Na podstawie art. 53, 54, 55 i 56 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2021 r. poz. 1129 z późn. zm.), zwanej dalej „Ustawą”, zarządzam co następuje:

§ 1

Do przygotowania i przeprowadzenia postępowania pn.: „Wymiana sufitów podwieszanych wraz z wymianą opraw oświetleniowych w pomieszczeniach biurowych w budynku przy ul. Nowej 2 w Łomży”powołuję komisję przetargową, zwaną dalej „Komisją”, w składzie:

1)    Katarzyna Mścichowska – Przewodniczący Komisji;

2)    Paulina Gałązka – Zastępca Przewodniczącego Komisji;

3)    Małgorzata Chludzińska – Sekretarz Komisji;

4)    Anna Biała – Członek Komisji;

5)    Rafał Wróblewski – Członek Komisji;

6)    Monika Szczytkowska – Członek Komisji.

§ 2

Komisja będzie działać zgodnie z Regulaminem pracy, stanowiącym Zał. nr 2 do Zarządzenia Nr 91/15 Prezydenta Miasta Łomża z dnia 27.03.2015 r. (ze zm. wynikającymi z Zarządzenia Nr 268/20 z dnia: 05.10.2020 r.) w sprawie trybu postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych w Urzędzie Miejskim w Łomży i jednostkach organizacyjnych Miasta Łomża oraz przepisami Ustawy.

§ 3

Zakres obowiązków członków Komisji:

1. Obowiązki przewodniczącego Komisji:

   
   

a)     koordynuje i kieruje pracami Komisji, w tym:

-        wyznacza terminy posiedzeń Komisji,

-        nadzoruje prawidłowy i terminowy przebieg postępowania oraz prowadzenia dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia,

b)    akceptuje wybór trybu postępowania o udzielenie zamówienia (zastosowanej procedury) oraz dokumentację, związaną z przygotowaniem postępowania pod względem zgodności z przepisami Ustawy, a w szczególności:

-projekt ogłoszenia o zamówieniu, projekt specyfikacji warunków zamówienia, zwanej dalej „SWZ”,

c)     przewodniczy posiedzeniom Komisji,

d)    składa pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 56 ust. 2 i ust. 3 Ustawy,

e)     informuje Kierownika zamawiającego o problemach związanych z pracami Komisji w toku postępowania o udzielenie zamówienia,

f)     wnioskuje w uzasadnionych przypadkach o dokonanie zmian w składzie Komisji  m.in. w przypadku swojej nieobecności i jednoczesnej nieobecności zastępcy przewodniczącego wyznacza inną osobę kierującą pracami Komisji,wskazuje członka komisji zastępującego sekretarza w czasie jego nieobecności, wnioskuje o odwołanie bądź wyłączenie członka komisji itd.,

g)    wnioskuje w uzasadnionych przypadkach o powołanie biegłego,

h)     wnioskuje w uzasadnionych przypadkach o wydanie opinii radcy prawnego w związku
z toczącym się postępowaniem,

i)      dokonuje analizy i oceny ofert, w szczególności oceny wykonawców pod kątem spełnienia wymagań formalnoprawnych, w tym warunków określonych w art. 57 Ustawy, zgodności ofert z Ustawą, dokonuje analizy i oceny ofert w zakresie odpowiadania ich treści, treści specyfikacji warunków zamówienia,

j)      dokonuje oceny ofert niepodlegających odrzuceniu w oparciu o kryteria oceny ofert    i ich znaczenie, określone w SWZ,

k)     analizuje wnoszone odwołania,

l)      aprobuje pod względem merytorycznym propozycje pism i dokumentów wysyłanych do wykonawców, Urzędu Zamówień Publicznych i podawanych do wiadomości publicznej, dotyczące prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia.

