Na podstawie art. 47.ust 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2006 r o finansach publicznych ( Dz.U. nr 249 ,poz. 2104 z późniejszymi zmianami ) zarządzam co następuje :


§ 1
Dokonuję zmiany w załączniku nr 2 do Zarządzenia nr 25/04 w sprawie instrukcji służbowej obiegu i kontroli wewnętrznej dokumentów księgowych w procesów związanych z gospodarowaniem rzeczowymi składnikami majątkowymi .
§ 2
Dokonuję zmiany w załączniku nr 3 do Zarządzenia nr 25/04 w wykazie pracowników koordynujących zadania w zakresie operacji gospodarczych i finansowych oraz uprawnionych do zamieszczania adnotacji „ wydatek jest uzasadniony pod względem celowościowym , gospodarczym i legalnym” „
Zwiększam wykaz pracowników koordynujących zadania w zakresie operacji gospodarczych i finansowych
oraz uprawnionych do zamieszczania adnotacji „ wydatek jest uzasadniony pod względem celowościowym
gospodarczym i legalnym :

Lp.
Nazwisko i imię
Stanowisko służbowe

Określenie zadania , rodzaju dokumentu

Wzór podpisu
1
Taurogińska Danuta
Kierownik Oddziału Organizacji Oświaty
kontrola wstępna faktur , zestawień list wypłat stypendiów ,.rachunków , przelewu środków , na podstawie umów podpisanych w sprawach zadań oświaty

2
Mariola Jabłonowska
Inspektor
w Biurze
Promocja Miasta
wstępna kontrola
rachunków , faktur
przygotowanie poleceń przelewów
w zakresie Promocji Miasta


§ 3

Pozostałe ustalenia nie ulegają zmianie .
§ 4
Zarządzenie do wykonanie otrzymuje Skarbnik Miasta .

§ 5
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania .


Prezydent Miasta

mgr inż. Jerzy Brzeziński






Załącznik nr 2
do Zarządzenia nr 46/09
Prezydenta Miasta Łomży
z dnia 31.03.2009 r.



I N S T R U K C J A S Ł U Ż B O W A

O B I E G U I K O N T R O L I W E W N Ę T R Z N E J

D O K U M E N T Ó W K S I Ę G O W Y C H

I PROCESÓW ZWIĄZANYCH Z GOSPODAROWANIEM

RZECZOWYMI SKŁADNIKAMI MAJĄTKOWYMI




















1.Gospodarka drukami ścisłego zarachowania

§ 1
1. Druki ścisłego zarachowania są to formularze powszechnego użytku, w
zakresie których obowiązuje specjalna ewidencja , mająca zapobiegać
ewentualnym nadużyciom, wynikającym z ich stosowania.
2. Druki ścisłego zarachowania podlegają oznakowaniu (ponumerowaniu),
ewidencji, kontroli i zabezpieczenia. Ewidencję druków ścisłego
zarachowania prowadzi się w specjalnie do tego celu założonej księdze.
W księdze tej rejestruje się pod odpowiednią datą liczbę i
numery przyjętych i wydanych oraz zwróconych formularzy i wprowadza
się każdorazowo stan poszczególnych druków ścisłego zarachowania.

§ 2

1. Do druków ścisłego zarachowania zalicza się formularze:
a/ czeki gotówkowe
b/ czeki rozliczeniowe
c/ weksle
d/ karty drogowe
e/ arkusze spisu z natury.
f/ kwitariusze przychodowe
g/ pokwitowania KP
h/ bilety opłat targowych
i/ mandaty straży miejskiej
j/ karty abonamentowe typu A, w strefie ograniczonego
postoju.,
2. Dokładna ewidencja i kontrola obrotu tymi drukami stanowi podstawę
gospodarki drukami ścisłego zarachowania .
Ewidencja druków ścisłego zarachowania polega na:
a/ przyjęciu druków ścisłego zarachowania niezwłocznie po ich otrzymaniu,
b/ bieżącym wpisaniu przychodu, rozchodu i zapisów druków w księdze
ścisłego zarachowania,
c/ oznaczeniu numerem ewidencyjnym druków nie posiadających serii
i numerów nadanych przez drukarnię.
3. Pracownikiem odpowiedzialnym za prawidłową gospodarkę, ewidencję
i zabezpieczenie druków ścisłego zarachowania jest pracownik wyznaczony
przez kierownika jednostki. Jednostka jest zobowiązana umożliwić
pracownikowi odpowiedzialnemu za gospodarkę drukami ścisłego
zarachowania należyte przechowywanie tych druków w miejscu
zabezpieczonym przed kradzieżą lub zniszczeniem.

§ 3

1. Oznaczenia druków ścisłego zarachowania, które nie posiadają nadanych
przez drukarnię serii i numerów, dokonuje się niżej podany sposób:
a/ każdy egzemplarz należy oznaczyć kolejnym numerem ewidencyjnym,
b/ obok numeru druku ścisłego zarachowania odpowiedzialny za ewidencję
druków pracownik stawia pieczątkę okrągłą Urzędu..
2. W przypadku druków broszurowych (w blokach) należy dodatkowo na
okładce każdego bloku odnotować (dotyczy również druków posiadających
serie i numery nadane w drukarni):
a/ numer kolejny bloku
b/ numer kart bloku od nr... do nr .....
c/ liczbę kart każdego bloku poświadczoną podpisem osoby odpowiedzialnej
za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania, a w odniesieniu do
dowodów wpłaty –przez głównego księgowego lub osobę przez niego
upoważnioną.

3. Poszczególne bloki dowodów wpłaty i wypłaty należy ponumerować w
momencie przyjęcia do magazynu i zaprzychodować w księdze druków
ścisłego zarachowania. Poszczególne karty bloków należy numerować
bezpośrednio przed wydaniem ich do użytku, w celu zachowania ciągłości
numerów w ciągu roku.
Na okładce należy wpisać - numery kart bloku. Po wyczerpaniu bloku, przy
wydawaniu następnego, na okładce należy wpisać okres w którym druki
zostały wykorzystane.
Arkusze spisu z natury również traktuje się jako druk ścisłego zarachowania
w momencie wydania Przewodniczącemu Komisji Inwentaryzacyjnej.

4. Sposób numerowania kart drogowych podany jest na okładce bloku.
Pozostałe druki ścisłego zarachowania należy numerować w sposób
uniemożliwiający ich zmianę np. ustalenia znaku i serii, nadanie numeru
porządkowego łamanego przez rok i podpisanie przez osobę odpowiedzialną
za ewidencje druków ścisłego zarachowania.
5. Niedopuszczalne jest wydanie do użytku druków ścisłego zarachowania nie
ujętych w ewidencji oraz nie posiadających wszystkich wyżej oznaczeń.

§ 4
1. Ewidencję wszystkich druków ścisłego zarachowania należy prowadzić
odrębnie dla każdego rodzaju bloku w księdze o ponumerowanych stronach
której wzór stanowi załącznik do niniejszej instrukcji.
Na ostatniej stronie należy wpisać: księga zawiera ... stron, słownie ...
kolejno ponumerowanych i zalakowanych prze osobę upoważnioną, to jest
głównego księgowego lub jego zastępcy.

