Zarządzenie Nr 268/20
Na podstawie art. 30 ust. 1 i art. 30 ust. 2 pkt 3 oraz art. 31 i 33 ust. 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2020 r. poz. 713, 1378) oraz art. 32 ust. 2 pkt 3 i art. 35 ust. 2 oraz art. 92 ust. 2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym
(t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 920) w celu realizacji ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1843 oraz z 2020 r. poz. 1086) zarządzam, co następuje:
§ 1.
W zarządzeniu nr 91/15 Prezydenta Miasta Łomża w sprawie trybu postępowania przy udzieleniu zamówień publicznych w Urzędzie Miejskim w Łomży i jednostkach organizacyjnych Miasta Łomża wprowadzam następujące zmiany:
1) w §1 w ust. 1:
a) tiret czwarty otrzymuje brzmienie:
„–wzór wniosku o uruchomienie procedury o udzielenie zamówienia publicznego dla postępowań dla kwot przekraczających 60 000,00 zł brutto do 30 000,00 euro w brzmieniu określonym w załączniku Nr 4”,
b) tiret piąty otrzymuje brzmienie:
„– regulamin udzielania zamówień publicznych dla kwot przekraczających
60 000,00 zł brutto do 30 000,00 euro w brzmieniu określonym w załączniku Nr 5”,
2) w §2:
a) ust. 1 otrzymuje brzmienie:
„1. Pracownicy Biura Zamówień Publicznych współpracują z pracownikami poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu celem weryfikacji przygotowanej dokumentacji oraz zamieszczenia ogłoszeń w Biuletynie Zamówień Publicznych lub przekazywania Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej oraz publikowania na stronie BIP Urzędu Miejskiego.”,
b) ust. 2 otrzymuje brzmienie:
„2. W odniesieniu do zamówień Wydziału Obsługi Urzędu - pracownicy Biura Zamówień Publicznych przygotowują całość dokumentacji, poza wnioskiem
o wszczęcie procedury, opisem i szacowaniem przedmiotu zamówienia, który sporządzany jest przez pracowników Biura Obsługi Urzędu. Powyższe ma zastosowanie dla zamówień przekraczających kwotę 60.000,00 zł.”,
c) ust. 3 otrzymuje brzmienie:
„3. Pracownicy Wydziału Inwestycji, Rozwoju i Funduszy Zewnętrznych we własnym zakresie realizują zadania związane z zamieszczaniem ogłoszeń
o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych lub przekazywania Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej oraz publikowania na stronie BIP Urzędu Miejskiego.”,
3) w §3:
a) ust. 1 otrzymuje brzmienie:
„1. Procedurę dotyczącą udzielania zamówień do 30 000,00 euro stosuje się następująco:
a) wydatki w kwotach brutto przekraczających 60 000,00 zł realizowane są przy udziale pracowników Biura Zamówień Publicznych, po przedłożeniu przez zainteresowaną komórkę organizacyjną kompletu wymaganych dokumentów, zgodnie z regulaminem udzielania zamówień publicznych dla kwot od 60 000,00 zł brutto do 30 000,00 euro w brzmieniu określonym w załączniku Nr 5
b) wydatki w kwotach brutto przekraczających 15 000,00 zł do 60 000,00 zł wymagają udokumentowania w formie notatki uzasadniającej wybór danego Wykonawcy
c) wydatki w kwotach brutto do 15 000,00 zł wymagają opisu celowości wydatku na dowodzie zakupu.”,
b) ust. 2 otrzymuje brzmienie:
„2. Warunkiem uruchomienia procedury dotyczącej zamówienia, o którym mowa:
- w ust. 1 pkt a) jest sporządzenie wniosku wg wzoru określonego w załączniku
nr 4,
- w kwocie 1 000,01 zł do 60 000,00 zł brutto przed dokonaniem ostatecznego wyboru Wykonawcy wymagane jest sporządzenie listy kontrolnej zamówienia według wzoru określonego w załączniku Nr 3.