2. Obowiązki zastępcy przewodniczącego Komisji:

   
   

a)    zastępuje i wykonuje zadania przewodniczącego Komisji podczas jego nieobecności,

b)    uczestniczy w posiedzeniach Komisji,

c)    odpowiada za przygotowanie merytorycznej części dokumentacji postępowania i akceptuje pod względem merytorycznym:

-        wzór umowy,

-        propozycję zakresu przedmiotu zamówienia i dokumenty, wymagane do opisu przedmiotu zamówienia oraz wartość zamówienia przed ogłoszeniem o zamówieniu,

-        projekt ogłoszenia o zamówieniu,

-        projekt SWZ,

-        dokumenty, właściwe dla prowadzonego postępowania, np. propozycję wyjaśnienia udzielanego wykonawcom dotyczącego treści SWZ, modyfikacje SWZ,

-        zaproszenie wykonawcy do podpisania umowy i wniesienia zabezpieczenia należytego jej wykonania – w przypadku żądania – najpóźniej w dniu podpisania umowy,

d)    składa pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa    w art. 56 ust. 2 lub ust. 3 Ustawy,

e)    przyjmuje wyjaśnienia wykonawców, dotyczące treści złożonych ofert,

f)     dokonuje analizy i oceny ofert, w szczególności oceny spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu, zwłaszcza w zakresie o którym mowa w art. 57 Ustawy, dokonuje analizy i oceny ofert w zakresie odpowiadania ich treści, treści specyfikacji warunków zamówienia oraz przeprowadza sprawdzenie ofert,                 w szczególności kalkulacji cenowych, poprawia w ofercie oczywiste omyłki pisarskie, oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek oraz inne omyłki polegające na niezgodności oferty ze specyfikacją warunków zamówienia, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty,

g)    dokonuje oceny ofert, niepodlegających odrzuceniu w oparciu o kryteria oceny ofert  i ich znaczenie, określone w SWZ,

h)    przyjmuje i analizuje wnoszone odwołania i opiniuje przygotowywane propozycje odpowiedzi, pism i dokumentów wysyłanych do wykonawców, Urzędu Zamówień Publicznych i podawanych do wiadomości publicznej, dotyczące prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia.

3. Obowiązki sekretarza Komisji:

a)    uczestniczy w przygotowaniu opisu przedmiotu zamówienia oraz ustaleniu wartości zamówienia przed ogłoszeniem o zamówieniu,

b)    przygotowuje informacje niezbędne do sporządzenia ogłoszenia o zamówieniu,

c)    opracowuje projekt specyfikacji warunków zamówienia wraz z załącznikami, w tym wzorem umowy,

d)    przygotowuje projekt wyjaśnień treści specyfikacji warunków zamówienia, odpowiedzi na pytania i ogłoszenia o zmianie ogłoszenia o zamówieniu,

e)    składa pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 56 ust 2 i 3 Ustawy,

f)     uczestniczy w posiedzeniach Komisji,

g)    dokonuje analizy i oceny ofert, w szczególności oceny wykonawców pod kątem spełnienia wymagań formalnoprawnych, w tym warunków określonych w art. 57 Ustawy, zgodności ofert z Ustawą, dokonuje analizy i oceny ofert w zakresie odpowiadania ich treści, treści specyfikacji warunków zamówienia oraz przeprowadza sprawdzenie ofert, w szczególności kalkulacji cenowych, terminów i warunków realizacji umowy, gwarancji i płatności, poprawia w ofercie oczywiste omyłki pisarskie, oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek oraz inne omyłki polegające na niezgodności oferty ze specyfikacją warunków zamówienia, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty oraz inne czynności związane z analizą i oceną ofert,

h)    dokonuje oceny ofert niepodlegających odrzuceniu w oparciu o kryteria oceny ofert i ich znaczenie, określone w SWZ,

i)      przygotowuje wniosek do Prezydenta Miasta z propozycją wyboru oferty najkorzystniejszej i odrzucenia ofert w przypadkach przewidzianych ustawą lub o unieważnieniu postępowania,

j)      przygotowuje dla wykonawców w zależności od okoliczności zawiadomienia o unieważnieniu postępowania, wniesionych odwołaniach, wyniku postępowania  i odrzuconych ofertach i inną korespondencję, dotyczącą prowadzonego postępowania, zgodnie z SWZ i Ustawą,

k)    dokonuje upublicznienia m.in. na stronie prowadzonego postępowania, zgodnie z wymogami Ustawy, dokumentów, zawiadomień i informacji, dotyczących prowadzonego postępowania, np. ogłoszenie o zamówieniu, SWZ, ogłoszenie o wyborze najkorzystniejszej oferty, zmiany treści SWZ, zmiany ogłoszenia              o zamówieniu, kwotę jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, informacji z otwarcia ofert itd.,