2. Podstawę zapisów w księdze druków ścisłego zarachowania stanowią:
a)dla przychodu kserokopia rachunku dostawcy, ewentualnie dowodu przyjęcia,
b) b) dla rozchodu – pokwitowanie osoby upoważnionej dla odbioru druków,
udokumentowane upoważnienie i ewentualnie dowodem wydania.

3. Zapisy w księdze druków ścisłego zarachowania powinny być dokonywane
czytelnie atramentem lub długopisem. Niedopuszczalne jest jakiekolwiek wycieranie lub
wyskrobywanie omyłkowych zapisów. Omyłkowy zapis należy
przekreślić tak, aby można go było odczytać i wpisać zapis prawidłowy.
Osoba dokonująca poprawki powinna obok wniesionej poprawki umieścić
swój podpis i datę dokonania tej czynności.

4. Wydanie druków ścisłego zarachowania może nastąpić wyłącznie na pisemne
zapotrzebowanie, akceptowane przez kierownika komórki w której dane druki
będą używane. Pobranie nowego druku (bloku) może nastąpić wyłącznie po
zdaniu kopii bloku wykorzystanego. Zapotrzebowanie powinno określać
żądano liczbę druków ścisłego zarachowania, wskazać imiennie pracownika
upoważnionego do odbioru druków oraz zawierać rozliczenie z poprzednio
pobranych druków.
Miesięczne rozliczenie rozchodu druków ścisłego zarachowania
w przypadku biletów targowych , mandatów , abonamentów
uwzględniające
- symbole , numery , ilości sztuk . cenę , wartość w złotych
- potwierdzenie wpłat środków pieniężnych na rachunek ,
Nie wykorzystane ocechowane druki są zwracane .
Po zatwierdzeniu wniosku komisji są anulowane i likwidowane .
Protokół z likwidacji druków ścisłego zarachowania są przechowywane
przez okres 5 lat.
5. Druki ścisłego zarachowania, księgi ewidencyjne, protokoły przyjęcia i ocechowania oraz
wszelką dokumentację dotyczącą gospodarki drukami ścisłego zarachowania (zapotrzebowania, rozliczenia itp.) należy przechowywać przez
okres 5 lat. Dotyczy to także druków anulowanych.

6. Błędnie wypełnione druki powinny być anulowane przez wpisanie adnotacji
„unieważniam” wraz z datą i czytelnym podpisem osoby dokonującej tych
czynności. Anulowane druki, o ile są broszurowe, należy pozostawić w bloku,
a luźne druki należy przechowywać w przeznaczonym do tego celu segregatorze lub teczce.
§ 5

1. Druki ścisłego zarachowania podlegają kontroli nie rzadziej niż raz w roku.
Kontrola druków polega na stwierdzeniu zgodności druków będących na stanie
rzeczywistym ze stanem wykazanym w ewidencji druków.
Kontrolę druków przeprowadza główny księgowy bądź pracownik przez niego
wyznaczony. Kierownik jednostki może zarządzić komisyjną kontrolę stanu druków w
drodze spisu z natury. Na dowód stwierdzenia zgodności stanu druków z ewidencją osoba
dokonuje kontroli zamieszcza klauzulę o następującej treści „stwierdza się zgodność stanu
druków ścisłego zarachowania według stanu na dzień .............” oraz zamieszcza swój
podpis i datę.
Klauzulę zamieszcza się na ostatniej stronie księgi druków ścisłego zarachowania. Na
dzień kontroli wyprowadzony stan druków w księdze ewidencyjnej winien być
podkreślony czerwonym kolorem.
2. W przypadku zaginięcia (zgubienia lub kradzieży) druków ścisłego zarachowania należy
niezwłocznie przeprowadzić inwentaryzację druków i ustalić liczbę i cechy (numery, serie,
pieczęci) zaginionych druków.
3. Natychmiast po stwierdzeniu zaginięcia druków ścisłego zarachowania należy:
a) sporządzić protokół zaginięcia,
b) w przypadku zaginięcia czeków powiadomić niezwłocznie bank finansujący, który czeki
wydał,
c) w uzasadnionych przypadkach gdy zachodzi podejrzenie przestępstwa zawiadomić
policję.
4. Wszystkie zawiadomienia o zaginięciu druków ścisłego zarachowania powinny zawierać
następujące dane:
a) liczbę zaginionych druków luźnych, względnie bloków, z podaniem ilości
egzemplarzy w każdym komplecie druków,
b) dokładne cechy zaginionych druków – numer, seria, nadana przez drukarnię lub
parafowanie druków numerowanych we własnym zakresie, symbol druku oraz rodzaje
i nazwy pieczęci,
c) datę zaginięcia druków,
d) okoliczności zaginięcia druków,
e) miejsce zaginięcia druków,
f) nazwa i dokładny adres (miejscowość, ulica, nr domu) jednostki
ewidencjonującej druki.
5. W przypadku ewentualnego zniszczenia druków ścisłego zarachowania należy sporządzić
protokół, który powinien być przechowywany w aktach prowadzonych przez osobę
odpowiedzialną za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania.

6. Pobór opłat na podstawie kwitariuszy przychodowych
a) Biuro Strefy Ograniczonego Parkowania - opłata za parkowanie w Strefie
Ograniczonego Postoju ,
b) Staż Miejska opłata na targowiskach okolicznościowych
c) Inkasent - opłaty skarbowej
Pobór druku ścisłego zarachowania „ Kwitariusza przychodowego „ osobie upoważnionej do jego otrzymania lub na podstawie podpisanej umowy .

Rozliczenie środków finansowych z pobranych opłat na podstawie kwitariuszy
przychodowych
Rozliczenie okresowe z uzyskanych wpłat w niżej podanych terminach :

a) Biuro Strefy Ograniczonego Post - wpłata do kasy Urzędu Miejskiego
w terminach 10. 20 i ostatniego dnia
każdego miesiąca
b) Staż Miejska - wplata do kasy Urzędu Miejskiego
w terminach 10, 20 i ostatniego dnia
każdego miesiąca

c) Inkasent Opłaty Skarbowej wplata do 5-go dnia każdego następnego
miesiąca z zaznaczeniem w tytule wpłaty „ Inkaso
opłaty skarbowej .
Rozliczenie kwitariusza przychodowego przez Kierownika Oddziału Podatków i zatwierdzenie przez Skarbnika Miasta , jest warunkiem wydania nowego kwitariusza przychodowego - druku ścisłego zarachowania. Obowiązkiem osób , które realizują dochody budżetu miasta na podstawie kwitariuszy przychodowych przestawić na dzień 31 grudnia każdego roku budżetowego rozliczenie posiadanego kwitariusza przychodowego . Niezrealizowane druki ścisłego zarachowania kwitariusza należy anulować a w rozliczeniu należy wymienić numery druków anulowanych.