- w kwocie od 0 do 1 000,00 zł brutto – akceptacja naczelnika wydziału.”,
c) ust. 4 otrzymuje brzmienie:
„4. W przypadkach losowych np. awaria instalacji co, wodno-kanalizacyjnej, elektrycznej, dźwigu osobowego/towarowego, usuwania śniegu z dachu lub posesji lub innych nie przewidzianych sytuacjach w których zastosowanie procedury, ze względu na czas konieczny na jej przeprowadzenie, narazić mogłoby Urząd na powiększenie strat bądź, mogłoby stanowić zagrożenie bezpieczeństwa osób lub mienia dopuszcza się uproszczenie powyższych zasad. W sytuacji tej dopuszcza się spisanie notatki uzasadniającej wybór Wykonawcy poza procedurą określoną
w Regulaminie udzielania zamówień publicznych i uzyskanie akceptacji bezpośredniego przełożonego (naczelnika i nadzorującego pracę wydziału Prezydenta /Zastępcę Prezydenta).”,
d) ust. 5 otrzymuje brzmienie:
„5. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, poza wymienionymi wyżej, dopuszcza się możliwość odstąpienia od procedury określonej w Regulaminie udzielania zamówień publicznych dla kwot przekraczających 60 000,00 zł brutto do 30 000,00 euro w brzmieniu określonym w załączniku Nr 5. Za szczególne przypadki uznaje się również usługi społeczne (np. Usługi w zakresie pozyskiwania pracowników świadczących pomoc domową, Usługi w zakresie pozyskiwania personelu pielęgniarskiego, Usługi w zakresie pozyskiwania personelu medycznego, Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów, Usługi w zakresie organizacji imprez, Usługi w zakresie organizacji przyjęć, Świadczenia społeczne, Usługi hotelowe i restauracyjne, Usługi detektywistyczne i ochroniarskie) tj. usługi wymienione w załączniku XIV do dyrektywy 2014/24/UE oraz załączniku XVII do dyrektywy 2014/25/UE. W takich przypadkach postępowanie odbywać się będzie na zasadach stosowania ustawy o finansach publicznych”,
e) ust. 6 otrzymuje brzmienie:
„6. W przypadku realizacji projektów finansowanych/współfinansowanych ze źródeł zewnętrznych zamiast opisanych powyżej procedur należy stosować, o ile istnieją, aktualne wytyczne w zakresie prowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego instytucji finansujących/współfinansujących.”,
4) w §4:
a) uchylam ust. 2,
b) ust. 3 otrzymuje brzmienie:
„3. Zmiana kursu euro na potrzeby przeliczania zamówień publicznych następować będzie automatycznie wraz ze stosowną zmianą Rozporządzenia, o którym mowa
w ust. 1 i sytuacja ta nie wymaga aneksu do niniejszego Zarządzenia.”,
5) §5 otrzymuje brzmienie:
„§5. Komórka organizacyjna Urzędu odpowiedzialna za realizację zamówienia
w kwocie powyżej 60 000,00 zł do 30 000 euro, przekaże pracownikom Biura Zamówień Publicznych, wraz z wymaganą dokumentacją, bazę potencjalnych wykonawców (nazwa, adres firmy, adres e-mailowy lub nr faxu).”;
6) w §7:
a) ust. 1 otrzymuje brzmienie:
„1. Nie później niż 30 dni od dnia przyjęcia budżetu na dany rok kalendarzowy sporządza się plan postępowań o udzielenie zamówień, jakie przewiduje się przeprowadzić w danym roku finansowym oraz zamieszcza się go na stronie internetowej.”,
b) ust. 2 otrzymuje brzmienie:
„2. Za sporządzenie planu postępowań o udzielenie zamówień danej komórki odpowiedzialni są naczelnicy poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu.”,
c) ust. 3 otrzymuje brzmienie:
„3. Za zbiorcze opracowanie planu postępowań o udzielenie zamówień komórek organizacyjnych urzędu odpowiedzialnym czynię Biuro Zamówień Publicznych.”,
7) w §8:
a) ust. 5 otrzymuje brzmienie:
