstwo Komunikacji w Łomży sp. z o.o. – Janusz Franciszek Nowakowski

3. Wydział Inwestycji, Rozwoju i Funduszy Zewnętrznych – Paulina Kaczyńska

4. Wydział Inwestycji, Rozwoju i Funduszy Zewnętrznych -  Rafał Wróblewski   

W przypadkach nieuregulowanych w niniejszym załączniku stosuje się odpowiednio zapisy Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Łomży oraz właściwe przepisy polskiego prawa.