II. Gospodarka kasowa
§ 1
1. Wartości pieniężne i inne walory , znaki skarbowe , papiery wartościowe muszą być
przechowywane w warunkach zapewniających należytą ochronę przed zniszczeniem,
utratą lub zaginięciem.
2. Pomieszczenie do przechowywania gotówki powinno być wydzielone. W pomieszczeniu
kasowym powinno znajdować się okienko poprzez które kasjer dokonuje wypłaty lub
przyjmuje wpłaty.
3. Gotówka przechowywana jest w kasie pancernej w Wydziale Finansowym.
§ 2
Klucze do kasy pancernej złożone winny być do depozytu.
Potwierdzenie depozytu Nr z dnia znajduje się w książce
druków ścisłego zarachowania .
§ 3

1. Ustala się następujące rodzaje dowodów kasowych dla udokumentowania
operacji kasowych kasy
1) w zakresie wypłat (dowody księgowe)
- listy płac , listy diet radnych
- delegacje służbowe
- wnioski i rozliczenie zaliczek
- rachunki zwykłe
faktury VAT
czeki rozrachunkowe
- rachunki z tyt. umowy zlecenia
rachunki z tyt. umowy o dzieło
polecenie wypłaty
- inne uznane przez Prezydenta i Skarbnika Miasta
Odbiór gotówki musi być potwierdzona następująco:
Kwituję odbiór kwoty zł ................................
Słownie zł ......................................................
data i podpis
2) w zakresie wpłat
kwitariusze
komputerowe pokwitowania wpłaty
czeki gotówkowe
W kasie może znajdować się:
a) zapas gotówki na bieżące wydatki w kwocie 10 000 zł
b) gotówka podjęta z rachunku bankowego na pokrycie określonych
rodzajowo wydatków,
c) gotówka pochodząca z bieżących wpływów do kasy jednostki,
d) gotówka przechowywana w formie depozytu otrzymaną od osób
prawnych i fizycznych,
2. Niezbędny zapas gotówki w kasie jednostki w miarę wykorzystania uzupełniany jest do ustalonej wysokości.

3. Gotówkę podjętą z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajowo
wydatków jednostka powinna przeznaczyć na cel określony przy jej podjęciu.
Nie wykorzystaną część tej gotówki (nie podjęte należności oraz zwroty wypłaconych z
niej zaliczek lub niezależnie pobranych kwot) podlegają wpłacie na rachunek bankowy.
Gotówka podjęta z rachunku bankowego jednostki na pokrycie określonych rodzajowo
wydatków może być przechowywana w kasie jednostki pod warunkiem, że kwota ta nie
przekracza 10.000 zł.

4. Wpływy o których mowa w § 3 pkt. 2 lit. c odprowadza się na właściwe
rachunki bankowe w dniu przyjęcia wpływów bądź w terminie 3 dni o ile
wpływy nie przekraczają kwoty 10 000 zł

§4
1.Gotówka przechowywana w kasie jednostki w formie depozytu, podlegająca zwrotowi
osobie prawnej lub fizycznej, która depozyt złożyła, nie może być wykorzystana na
pokrywanie wydatków jednostki, jak również do uzupełniania niezbędnego zapasu
gotówki, a zatem nie jest wliczana do ustalonej dla danej jednostki wielkości tego zapasu.
2. Kasjer może przechowywać w kasie w formie depozytu otrzymane od działających w
jednostce organizacji społecznych kasy zapomogowo – pożyczkowej, a także pracowników
jednostki zaplombowane kasety zawierające gotówkę, pieczątki, druki ścisłego
zarachowania. Ewidencję przyjętych i wydanych depozytów prowadzi kasjer.
Ewidencja ta musi zawierać co najmniej następujące dane:
a – numer kolejny depozytu
b – określenie deponowanego przedmiotu, a przy deponowaniu gotówki jej
kwotę
c – określenie jednostki, której własność stanowi depozyt
d – datę i godzinę przyjęcia depozytu
e – datę i godzinę zwrotu depozytu oraz podpis osoby upoważnionej do podjęcia depozytu
i podpis kasjera.
Przechowywana w formie depozytu w kasie jednostki gotówka nie może być łączona z
gotówką jednostki.
3. Kierownik jednostki organizacyjnej obowiązany jest zapewnić ochronę kasy , jak
również bezpieczeństwo transportu pieniędzy i innych walorów z banku i do
banku .
§ 5
Dowody kasowe

1. Kasjer musi posiadać wykaz osób upoważnionych do dysponowania pieniężnymi składnikami majątkowymi.
2. Wszystkie obroty gotówkowe powinny być udokumentowane na dowodach
kasowych: wpłaty gotówkowe, - przychodowymi dowodami kasowymi oraz
dowody z wydruku komputerowego, wypłaty gotówkowe – rozchodowymi
dowodami kasowymi, którymi są źródłowe dowody księgowe wypłat gotówki
3. Przychodowe dowody kasowe wystawia się w dwóch egzemplarzach:
1) – oryginał stanowi pokwitowanie wpłaty gotówką – wręczony zostaje
wpłacającemu,
2) – kopia egzemplarza przychodowego dowodu kasowego - przeznaczona
jest dla księgowości .

4. Przed przyjęciem lub wypłatą gotówki kasjer zobowiązany jest sprawdzić,
czy odpowiednie dowody kasowe są podpisane przez osoby upoważnione do zlecenia wpłat
lub wypłat. Dowody kasowe nie podpisane przez osoby do tego upoważnione nie mogą
być przez kasjera przyjęte do realizacji. Nie dotyczy to przychodowych dowodów
kasowych wystawionych przez kasjera.
5. W dowodach kasowych nie można dokonywać żadnych poprawek kwot wypłat lub wpłat
gotówki wyrażonych cyframi i słownie. Błędy poprawione w tym zakresie poprawia się
przez anulowanie błędnych przychodowych lub rozchodowych dowodów.
6. Wpłaty gotówki mogą być dokonywane wyłącznie na podstawie ujednoliconych dla wpłat
z wszelkich tytułów przychodowych dowodów kasowych, podpisanych przez kasjera. Na
dowodzie wpłat gotówki należy podać także wpisaną słownie kwotę wpłaconej gotówki
oraz datę wpłaty i jej tytuł.
7. Formularze dowodów wpłat gotówki powinny być połączone w bloki.
Liczba formularzy dowodów wpłaty w każdym bloku powinna być poświadczona przez
głównego księgowego lub osobę przez niego upoważnioną.
Na okładce każdego bloku należy odnotować:
a)numer kolejny bloku formularzy
b)numer dowodów wpłat formularzy (od nr ..... do nr .....)
c)data wydania kwitariusza
8. Bloki formularzy dowodów wpłaty mogą być wydane osobom upoważnionym wyłącznie
za pokwitowaniem w ewidencji druków ścisłego zarachowania, która powinna umożliwić
kontrolę przychodu, rozchodu oraz stan bloków formularzy.
9. Źródłowe dowody kasowe wypłat gotówki powinny być przed dokonaniem
wypłaty sprawdzone pod względem merytorycznym, rachunkowym i zgodności z ustawą o
zamówieniach publicznych. Pracownicy zobowiązani do wykonywania tych czynności
zamieszczają na dowodach swój podpis i datę.
Sprawdzone dowody zatwierdza do wypłaty kierownik jednostki i główny księgowy lub
osoby przez nich upoważnione, składając swe podpisy pod klauzulą o treści: „Zatwierdzono do wypłaty”.
10.Wypłata delegacji służbowych powinna być poprzedzona sprawdzeniem pod względem
formalno – rachunkowym oraz zatwierdzona do wypłaty przez kierownika jednostki i
głównego księgowego lub osoby przez nich upoważnione.