„5. Pracownicy komórek organizacyjnych Urzędu zobowiązani są do przekazywania do Biura Zamówień Publicznych, rejestrów zamówień narastająco, w okresach kwartalnych tj. do 5 każdego miesiąca po zakończonym kwartale.”,
b) ust. 6 otrzymuje brzmienie:
„6. Nadzór nad prawidłowym prowadzeniem Rejestrów zamówień publicznych
i wprowadzaniem ewentualnych korekt zakresu wymaganych informacji powierzam pracownikom Biura Zamówień Publicznych.”,
8) w §9 w ust. 1:
a) tiret pierwszy otrzymuje brzmienie:
„– uzupełnienia w terminie 1 miesiąca procedur w zakresie zamówień publicznych uwzględniających specyfikę działalności danej jednostki oraz przekazanie kompletu regulacji w zakresie zamówień publicznych do Biura Zamówień Publicznych.”,
b) tiret drugi otrzymuje brzmienie:
„– sporządzania planu postępowań o udzielenie zamówień na dany rok kalendarzowy.” ,
c) uchylam tiret czwarty,
9) w §10 ust. 2 otrzymuje brzmienie: „Koordynacje wykonawcze zarządzenia zapewni kierownik Biura Zamówień Publicznych.”;
10) w §11 po tiret trzecim dodaję tiret czwarty w brzmieniu:
„– Nr 331/16 z dnia 21.11.2016 r w sprawie zmiany trybu postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych w Urzędzie Miejskim w Łomży i jednostkach organizacyjnych Miasta Łomża.”;
11) załącznik nr 1 do zarządzenia nr 91/15 otrzymuje brzmienie określone w załączniku nr 1 do niniejszego zarządzenia;
12) załącznik nr 2 do zarządzenia nr 91/15 otrzymuje brzmienie określone w załączniku nr 2 do niniejszego zarządzenia;
13) załącznik nr 3 do zarządzenia nr 91/15 otrzymuje brzmienie określone w załączniku nr 3 do niniejszego zarządzenia;
14) załącznik nr 4 do zarządzenia nr 91/15 otrzymuje brzmienie określone w załączniku nr 4 do niniejszego zarządzenia;
15) załącznik nr 5 do zarządzenia nr 91/15 otrzymuje brzmienie określone w załączniku nr 5 do niniejszego zarządzenia;
16) załącznik nr 6 do zarządzenia nr 91/15 otrzymuje brzmienie określone w załączniku nr 6 do niniejszego zarządzenia;
17) załącznik nr 2 do regulaminu udzielania zamówień publicznych dla kwot przekraczających 60 000,00 zł brutto do 30 000,00 euro stanowiącego załącznik nr 5 do zarządzenia nr 91/15 otrzymuje brzmienie określone w załączniku nr 7 do niniejszego zarządzenia;
18) załącznik nr 3 do regulaminu udzielania zamówień publicznych dla kwot przekraczających 60 000,00 zł brutto do 30 000,00 euro stanowiącego załącznik nr 5 do zarządzenia nr 91/15 otrzymuje brzmienie określone w załączniku nr 8 do niniejszego zarządzenia;
19) załącznik nr 4 do regulaminu udzielania zamówień publicznych dla kwot przekraczających 60 000,00 zł brutto do 30 000,00 euro stanowiącego załącznik nr 5 do zarządzenia nr 91/15 otrzymuje brzmienie określone w załączniku nr 9 do niniejszego zarządzenia;
20) załącznik nr 5 do regulaminu udzielania zamówień publicznych dla kwot przekraczających 60 000,00 zł brutto do 30 000,00 euro stanowiącego załącznik nr 5 do zarządzenia nr 91/15 otrzymuje brzmienie określone w załączniku nr 10 do niniejszego zarządzenia;
21) załącznik nr 7 do regulaminu udzielania zamówień publicznych dla kwot przekraczających 60 000,00 zł brutto do 30 000,00 euro stanowiącego załącznik nr 5 do zarządzenia nr 91/15 otrzymuje brzmienie określone w załączniku nr 11 do niniejszego zarządzenia;
§2. Wykonanie zarządzenia powierzam kierownikom jednostek organizacyjnych Miasta Łomża i naczelnikom poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu Miejskiego w Łomży.
§3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
PREZYDENT MIASTA
dr Mariusz Chrzanowski