l)      przygotowuje dane niezbędne do przekazania Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych informacji o złożonych ofertach, o której mowa w art. 81 Ustawy,

m)  przygotowuje informacje niezbędne do sporządzenia i zamieszczenia ogłoszenia o udzieleniu zamówienia,

n)    przyjmuje i analizuje wnoszone odwołania i przygotowuje projekt ewentualnych na nie odpowiedzi,

o)    opracowuje projekty wszelkich innych dokumentów przygotowywanych przez Komisję,

p)    sporządza pisemny protokół postępowania o udzielenie zamówienia i kompletuje dokumentację postępowania,

q)    wykonuje czynności obsługowo-biurowe.

4. Obowiązki członka Komisji, o którym mowa w §1 pkt 4:

   
   

a)    przygotowuje ogłoszenie o zamówieniu i zamieszcza w Biuletynie Zamówień Publicznych,

b)    przekazuje Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych informację o złożonych ofertach, o której mowa w art. 81 Ustawy,

c)    sporządza i zamieszcza ogłoszenie o udzieleniu zamówienia,

d)    składa pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 56 ust 2 i ust. 3 Ustawy,

e)    uczestniczy w posiedzeniach Komisji,

f)     dokonuje oceny spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu oraz przeprowadza sprawdzenie ofert, w szczególności sprawdzenie ofert pod względem rachunkowym, terminów i warunków realizacji umowy, gwarancji  i płatności, dokonuje analizy i oceny ofert odnośnie odpowiadania ich treści, treści specyfikacji warunków zamówienia i Ustawy,

g)    dokonuje oceny ofert, niepodlegających odrzuceniu w oparciu o kryteria oceny ofert  i ich znaczenie, określone w SWZ,

h)    analizuje wnoszone odwołania i uczestniczy w przygotowaniu ewentualnych na nie odpowiedzi.

5. Obowiązki członków Komisji, o których mowa §1 pkt 5 i 6:

   
   

a)    proponują zakres przedmiotu zamówienia i pomagają w ustaleniu wartości zamówienia,

b)    podają informacje do SWZ dotyczące opisu przedmiotu zamówienia, sposobu obliczenia ceny oferty, kryteriów spełnienia warunków udziału w postępowaniu przez wykonawców,

c)    przygotowują i udzielają wyjaśnień wykonawcom w zakresie przedmiotu zamówienia  i sposobu obliczenia ceny ofert,

d)    składają pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 56 ust. 2 i 3 Ustawy,

e)     uczestniczą w posiedzeniach Komisji,

f)     dokonują oceny spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu oraz przeprowadzają sprawdzenie ofert, w szczególności sprawdzenie ofert pod względem rachunkowym, terminów i warunków realizacji umowy, gwarancji i płatności, poprawiają oczywiste omyłki pisarskie w tekście ofert, oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek oraz inne omyłki polegające na niezgodności oferty ze specyfikacją warunków zamówienia, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty,

g)    dokonują oceny ofert, niepodlegających odrzuceniu w oparciu o kryteria oceny ofert  i ich znaczenie, określone w SWZ,

h)    analizują wnoszone odwołania i uczestniczą w przygotowaniu ewentualnych na nie odpowiedzi.

§ 4

1. Przewodniczący Komisji odpowiada za sprawne i prawidłowe, zgodne z przepisami Ustawy przygotowanie oraz przeprowadzenie postępowania.

   
   

2. Wszyscy członkowie Komisji odpowiadają indywidualnie za wykonywane czynności w zakresie powierzonych im obowiązków, określonych w § 3. 

   
   

§ 5

1.   Komisja rozpocznie pracę z dniem powołania.

2.   Z wyjątkiem ust. 4, Komisja zakończy pracę z dniem prawomocnego wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnienia postępowania.

3.   Wydział Gospodarowania Nieruchomościamizapewni niezbędną obsługę prac Komisji.

4.   Osoba wskazana jako sekretarz Komisji kończy pracę z dniem zatwierdzenia protokołu.

§ 6

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

z up. PREZYDENTA MIASTA

mgr Andrzej Zdzisław Garlicki

ZASTĘPCA PREZYDENTA MIASTA