11.Gotówkę wypłaca się osobie wymienionej w rozchodowym dowodzie kasowym. Odbiorca
gotówki kwituje jej odbiór na rozchodowym dowodzie kasowym w sposób trwały
atramentem lub długopisem, podając słownie kwotę i datę jej otrzymania oraz
zamieszczając swój podpis. Obowiązek wpisywania słownie otrzymanej kwoty nie dotyczy
przypadku wypisywania przez wystawcę tych dowodów na zbiorczych zestawieniach w
których umieszczona jest ogólna suma do wypłaty w złotych (np. listy wypłat).

Jeżeli rozchodowy dowód kasowy wystawiony jest na więcej niż jedną
osobę to odbiorca kwituje kwotę otrzymanej przez siebie gotówki.
Przy wypłacie gotówki osobom nieznanym kasjer obowiązany jest zażądać do okazania
dowodu osobistego lub innego dokumentu, stwierdzającego tożsamość odbiorcy gotówki
oraz na rozchodowym dowodzie kasowym powinien wpisać numer dowodu
osobistego lub innego dowodu stwierdzają tożsamość, datę oraz określenie wystawcy
dokumentu. Przy wypłacie gotówki osobie nie mogącej się podpisać na jej prośbę lub
prośbę kasjera, może podpisać inna osoba ( z wyjątkiem pracownika – kasjera
zlecającego wypłatę ),stwierdzając jako świadek swoim podpisem fakt wypłaty gotówki
osobie wymienionej w dowodzie wystawcy .
W rozchodowym dowodzie kasowym kasjer obowiązany jest dokonać wpisu
stwierdzającego tożsamość osoby otrzymującej gotówkę oraz imię i nazwisko osoby
podpisującej jako świadek. Kwotę wypłaca się osobie nie mogącej się podpisać .

12. Jeżeli wypłata następuje na podstawie upoważnienia wystawionego przez osobę
wymienioną w rozchodowym dowodzie kasowym, w dowodzie tym należy określić, że
wypłata została dokonana osobie do tego upoważnionej.
Upoważnienie powinno być dołączone do rozchodowego dowodu kasowego.
Upoważnienie do odbioru gotówki powinno zawierać potwierdzenie tożsamości
własnoręczności podpisu osoby wystawiającej upoważnienie.
Potwierdzenie to powinno być dokonane przez notariusza, właściwy urząd gminy lub
zakład leczniczy, służby zdrowia w razie przebywaniu pracownika na leczeniu .
13.Dowody kasowe wpłat i wypłat mogą być ujmowane w raporcie kasowym
zbiorczo na podstawie odpowiednich zestawień wpłat i wypłat gotówkowych
jednorazowych operacji gospodarczych . Komputerowe zestawienie wpłat i wypłat
lub zestawienie wpłat i wypłat może być sporządzone na pasku maszynowym, które
powinny być zaopatrzony w pieczątkę kasy, datę i podpis kasjera.
14.W porządku gdy liczba wpłat i wypłat gotówki w poszczególnych dniach jest niewielka,
raporty kasowe mogą obejmować okresy dekadowe powinny być dokonane
chronologicznie z podziałem na poszczególne dni dokonania wpłaty lub wypłaty. Po
wpisaniu do raportu kasowego wpłat i wypłat za dany okres i ustalenie pozostałości
gotówki w kasie na dzień/okres następny, kasjer podpisuje raport i przekazuje jego oryginał
wraz z dowodami kasowymi za pokwitowaniem głównemu księgowemu lub osobie przez
niego upoważnionej.
15.Rozchodu gotówki z kasy nie udokumentowanego rozchodowymi dowodami kasowymi
nie uwzględnia się przy ustalaniu gotówki w kasie. Rozchód taki stanowi niedobór kasowy
i obciąża kasjera. Gotówka w kasie nie udokumentowana przychodami kasowymi stanowi
nadwyżkę kasową. Nadwyżka kasowa podlega przekazaniu w ciągu 3 dni od daty
stwierdzenia do dochodów budżetowych i podlega zapisowi w raporcie dochodów
budżetowych.
Przyczyna nadwyżki kasowej musi być wyjaśniona .

16.Ustala się sporządzanie raportów kasowych odrębnie dla dochodów
odrębnie dla wydatków :
Oznaczenia raportu symbol raportu numer kolejny rok
1. Dochody ................................... D / 1 / 2009
2. Wydatki ................................ W / 1 / 2009 -
17. Do obowiązków kasjera należy niezwłoczne zawiadomienie
Prezydenta Miasta i Skarbnika Miasta o brakach gotówkowych oraz
włamaniu kasy Urzędu .

18. Prawidłowość sporządzania raportów sprawdzają Kierownicy Oddziałów Budżetu ,
Oddziału Podatków lub wyznaczeni pracownicy Wydziału Skarbu i Budżetu.

19 Kasjer składa oświadczenie do akt osobowych o odpowiedzialności materialnej
o treści „ Przyjmuję do wiadomości , że ponoszę materialną odpowiedzialność za
powierzone mi pieniądze i inne wartościowe walory . Zobowiązuję się do
przestrzegania obowiązujących przepisów w zakresie operacji kasowych i
ponoszę odpowiedzialność za ich naruszenie.”
Data i podpis
20. Przyjęcie obowiązków kasjera oraz każdorazowe przekazywanie
kasy innej osobie należy obowiązkowo dokonywać na podstawie
protokołu zdawczo - odbiorczego w obecności lub udziale
Kierownika Oddziału Podatków , lub Kierownika Oddziału Budżetu.

III. DOWODY KSIĘGOWE

Dokumentacja księgowa jest zbiorem dokumentów ( dowodów)
w których znajduje się pisemne odzwierciedlenie fakt wystąpienia
operacji gospodarczej.

Dowody księgowe dzieli się na :
1. dowody księgowe obce :
a) wystawione przez kontrahentów ( dostawców ) :
- faktury , rachunki, zestawienie faktur - dotyczą operacji zakupu lub otrzymania
składników materialnych , usług, różnych świadczeń ,
b) wystawione przez zewnętrzne jednostki :
- przelewy , noty księgowe , noty memoriałowe , wyciągi bankowe, czeki ,
weksle, papiery wartościowe ,
c) wystawione przez pracowników , gdy są stroną operacji :
rozliczenie kosztów podróży służbowej , umowy o dzieło ,
d) Oświadczenie wystawione przez pracowników dokonujących operacji w
imieniu jednostki , gdy nie ma możliwości uzyskania dowodów obcych .
2. dowody księgowe własne :
a) wystawiane kontrahentom przy sprzedaży , przekazaniu składników
majątkowych usług lub świadczeń : faktury, rachunki , zestawienia faktur noty ,
dowody PT, OT , LT
b) dotyczące rozliczeń ustawowych z tytułu podatków , ubezpieczeń i innych
świadczeń : deklaracja , polecenie przelewu ,
c) związane z zapłatą za dostawy i świadczenia ; polecenia przelewu czeki ,
d) dotyczące operacji zachodzącej wewnątrz jednostki ( obrót materiałowy ,
zmiany rzeczowych składników majątku trwałego dokumentacja płacowa
- polecenia księgowania , listy płac , listy diet radnych , listy wypłaconych
ekwiwalentów i nagród, polecenie wypłaty , wnioski o zaliczkę na delegacje
służbowe lub zakupy , wnioski o zaliczki komisarzy wyborczych , rozliczenie
pobranych zaliczek , dowód OT/ ZW - zwiększenie środka trwałego , MT –
zmiana miejsca użytkowania LC likwidacja częściowa, LT likwidacja całkowita,
PT przekazanie
e) związane z powstaniem kosztów , strat , zysków , zestawienie różnic
kursowych ( polecenie księgowania ),
f) potwierdzenie przyjęcia składników materialnych - OT ,
g likwidacja środka trwałego LT.
§ 1
1. Dowód księgowy nadany przez wystawcę winien zawierać następujące cechy
(elementy):
a) określenie rodzaju dowodu i jego numer identyfikacyjny np.: faktura VAT,
rachunek ,
c)określenie stron dokonujących operacji gospodarczych i nazwa strony użyta w
dokumencie zewnętrznym winna zawierać pełne określenie i adres strony;
w określonych miejscach dokumentu cecha może być wyrażona odciskiem pieczęci;
w przypadku dokumentów własnych wewnętrznych występuje jedna strona poza
rachunkami uproszczonymi wystawianymi na okoliczność niektórych wydatków
reprezentacyjnych u płatnika podatku od towarów i usług,
c) opis operacji gospodarczej oraz jego wartość wyrażoną w jednostkach naturalnych
d)datę dokonania operacji i datę sporządzenia dokumentu o ile jest to data inna niż data
dokonania operacji. O ile dokument wpłynie do jednostki w pierwszych dniach
następnego miesiąca tj. do 10 dnia następnego miesiąca np. faktura drogą
pocztową, a operacja ta i data dokumentu dotyczą miesiąca poprzedniego to winny być
one zarejestrowane w księgach miesiąca poprzedniego. O ile jednak wpływający n
dokument dotyczy płatnika podatku VAT, rozliczenie podatku winno nastąpić w
miesiącu następnym, tj. w miesiącu wpływu dokumentu
d)podpis wystawcy dowodu oraz osoby której wydano lub od której przyjęto składniki majątkowe i jeśli operacja nie polega na wydaniu lub przyjęciu składników majątkowych, to dowód zawiera tylko podpis wystawcy.
Podpis wystawcy może być zastąpiony znakami zapewniającymi ustalenie osoby
wystawcy dowodu jeżeli dowód nie dokumentuje przekazania lub przyjęcia składnika
majątkowego lub przeniesienia prawa własności bądź użytkowania wieczystego gruntu.
W świetle przepisów o VAT obowiązek podpisania dowodu, o ile jest nim faktura VAT
dotyczy także odbioru dóbr niematerialnych (usług) o ile strony transakcji nie
skorzystały z instytucji „oświadczenia” o treści:
1. Jednostka nasza jest podatnikiem podatku od towarów i usług uprawnia do
otrzymania faktur VAT.
2. Nasz numer identyfikacyjny NIP ............................................................
3. Upoważniamy Waszą jednostkę (firmę) do wystawiania faktur bez składania podpisu
osoby z naszej strony uprawnionej (lub upoważnionej).
4. Upoważnienie ważne jest do ......................................... chyba, że wcześniej
powiadomimy Was o wygaśnięciu upoważnienia lub utracie przez nas upoważnienia.

22. Cechy dowodu księgowego nadawane przez jednostkę kierującą:
3 a) wskazanie sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych wraz z datą i podpisem
4 osoby odpowiedzialne za te wskazania upoważnione przez kierownika jednostki
5 zgodnie z załącznikiem Nr 2.
6
Treść powyższą należy rozumieć jako:
7 - kontrolę wewnętrzną dowodu księgowego,
8 - akceptacji treści operacji gospodarczej zawartej w dowodzie,
9 - dekretacji dowodu
10 b) sposób ujęcia dowodu w księgach rachunkowych dokonuje się poprzez
11 zamieszczanie na dowodzie następującej klauzuli:
12 - wskazanie miesiąca księgowania dowodu w urządzeniach księgowych,
13 - stwierdzenie, że wydatek mieści się w planie finansowym jednostki.
14
15 3. Stwierdzenie o sposobie ujęcia dowodów w księgach poprzedza:
16 a) jego kontrolę pod względem merytorycznym dokonywaną przez
17 wyznaczonych pracowników zgodnie z wykazem stanowiącym załącznik Nr 3 do
18 niniejszej instrukcji.
19
20 Kontrola merytoryczna podlega na stwierdzeniu:
21 - faktycznego zaistnienia operacji gospodarczej w ilości i wartości wyrażonej w
22 dokumencie,
23 - legalności i rzetelności operacji,
24 - celowości operacji i zgodności z umową, zamówieniem, zleceniem,
25 - jego kontrolę pod względem zgodności z ustawą o zamówieniach publicznych w
26 zakresie dowodów dotyczących robót, dostaw i usług.
27
28 b. jego kontrola rachunkowa polega na sprawdzeniu poprawności arytmetycznej
29 danych zawartych dowodzie przez pracowników wyznaczonych w załączniku nr 4.
30
31 c. zatwierdzenie dowodu księgowego do wypłaty prze głównego księgowego i
32 kierownika jednostki lub pełnomocników zgodnie z wzorami podpisów złożonych
33 do banku obsługującego jednostkę.
34
35 4. Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich
36 wartości na walutę polską wg kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia
37 operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie.
5. Dowody księgowe powinny być rzetelne tj. zgodne z rzeczywistym prze-
biegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują kompletne tj. zawierające wszystkie
elementy określone w § 1 instrukcji oraz wolne od błędów rachunkowych.
6. Błędy w dowodach zewnętrznych obcych i własnych (np. Faktura VAT,
rachunek zwykły, nota księgowa) można korygować jedynie przez wy-
słanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie wraz
ze stosowanym uzasadnieniem, jeżeli inne przepisy np. o podatku od towarów i usług
nie stanowią inaczej.
Przy dowodach wewnętrznych błędy należy korygować poprzez czytelne skreślenie
i poprawienie błędnej treści lub kwoty wraz z datą i podpisem;
nie można jednak poprawiać pojedynczych cyfr lub liter, lecz tylko całe liczby lub
wyrazy.
Jeżeli operacja gospodarcza jest udokumentowana kilkoma dokumentami lub kilkoma
egzemplarzami jednego dokumentu, wtedy kierownik jednostki określa który z tych
dokumentów powinien stanowić podstawę zapisu w księgach rachunkowych.

38 IV Gospodarka środkami rzeczowymi.

Za prawidłową gospodarkę środkami rzeczowymi odpowiedzialny
jest kierownik jednostki organizacyjnej .

391. Pracownikiem odpowiedzialnym za prawidłową gospodarkę środkami trwałymi ,
40 pozostałymi środkami trwałymi i przedmiotami stanowiącymi wyposażenie oraz
41 materiałami jednostki jest pracownik wyznaczony przez kierownika jednostki .
42 Do obowiązków tego pracownika należy prawidłowe oznaczenie
43 powierzonych ich pieczy środków rzeczowych , przechowywanie ,
44 konserwacja , zabezpieczenie przez zniszczeniem , zepsuciem i kradzieżą.

2. Majątek rzeczowy stanowiący wyposażenie stanowiska pracy powinien być
powierzony służbowo pracownikowi zatrudnionemu na tym stanowisku - który
odpowiada za zabezpieczenie przed zniszczeniem , uszkodzeniem , zepsuciem
i kradzieżą .Pracownik nie odpowiada za normalne zużycie i wady rzeczy.

3. W poszczególnych pomieszczeniach powinny być umieszczone spisy
inwentarzowe wyposażenia ujęte ilościowo - wartościowe przy cenie
jednostkowej ponad 2000 - 3 500 zł ,oraz ujęte ilościowe przy cenie
jednostkowej do 2000 zł

4. Księgi inwentarzowe dla środków trwałych i pozostałych środków
trwałych stanowiących mienie komunalne gminy i powiatu oraz
powierzonego majątku Skarbu Państwa prowadzą :

a) Oddział Gospodarki Nieruchomościami -
- w zakresie gruntów Miasta i Miasta na prawach powiatu
- w zakresie nieruchomości zabudowanych przekazanych w zarząd ,
- w zakresie nieruchomości Skarbu Państwa przekazanych w dzierżawę
b) Wydział Gospodarki Komunalnej
Ochrony Środowiska i Rolnictwa - środków trwałych
- w zakresie infrastruktury technicznej tj. obiektów inżynierii lądowej i
wodnej , dróg , mostów , wiaduktów,
- w zakresie budynków użyteczności publicznej , garaże budynki
gospodarcze tj. kotłowni, hydroforni , magazyny,
budynki administracji po zlikwidowanych jednostkach ,
c) Biuro Kultury Sportu i Turystyki
hala sportowa , budowle sportowo - rekreacyjne.
d) Biuro Obsługi Urzędu - w zakresie nieruchomości stanowiącej siedzibę
Urzędu Miejskiego wraz z wyposażeniem , transportem

5. Stan środków trwałych zmienia się na skutek :
- przyjęcia nowych środków trwałych pochodzących z zakupu , modernizacji ,
budowy,
- nieodpłatnego przyjęcia środka trwałego ,
- likwidacji lub sprzedaży ,
- nieodpłatnego przekazania środków trwałych zbędnych w jednostce organizacyjnej . - zmiany wynikające z operatów nieruchomości
- zmiany miejsca użytkowania środka trwałego
Zmiany te dokumentowane są dowodami , które stanowią podstawę
ewidencji środków trwałych
a ) przychody
- zakup dowód PT
- nieodpłatne przejęcie - dowód PT
- modernizacja - dowód PK - zwiększenie wartości środka trwał.
- zmiany wynikające z operatów nieruchomości - dowód PK
zwiększenia lub zmniejszenia ,
- przyjęcie środka trwałego z wykonanej inwestycji własnej - OT
- zmiany miejsca użytkowania środka trwałego - dowód MT

b ) rozchody
- przekazanie środka trwałego - dowód PT ,
- likwidacja środka trwałego - dowód LT ,
- częściowa likwidacja środka trwałego - dowód LC

Podstawę do sporządzenia dowodów stanowią ;
a ) przy budowie , rozbudowie modernizacji - protokół ostatecznego odbioru inwestycji,
rozliczenie rzeczowo - finansowe,
b) przy nieodpłatnym przyjęciu -akt notarialny darowizny , protokół zdawczo – odbiorczy ,
c). przy zakupie środka trwałego - faktura lub akt notarialny zakupu ,
protokół odbioru ,przyjęcia środka trwałego,

d) przy zmianie miejsca użytkowania - decyzja pracownika
45 odpowiedzialnego za prawidłową gospodarkę środkami trwałymi ,
46 pozostałymi środkami trwałymi .
e) przy ujawnieniu środka trwałego podczas inwentaryzacji - protokół
spisu z natury wraz z jego wyceną.
f) w sprawie przekazanie nieodpłatnie środka trwałego - decyzja
organu stanowiącego ,
g. zmiana wartości środka trwałego , - operat szacunkowy w zakresie
przeszacowanie gruntu , ulepszenie środka trwałego

6 Rozliczenie i ewidencja zakupów materiałów i wyposażenia .

6.1. Rozliczenie zakupów nastąpi na podstawie faktur spełniających
wymogi omówione przy dowodach księgowych i opisane w
sposób wynikający z rodzaju zakupionych materiałów i wyposażenia
oraz zachowanym trybie obowiązującym w ustawie o zamówieniach
publicznych .
Faktury te powinny być zaopatrzone w zależności od rodzajów
materiałów w jedną z następujących klauzul :
a) „ wpisano do kontrolki materiałów pod poz. Nr .... „
b) „ wpisano do księgi inwentarza pod poz. Nr ...... „

6.2. Ewidencja materiały piśmienne i biurowe w Biurze Obsługi

a) przychody - w rejestrach zakupu na podstawie faktur
zakupu z określeniem następujących danych
poz. Nr Faktury Nr , dnia zakupu, rodzaj materiału , ilość , cena
wartość .
b) zgłoszenie zapotrzebowania na materiały piśmienne i biurowe składane
do Wydziału Organizacyjnego Biura Obsługi przez poszczególne Wydziały
lub Biura podpisują Naczelnicy Wydziałów lub Kierownicy Oddziałów lub
Biur . Wydanie materiałów następuję po akceptacji Kierownika Biura Obsługi.

c) rozchód - potwierdzenia odbioru materiałów przez pracowników urzędu
uwzględniający - datę , podpis osoby odbierającej , ilość i rodzaj materiałów,
- kartoteka rozchodu poszczególnych asortymentu materiałów prowadzona
na każdy rok budżetowy uwzględniający BO stan ilościowy i wartościowy,
przychód , rozchód ,
- rozliczenie materiałów na dzień 31.12. roku budżetowego ,
określenie stanów i kosztów pozostałych materiałów
stanowiących koszty przyszłego okresu ( tj . następnego roku
budżetowego).
c) pracownik odpowiedzialny za ilościowo - wartościowy oraz jakościowy stan
powierzonych materiałów winien podpisać deklarację następującej treści :

„ Przyjmuję do wiadomości że , ponoszę odpowiedzialność materialną za
powierzone mi materiały biurowe , które przyjęłam w czasie wykonywania
obowiązków służbowych i zobowiązuję się przestrzegania obowiązujących
procedur i przepisów w zakresie prowadzenia gospodarki zakupionymi
materiałami biurowymi” .


6.3. Ewidencja materiałów promocyjnych w Biurze Promocji Miasta .

a) przychody - w rejestrach zakupu na podstawie faktur zakupu z określeniem
następujących danych poz. Nr Faktury Nr , dnia zakupu, rodzaj materiału ,
ilość , cena wartość .
b) decyzję o wydaniu materiałów promocyjnych podejmuję Prezydent Miasta
lub Zastępcy Prezydenta

c) rozchód - potwierdzenia na piśmie wydanie materiałów promocyjnych
uwzględniający - datę , podpis osoby odbierającej , ilość i rodzaj materiałów .
przez
- pracowników Urzędu Miejskiego upoważnionych przez Prezydenta lub
Zastępcy Prezydenta ,
- przez inne osoby zewnętrzne ,które zgłoszą się do odbioru materiałów
promocyjnych na podstawie zatwierdzonego wniosku przez Prezydenta
lub jego Zastępców,
- asortyment materiałów promocyjnych stanowiący wyposażenie stanowiska
na targach krajowych i zagranicznych będzie rozliczany przez pracowników
Biura Promocji na piśmie i zatwierdzony przez Zastępcę Prezydenta
odpowiedzialnego za to zadanie.
Wymienione potwierdzenia będą stanowiły dokumentację rozchodową
poszczególnych asortymentów materiałów promocyjnych , na podstawie której,
osoba odpowiedzialna materialnie sporządza zestawienie rozchodu tych
materiałów i przekazuje do Oddziału Budżetu :
- w okresie 6 dni od momentu wydania materiałów od których będzie
naliczony podatek VAT
na koniec miesiąca sprawozdawczego dla pozostałych wydanych materiałów.
kartoteka rozchodu poszczególnych asortymentów materiałów promocyjnych
prowadzona jest na każdy rok budżetowy i uwzględnia stan
ilościowy i wartościowy BO , przychód , rozchód .
c) pracownik odpowiedzialny za ilościowo - wartościowy oraz
jakościowy stan powierzonych materiałów winien podpisać
deklarację następującej treści:
„ Przyjmuję do wiadomości że , ponoszę odpowiedzialność materialną za powierzone mi materiały promocyjne , które przyjęłam w czasie wykonywania obowiązków służbowych i zobowiązuję się przestrzegania obowiązujących procedur i przepisów w zakresie prowadzenia gospodarki zakupionymi materiałami promocyjnymi „

V Rozliczanie należności pieniężnych .
1 Rozliczanie należności pieniężnych z tytułu podróży służbowej

1.1. Zlecenie delegacji służbowej wystawione imiennie na pracownika
radnego rady miejskiej lub osobę fizyczną wykonującą zlecone
zadanie publiczne w ramach zarządzania kryzysowego z podaniem:
stanowiska
celu oraz miejsca rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej
środka transportu ,
powinno być zarejestrowane w rejestrze delegacji i podpisane
przez kierownika jednostki lub osobę wyznaczoną przez kierownika jednostki .

1.2 W rozliczeniu delegacji służbowej uwzględnia się :
- należność z tytułu diet obliczona za czas od rozpoczęcia wyjazdu
do powrotu po wykonaniu zadania ,
- zwrot kosztów przejazdu obejmujący cenę biletu określonego
środka transportu ,
wg obowiązujących warunków ustalania należności
przysługującemu pracownikowi samorządowemu z tytułu podróży
służbowej na obszarze kraju określonych w rozporządzeniu Ministra
Pracy i Polityki Społecznej .

1.3 Osoba delegowana jest zobowiązana w terminie 7 dni
przedstawić druk zlecenia delegacji służbowej do
rozliczenia :
a) do Stanowiska Kadr w celu potwierdzenia wykonania
zlecenia delegacji służbowej (w przypadku odstąpienia od
rozliczenia finansowego przez osobą delegowaną,
potwierdzone zlecenie delegacji służbowej pozostaje w
dokumentacji stanowiska Kadr )
b) do Wydziału Budżetu i Skarbu Oddziału Budżetu w celu
rozliczenia finansowego.

1.4 Wypłata delegacji służbowych powinna być poprzedzona sprawdzeniem
pod względem formalno – rachunkowym , rozliczona zaliczka z tego
tytułu oraz zatwierdzona do wypłaty przez Prezydenta Miasta i
Skarbnika Miasta lub osoby przez nich upoważnione .


2. Rozliczanie należności pracowników za korzystanie z samochodu
prywatnego do celów służbowych .

2.1 Zobowiązania za korzystanie z pojazdu prywatnego do celów
służbowych wynikają z zawartej umowy cywilno – prawnej w
której określono cechy techniczne pojazdu używanego do celów
służbowych tj. typ , marka ,pojemności silnika , numerach
rejestracyjnych , oraz miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne
wykorzystany do tego celu.

2.2 Zwrot kosztów używania pojazdu do celów służbowych
następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako
iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu określonego w
Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury ,miesięcznego limit
przebiegu kilometrów na jazdy lokalne wynikającego z podpisanej
umowy po :
a) złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu
przez niego pojazdu do celów służbowych w danym
miesiącu . Oświadczenie to powinno zawierać dane :
1 dane dotyczące pojazdu tj. marka, pojemność silnika ,numer
rejestracyjny ,
2. ilość dni nieobecnych w miejscu pracy ( delegacje , urlop,
zwolnienie lub inne nieobecności )
3. ilość dni w których pracownik nie dysponował pojazdem
do celów służbowych - załącznik nr 8k

b) potwierdzeniu przez Stanowisko Kadr Urzędu nieobecności
pracownika w miejscu pracy co najmniej 8 godzin , powodującej
zmniejszenie ryczałtu w odniesieniu do przedłożonego
oświadczenia za dany miesiąc i przedłożenia do Oddziału
Budżetu w terminie 3 dni od złożenia oświadczenia
pracownika ,

c) sporządzeniu listy wypłat ryczałtu za korzystanie z pojazdu
do celów służbowych oraz dokonaniu kontroli wstępnej i
bieżącej w zakresie gospodarowania środkami publicznymi .

3 Naliczenie i wypłata wynagrodzeń wynikających z umowy o
pracę oraz wynagrodzeń dodatkowych jak : nagród, ekwiwalentów
za urlop , jubilatek odpraw ,nadgodzin i innych.

3.1 Dokumenty na podstawie których dokonuje się naliczeń.
wynagrodzeń podstawowych lub dodatkowych :
3.1.1kopia umowy o pracę lub zmian w wynagrodzeniu, decyzje w sprawie
przyznania nagrody, odprawy, wypłaty ekwiwalentu .
3.1.2oświadczenie pracownika do celów obliczania miesięcznych zaliczek na
podatek dochodowy- PIT-2,
3.1.3oświadczenie pracownika o wysokości przychodu z innych źródeł do
naliczania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,
3.1.4oświadczenie pracownika o numerze konta bankowego ,
3.1.5oświadczenie pracownika o potrącenie wyższej stawki podatku
dochodowego,
3.1.6 oświadczenie pracownika do zastosowania ulgi podatkowej dla matek
samotnie wychowujących dzieci,
3.1.7 wykaz potrąceń na pożyczki z ZFSS ,
3.1.8 wykaz potrąceń na pożyczki z KZP ,
3.1.9 wykaz potrąceń na PZU, Pogodna Jesień Związki Zawodowe i inne,
3.1.10. wnioski o zasiłki: rodzinny, pielęgnacyjny, wychowawczy oraz
opiekuńczy wraz z załącznikami ,
3.1.11 ZUS –ZLA- zwolnienia lekarskie
3.1.12. wykaz premii miesięcznych zatwierdzonych przez Kierownika
jednostki
3.1.13. zestawienie godzin ponadwymiarowych potwierdzonych przez
Naczelnika Kancelarii Prezydenta ,
3.1.14. zajęcia komornicze wynagrodzeń
3.1.15. oświadczenie pracownika o wyrażeniu zgody na potrącanie alimentów,
3.1.16. decyzje z Urzędu Skarbowego odnośnie stosowania ulg podatkowych
3.1.17 . asygnaty zasiłkowe

3.2 Podstawą do wypłaty wynagrodzeń i ujęcia w urządzeniach
księgowych
3.2 1. sporządzone listy wynagrodzeń wraz z zestawieniem
uwzględniającym podział wg klasyfikacji budżetowej ,
sprawdzone pod względem merytorycznym , rachunkowym
oraz zatwierdzone do wypłaty ,

3.2.2. polecenia przelewu do banku obsługującego zaakceptowane
do wypłaty
3.2.3 dowód KW - naliczenia kosztów wynagrodzenia ,potrącenia
3.2.4 ujmowanie wypłaconych wynagrodzeń w kartach wynagrodzeń
pracowników
3.2.5 ujmowanie wypłaconych zasiłków w kartach zasiłków .

3. Wypłata wynagrodzeń z tytułu zawartych umów zlecenia lub
umowy o dzieło .

3.3 Podstawowe dokumenty do naliczenia wpłaty wynagrodzenia .

3.3.1 umowa zlecenia lub umowa o dzieło ,
3.3.2 oświadczenie zleceniobiorcy o zatrudnieniu , posiadania stopnia
niepełnosprawności do celów naliczenia składek na ubezpieczenia
społeczne ,
3.3.4 rachunek wraz z potwierdzonym wykonaniem zadania zleconego
sprawdzony pod względem merytorycznym , rachunkowych ,
zatwierdzony do wypłaty.

3.3.5 Zestawienie wypłaty ( listy płac ) w przypadku dużej liczby
rachunków , sprawdzona pod względem merytorycznym ,
rachunkowych , zatwierdzona do wypłaty.

3.3.6 dowód PK - naliczenia kosztów wynagrodzeń do rachunku lub
listy płac ,


3.4. Deklaracje zgłoszenia i rozliczenie z ZUS .

3.4.1 Pracownik Stanowiska Kadr
a) w ciągu 7 dniu od daty zawarta umowy o pracę lub umowy
zlecenia składa do ZUS deklaracje zgłoszenia do ubezpieczenia
na podstawie ( ZUS ZUA lub ZZA).
b) w ciągu 7 dni od rozwiązania umowy - przedstawia deklarację
ZWUA w celu wyrejestrowanie z ubezpieczenia .

Pracownik Oddziału Budżetu przedkłada do ZUS w terminach
do 5 dnia następnego miesiąca :
3.4.1 ZUS DRA – miesięczna deklaracja zbiorcza
3.4.2. ZUS RCA miesięczny raport imienny o należnych składkach i
wypłaconych świadczeniach
3.4.3 ZUS RZA miesięczne raporty o należnych składkach na ubezpieczenie
zdrowotne
3.4.4 ZUS RSA miesięczny raport imienny o wypłaconych świadczeniach
3.4.5 polecenia przelewu składek wraz z zestawieniem klasyfikacji budżetowej
3.4.6 ZUS RMUA – raport miesięczny dla ubezpieczonych
3.4.7 zaświadczenie o rocznych przychodach emerytów i rencistów do 28 .02.
po roku podatkowym ,
3.4.8 ZUS IWA informacje o różnych danych do ustalenia składek na
ubezpieczenia wypadkowe do 31.01.
3.4.8 potwierdzenie wysyłki: drogą elektroniczną i zaświadczeń

3.5.Rozliczenie zaliczek na podatek dochodowy z Urzędem Skarbowym

Pracownik Oddziału Budżetu sporządza :
3.5.1PIT-4 R– deklaracja na podatek dochodowy za rok poprzedni do 31 stycznia następnego roku

3.5.2 PIT-8AR– zbiorcza roczna deklaracja zryczałtowanego podatku
dochodowego – do 31 stycznia roku następnego,
3.5.2PIT –11/ – informacja o uzyskanych przez pracownika dochodach
oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy - do 28 lutego
następującego po roku podatkowym ,

3.5.4PIT –12 –oświadczenie dla celów dokonania rocznego obliczenia podatku
dochodowego do 15 stycznia po roku podatkowym ,

3.5.4. PIT-40 - roczne obliczenie podatku od dochodu uzyskanego przez
podatnika
3.5.5. PIT 2 oświadczenie do celów obliczania miesięcznych zaliczek
na podatek dochodowy od osób fizycznych , przed pierwszą
wypłatą w roku podatkowym i w przypadku zmian.
3.5.6. PIT-R informacja o wypłaconych podatnikowi kwotach z tytułu pełnienia
obowiązków społecznych i obywatelskich do 28.02 po roku
podatkowym ,
3.5.7.Polecenia przelewu wraz z wykazem wg klasyfikacji budżetowej
3.5.8 Potwierdzenia wysłania PIT-ów do Urzędu Skarbowego
3.5.9 Potwierdzenia wysłania PIT-ów dla podatników
3.5.10 Kopie PIT-ów pozostają w aktach .


.4 Rozliczanie środków z parkomamtów.

Ewidencja wpłat środków z parkomatów umiejscowionych w Strefie Ograniczonego
Postoju następuje w raporcie kasowym Urzędu Miejskiego w Łomży .
Pracownicy BSOP z udziałem pracowników Wydziału Gospodarki Komunalnego
( zespoły dwuosobowe ) dokonują w terminie do 25 dnia każdego miesiąca lub w innym dniu roboczym w przypadku gdy parkomat sygnalizuje wcześniejsze napełnienie kasetki ( z wyjątkiem miesiąca grudnia ) wymiany zabezpieczonych kasetek parkomatów , sporządzając dokumentację techniczną - zestawienie z uwzględnieniem danych :
Lp Lokalizacja parkomatu Nr kasetki ( uwagi dotyczące zabezpieczenia ) Nazwisko i imię osób dokonujących wymiany dołączając wydruk z parkomatu stwierdzający fakt wymiany kasetki.
Procedura wymiany kasetek w parkomentach w miesiącu grudniu powinna
nastąpić w ostatnim dniu roboczym .
Komisja powołana przez Skarbnika Miasta w dniu wymiany kasetki , otwiera komisyjnie zabezpieczone kasetki i dokonuje ich przeliczenia i sporządza protokół na tę okoliczność .
Pracownicy dokonują przygotowania bilonu - w rulonach o poszczególnych nominałach oraz specyfikację wpłat z wyszczególnieniem poszczególnych .
nominałów , której suma ma był równa wartości wykazanej w protokole
konieczności sporządzonym i podpisanym przez członków uczestniczących
w pracy tej komisji ( minimum 3 osoby )- oryginał protokołu Komisji do liczenia
środków znajdujących się w kasetach parkomatów jest dołączona do raportu
kasowego . Kierownik BSOP dokonuje wpłaty w kasie Urzędu Miejskiego i przekazuje protokół z tytułu liczenia środków na wyznaczony dzień miesiąca..
Dla zabezpieczenia bezpieczeństwa - środki finansowe tego samego dnia przeliczenia Komisyjnego muszą być wpłacone do Kasy Urzędu Miejskiego .
Za zogranizowanie w wyznaczonym terminie procesu wymiany kasetek parkomatowych i bezpieczne wpłaty w kasie Urzędu odpowiedzialni są:
Kierownik Biura Strefy Ograniczonego Postoju
Komisja inwentaryzacyjna drogą spisu z natury dokona inwentaryzacji środków
finansowych w parkomatach na dzień 31.12. każdego roku budżetowego